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行政管理学《秘书学概论》复习资料（14）
一、秘书工作的一般规律，是指秘书的共同规律，是古今中外&秘书&性质的工作中，都固有的本质的、巩固的、稳定的联系。这一规律可表述为：秘书在主辅合中近距离综合辅助与适应领导工作的需要。
这一规律的内容所说明的问题是：（一）揭示了一切秘书工作和所有的秘书职能活动中固有的最本质最稳定的关系&&秘书与领导主辅配合关系。（二）揭示了秘书工作的基本特征，&&围绕领导工作的需要服务。（三）指明了秘书工作的基本内容&&综合辅助，既包括办文、办事、办会、办信息、办信访等，也包括参谋提醒，出谋献策，充当领导的综合性的参谋助手。（四）指出了秘书发挥职能作用的位置&&领导身边，最近的距离。（五）指出了秘书工作必须与领导的需要相适应，秘书应当不断地追逐领导工作的需求。
（二）全方位全过程辅助服务是秘书工作的特点。在管理实践中。辅助主要领导行使职权的，并非只有秘书一家。有副职领导；有领导助理；有各种职能部门的负责人；还有专职的参谋咨询与智囊人员，他们都在某个领域、层次对领导起着一定的甚至重要的辅助作用。辅助性并非是秘书所独有的。但只有秘书能够形成最近距离的、主辅配合的一体化工作机制，全方位、全过程地为领导工作服务。这也使得秘书工作得以为领导工作辅垫、延伸与代劳。
（三）同领导&默契&是充分发挥作用的关键。秘书能够与领导在工作中达到默契的程度，想领导之所想，急领导之所急，发挥参谋助手作用的领域就大；反之，双方想不到一处，领导对秘书的信任度就不高，秘书工作也会处处被动，忙而无序，忙而无效，作用自然就不能充分发挥。
（四）及时接受领导的指导是秘书工作的有利条件。
（五）主辅配合综合辅助的难度将会越来越大。遵循秘书与领导主辅配合近距离综合辅助与适应领导工作需要的规律，一是有利于辅助领导适应复杂多变的环境，通过人机配合为领导提供对路的高度综合信息；二是有利于进行主辅之间有效的智能共振，增强创新活力和对客观环境的应变能力；三是有利于秘书近距离配合领导敏锐地预测风险，把握机遇；四是有利于协助领导的各种协调事务，增强组织的凝聚力和整体性；五是利于秘书自己同时也协助领导提高科技水平，改进落后的工作方式，改善工作中的薄弱环节。
所谓特殊规律，是指某种或某类事物所特有的规律，它可在特定的领域里起作用，是秘书在不同领域工作中固有的、本质的、稳定的关系和联系。
（一）秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律 （二）秘书职业化与社会分工相适应的规律 （三）秘书机构职能与领导权力分配体制相适应的规律。在历史发展中，秘书机构职能与领导权力分配体制相适应的规律，揭示了不同的领导权力分配体制，决定秘书职能及影响力的强度和范围。秘书机构职能影响力不得超越对领导从属与辅助的限度，更不能侵越领导权力和职能地位去越依依不舍俎代庖。当领导权力分配体制发生变化的时候，秘书机构的职能与影响力也必然随之而变。
历史上经常出现的变化是：新设的秘书机构不断地取代原有的主要秘书机构，新设的秘书机构运转一定时期以后，以职权由弱到强，不断膨胀，职位和影响不断上升，原来由中低纸官吏组成的秘书机构逐渐变为权臣控制的政权中枢机构。
在纷繁的秘书事务中，大量的反复出现的经常性工作，如文书处理、会务筹办、接待信访、办毕文书整理归档、保密、督查、信息加工等。历届全国秘书长、制度化、科学化。其中的科学化是用来说明规范化与制度化的，实质是规范化与制度化这两化。规范化主要指秘书工作应用规范的程序；制度化要求秘书工作尽可能建立健全工作制度。规范化与制度化反映了秘书处理经常性工作的基本规律。
秘书工作需要建立健全系列规范与制度，依据规范与制度办事的意义是：首先，提高了科学性，提高了办文、办事办会的效率，减少了差错，其次，适应了电子计算机时代的要求，秘书可以把各种规范、制度与运作程序输入计算机，实现电脑计划、控制。再者，有助于培养提高秘书的智能，帮助新秘书掌握基本礼仪、知识与技能，较快进入秘书角色。
秘书工作中的规律与带规律性的原理是很多的。几乎一切秘书工作，例如公文写作应有领会意图、讲究等级、一文一事、把握工具性、叙述为主等多条规律性原理，需要秘书在实践中学习领会与掌握。
对立统一规律是唯物辩证法科学体系的实质和核心。它揭示了事物与事物、要素与要素间普遍联系的实质和内容，揭示了事物发展变化的内在源泉。运用对立统一规律，有利于深入地认识秘书工作各个要素的联体系与关系，正确理解和把握秘书工作中的各种矛盾。
（一）事务与政务
