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建筑工程档案报送内容及整理说明
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福建省档案局（馆）All rights reserved. 闽ICP备号基建档案如何整理？
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基建档案如何整理？
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】&&&&&&视力保护色：
答：一、整理原则
1、遵循基建档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管和利用。
2、充分利用原有的整理基础。
3、区分不同项目，保持各工程项目文件的成套性。同一工程项目内，应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、扩建、改建的全过程。
&&&& 二、整理方法与步骤
&一般分两个过程完成：
1、文件材料形成之后，由基建部门或基建人员在本单位综合档案室档案员的协助下进行整理―组织保管单位进行基本编目―向综合档案移交归档；
2、移交之后，由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。
基建档案的整理工作包括以下步骤：
对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。
1、对文件材料属性的鉴别
⑴ 文件材料属性的鉴别
就是将基建文件同其它文件，如房地产权文件（包括房改文件）、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区分开来。
应注意：凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料，应纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。关于基建、设备的一般管理性文件，如不涉及具体工程项目或设备，应纳入文书档案整理，有关基建项目的诉讼材料应纳入文书档案。
⑵ 完整性的鉴别
项目文件材料应严格依照归档范围收集齐全、完整成套，在一套工程项目文件材料内不能缺项，在一份文件材料内不能缺张少页。
⑶ 准确性的鉴别
档案的准确性指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和
建设全过程。
⑷ 保存价值的鉴别
目录确定保管期限，依照基建文件材料保管期限表进行。
⑴ 单位基建项目少，形成的文件材料也少，只设基建档案大类，可与房地产权档案合并称基建房产档案。如果基建项目较多，且工程复杂，形成的文件材料较多，在大类下按工程性质或项目设置二级类目。
⑵ 编码：大类采用汉语拼音字母法。基建档案---J；二级类目采用阿拉伯数字。大类与二级类目代码一律连定，如J1、J2。类目代码与案卷号在同一行书写的，其间一律用“- -”隔开，如J- -5、J1- -3；分成两行书写的不使用间隔符号。
3、组卷方法
⑴ 按子项工程分别组卷。如主档与裙档、土建与水电安装、装饰、消防、人防、排污工程等分别组卷。
⑵ 按阶段组卷。主要分为建设前期（立项、规划、征地、基建计划、报建、招投标、工程承包及水文地质勘探等）、设计院（初步设计与技术设计或扩大初步设计、施工图设计）、施工（工程施工全过程）、竣工验收、管理使用5个阶段，每一个阶段视文件材料数量多少组成一卷或多卷。
⑶ 按问题组卷。适用于管理性文件。例如征地拆迁补偿问题，土地登记发证可组成专卷。
⑷ 按专业性质组卷。一般可分建筑、结构、给排水、电气照明、采暖、通风空调等。不同专业分别组卷。如施工图、竣工图。
⑸ 按名称组卷。如工程预、决算专卷、产权、使用权证专卷。
3、卷内文件材料的排列
⑴ 单项工程文件材料少仅组成一个保管单位的，按以下顺序排列：
依据性材料→基础性材料→设计文件→施工文件→竣工验收文件。
⑵ 图样材料的排列
① & &有图样目录，按目录顺序排列；
② & &无目录的，一般按图纸内容的主次关系编排。
如基本图在前，详图在后；总体图在前，局部图在后；主要部分在前，次要部分在后；布置图在前，构件图在后。一般的排列顺序是：总体布局图→系统图→平面图（立面图、剖面图）→大样图。
⑶ 文字材料的排列
① 按问题排列：区分不同问题，按问题重要程度、因果关系排列。
② 按时间顺序排列：同一个问题形成的文件，按时间先后顺序排列。
③ 按逻辑关系排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起。如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
⑷ 图文混合材料的排列
一般文字在前，图样在后。但若文字材料是对图样材料进行补充或局部性的一般说明，则文字材料应排在图样材料之后。
&& 三、编&目
内容包括：编写件号、页号；填写卷内文件目录、备考表、封面、脊背。
1、文件及装订的保管单位内每份文件（单张图纸视为一份文件），必须按顺序编写件号，逐件编写小流水页号；单页文件（单张图纸）不编页号。每份文件须加盖档号章，一般盖在每件首页的右上方，首页如不适宜盖的可加盖在次页或背面适当位置。
2、案卷及装订的保管单位按卷内文件顺序编写大流水页号，不需编写件号和盖档号章。
3、页号编写：不论采用哪一种装订形式，均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的编在右下角，双面书写的，正面编在右下角，背面编在左下角。
4、案卷封面、卷内文件目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
5、如原来编有页号又需重新编号时，应在原编号上画斜线以示原页号作废。
6、填写档号章内容，编写页号，一般用铅笔。
附：基建档案整理方法、分类及保管期限表
可行性研究报告、任务书（项目建设书及批复）
施工文件：施工图设计、设计评价鉴定及审批文件
工程管理文件：承包合同、协议书、招标、投标文件; &
施工执照；环保、消防、卫生等文件；水、暖、电、煤气供应协议书。
施工文件：土地施工文件（开工报告；交工验收记录证明；施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告）。
设备及管线安装施工文件：开工报告；中间交工验收记录证明 、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告。
电气、仪表安装施工文件：开工报告；中间交工验收记录、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告。
竣工验收报告：项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议文件。
财务管理：