秘书部门职能活动的一个特点，是既有参与政务的一面，又有掌握事务的一面，政务工作是重要的，事务工作是大量的、必不可少的。如何把二者统一起来呢？首先，从认识上要明确，秘书事务工作与政务工作密不可分，甚至可比做同一事物的两面，这同一事物就是辅助领导决策与管理。秘书要辅助领导正确决策与有效管理，既需要政务服务，也需要事务服务。秘书无小事，严格地说，事务工作是政务工作的载体、基础，事务与政务是典型的对立统一关系。其次，在进行政务辅助活动的时候，要关注事务工作是否到位；在进行事务服务的时候，要考虑其中的政治意义。再则，担任秘书部门负责职务的办公厅主任，要带头把事务与政务统一起来，在制定工作规划、组织调配人员、总结评比奖惩中，对于政务与事务二者都不可畸轻畸重。还有，就是以政务辅助工作为主的秘书，也必须要学会办事，不做&空头文字家&；以事务服务为主的秘书，如从事后勤事务的，要努力学习，关心政治，不可成为忙忙碌碌的&事务主义者&。
（二）综合性与专业性
秘书部门是综合部门，秘书工作是综合性工作，但是就秘书的专项实务而言，大量的工作需要秘书具有专门技能。秘书不仅要熟悉组织运转各方面的运转机制，了解有关方面的方针政策，而且要精通本职岗位专项实务技能，如敏捷的办事技能，娴熟的推进公共关系技能，准确流畅的语言文字技能，灵活的协调技能，规范的公文处理和立卷归档技能，熟练的电子计算机与网络应用技能等等。这些都体现出秘书的专业性。
（三）对上与对下
秘书宗旨的&三服务&，包括了对上级领导服务与对下属与群众服务两个方面，这也是对立统一的关系。首先，秘书是联系领导与群众的重要中介；其次， 秘书又主要是通过为领导直接服务来体现为群众服务的；第三，从系统工程的观点讲，对上与对常是一项工程的两端，本身就难以截然分开。决策最后贯彻落实还要依靠人民群众的拥护与行动。所以，秘书必须把对上与对下统一起来，在思考问题，提出各种意见与预案时，要把领导与群众的意见尽可能统一起来，实现对领导和群众负责的一致性。
（四）规范性与随机性
秘书职能活动既有规范性又有随机性。秘书有规范的职能活动，维系着机关办公事务的正常运转，为领导工作提供有序的服务。秘书职能活动的随机性，能够应付突发事件或随机出现的问题，使组织运转与领导工作不受干扰，突发事件得以解决，确保组织的动态稳定。
对立统一规律在秘书工作中的运用方面很多，以下简要地再举出十种：
1、被动与主动。秘书应当在被动中力争主动。
2、维持与适应。秘书应维持机关单位内部的运转秩序，又注意适应外部环境的变化。
3、听命与劝谏。秘书既要按照领导要求办事，有默契、同步的基本一面；又要有异步思维的一面，才能发现问题，提出补充和参谋提醒的意见。
4、宣传与保密。
5、谋划与执行。
6、全面与重点。
7、动机与效果。
8、保守与创新
9、左与右。
10、政治与经济，以及与科学技术的关系。
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北大17春《秘书学与秘书工作》在线作业
一、简答题
鼓励独立完成，严惩抄袭。(共10题，每题4分，共40分)
1.%9简述秘书和秘书工作的类别。（教材第一章第一节、第二节）
2.%9简述秘书工作的作用、范围和原则。（教材第一章第二节）
3.%9简述秘书学的涵义、研究对象和研究方法。（教材第一章第三节）
4.%9简述秘书的五大基本职能和秘书活动的四大特征。（教材第三章）
5.%9简要论析秘书是否具有决策的表决权？（教材第三章第二节）
6.%9简述秘书事务管理的职能基础、特点及其方法。（教材第三章第四节）
7.%9简述秘书检查督办和沟通协调的特点。（教材第三章第三节、第五节）
8.%9简述公文撰拟的原则和文风。（教材第五章第一节）
9.%9简述秘密的范围和保密的原则与方法。（教材第六章第二节、第三节）
10.%9简述秘书运用信息的基本方向。（教材第七章第三节）%A
二、问答题(共10题，每题6分，共60分)
11.%9请结合自身实际情况，从秘书的&T&型知识结构和秘书工作能力结构的角度，分析自己从事秘书工作的优势和不足，并针对不足谈谈如何培养自己的秘书工作能力。（教材第二章第一节、第四节）
12.%9秘书人员在工作中如何更好地体现辅助决策这一基本职能？（教材第三章第一节）
13.%9如何认识秘书活动中对立统一特征的体现及其原理的应用？（教材第四章第四节）
14.%9假设你是某县县委办公室的秘书，目前需组织召开一次关于扶贫攻坚动员会，会前县长需要先做一个动员讲话，参会人员涉及相关部门及人员。请你结合上述场景，参考教材第五章文书工作的相关内容，为县长写一个800字左右的讲话稿，要求言简意赅、紧扣主题、符合讲话稿的格式要求。
15.%9如何认识秘密、保密和保密工作三者之间的区别于联系？（教材第六章第一节）
16.%9如何认识秘书的调查研究？请从秘书调查研究的定义、类型、原则及方法四个方面加以论述。（教材第七章第二节）
17.%9假设你是北京大学政府管理学院的教学秘书，院领导安排你组织一次关于应届硕士毕业生的就业指导大会。请谈谈你将如何安排组织好这次会议？（教材第八章第二节）
18.%9假设你是某外贸公司的公关经理，目前有一个美资外商团队要来你公司洽谈关于新产品在中国市场推广的合作项目，请你拟定一份外事接待方案，做好本次接待工作。（教材第九章第二、三节）
19.%9如何认识信访工作的基本原则和制度？（教材第十章第三节）%A
20.%9联系实际，你认为秘书在工作中应具备什么样的职业道德和性格要求？（教材第二章第二节、第三节）
2017年03月 日一二三四五六1516171819202122232425262728293031 上传我的文档
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秘书工作的基本特征
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秘书工作的基本特征
官方公共微信2013年自考秘书工作复习知识要点(4)-自考-青年人网
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2013年自考秘书工作复习知识要点(4)
来源：青年人()& 17:47:18 & 【青年人自考网】
　　第四章　秘书工作方法与规律
　　1、怎样理解组织管理方法对秘书工作的适用性？
　　答：组织目标为秘书选用工作方法指明方向；组织规范为秘书选用工作方法提供依据；组织需要是秘书选择工作方法的基础；组织管理方法适用于秘书工作。
　　2、理解秘书工作进程的调度方法。
　　答：秘书工作中常用的调度方法有：ABC分类处理方法，是对繁杂的工作任务，可以按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A类，将重要但不急办的事情列为B类，将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，可放在时间比较充裕时办理，这样，就可主动安排办理顺序，在被动接受任务后，具有完成任务的主动性，避免贻误要事急事，确保各项工作按质按量在规定的时间内完成； 集中办理与分段进行相结合的方法，是秘书应首先尽可能将手头的工作，在保证质量的前提下一鼓作气、一气呵成地集中精力迅速办理完毕，避免中途间断或搁置，这样，既可保证质量，又可提高效率，若工作量大，进程又的较长的任务在办理中出现暂停时，必须处理其他问题，应将未完成的事项先记下工作要点，待临时出现的事务处理后，迅速按工作重点完成第一件事，以确保工作的连续性和完整性； 统筹计划法， 类似目标管理方法，一是注重任务控制，将所有具体的事项一一列出，全面安排，责任到人，落到实处，不能有遗漏，二是注重质量控制，对每项具体事务都提出明确的具体要求，并由相关负责人督导，确保工作质量，三是注重时间控制，要求每项事务，每个环节都必须按预定时间完成，严格控制完成任务的进度和时限。
　　3、理解海外的几种秘书时间管理方法。
　　答：海外秘书时间管理方法有：时间表，即做到适合领导职务特点，职责权限，适应领导工作的需要，适合机会要求，时间表有全年预定时间表，每月预定时间表，每周预定时间表，每日预定时间表，单项重要工作事项预定表，每月预定时间表，要在前一个月底做好，每周预定时间表，要在前一个周末做好，每日预定时间表，要在前一天下班前做好，以备领导人参考，单项工作时间表可根据实际需要拟订；统计时间法， 要求必须真实，准确，要选择有挖根生的记录区，要及时反馈，要持之以恒；目标时间法，特点在于目标的集中性，实效性，目标时间计划的循环性，时间的预控性。
　　4、理解秘书工作一般规律及其内涵。
　　答：秘书工作一般规律，即秘书主辅配合近身综合辅助与适应领导对秘书工作公务活动需要的规律，揭示了领导对秘书公务服务需要，秘书工作效果，秘书与领导主辅配合有效程序，秘书工作投入等要素间的关系和联系：一领导对秘书公务的需要，与秘书在主辅配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，对能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工作状态，为领导公务近身综合服务是秘书工作的根本要求，二是主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用，三领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围，职能作用，职能地位等是决定性的，领导对秘书公务服务的客观需要，即有时代和社会环境所决定的客观需要，又有领导者个人价值取向、整体素质、工作作风等决定的主观需要，四秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要，适应环境条件变化，与领导主辅配合的前提下，通过事务服务和参谋辅助体现出来的。
　　5、如何运用秘书工作的一般规律？
　　答：一从目标把握坚持主辅配合的正确方向，二从主辅加深理解提高辅助的有效性，三从主辅配合协调提高综合辅助的效率，四从主辅增强素质提高综合辅助的效能
　　6、何谓秘书工作的特殊规律？
　　答，秘书工作的特殊规律，是指秘书工作发展和运作实践中，不同领域所特有的规律，它是不同领域里固有的、本质的、稳定的关系和联系。
　　秘书工作发展规律：秘书工作体制与社会生产力发展相适应规律；秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应规律；秘书机构职能与领导权力分配体制相适应规律。
　　7、理解秘书专项职能活动规律及意义
　　答：经常性工作规范化，制度化，科学化，遵循这一规律，把本单位秘书经常性工作建立在实事求是的科学分析的基础上，制定出制度，规范，程序，纳入计算机网络系统进行管理，有利于提高秘书工作的质量和效率，克服工作中的随意性，增加准确性，做到管理科学化；秘书知识能力素质与其职能要求相适应规律，秘书只有具有了符合具体职能的知识能力的广度和尝试才能在各类组织的秘书业务活动中，在领导身边充分发挥综合辅助的参谋助手作用；领导立意与秘书忠实完整准确表达相一致的写作规律，这一规律提示了秘书公务写作所表达的是组织领导意图，所写作的各类文稿的立意应由代表组织意图的领导人提出，这就确定了写作的目的，中心，基本观点，关键提法，重要内容等要素的规范性。
　　8、理解秘书工作中的对立统一规律
　　答：对立统一规律是唯物辩证法科学体系的实质和核心，它揭示了事物与事物，要素与要素间普遍联系的实质和内容，揭示了事物发展变化的内在源泉，运用对立统一规律，有利于深入地认识秘书工作各要素之间的联系和关系，正确地理解和把握秘书工作的一般规律和特殊规律；其关系有：事务与政务，被动与主动，综合性与专业性，维持与适应，听命与劝谏，宣传与保密，谋划与执行，全面与重点，规范性与随机性，间接性与直接性。
　　9、秘书工作一般性准则的内容是什么？
　　答：其内容是正面效益准则，以领导工作为核心的准则，具体工作流程闭环动作原理。
　　正面效益准则：就是秘书工作价值取向必须符合事业公利、组织公利、必须以有效补益和优化社会效益、组织管理效益和领导工作效益为出发点，必须在工作交通作用指向、工作过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等方面，都以不断提高正面效益为目标。
　　10、理解具体工作流程闭环运作原理及其对秘书工作的价值？
　　答；具体工作流程闭环动作原理是指各项业务活动中，各秘书岗位的分工，各工作环节必须有序衔接，首尾相连，开成闭合回路和连续动作的环流，维护工作进程的有序性，稳定性和连续性，充分发挥整体功能；遵从这一原理，秘书工作的辅助决策，会务组织，文书档案工作，受权办事，信访工作，信息处理，督促检查工作，接待工作等，都可按具体工作目标的分解，流程设计，环节衔接，构成首尾相连，有序地连续动作的闭环流程，这样就可避免迷失方向或出现差错，并有助于提高工作效率。
　　如何遵从具体工作流程闭环运作原理，提高秘书工作效率：一秘书工作职能的分解必须与目标结构体系相衔接并协调配合，实现职能与目标的一致性；二是以秘书工作职能和目标为基本依据，建立秘书工作组织机构体系和人员职责分工体系，使秘书工作职能由具体工作人员承担，秘书工作目标的实现，以组织措施为可靠保证；三是在秘书工作职能分解与组建工作系统中，要职能分解与人员分工相结合，工作流程要严密、无遗漏、不脱节，工作规范、明确、具体，人员工作任务满负荷，这样才能构建高效的闭环运作的工作流程。
　　11、秘书工作专门性准则的内容是什么？
　　答：受权理事双重角色准则，综合协调强化整体功能准则，有效信息沟通准则。
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责任编辑：小草
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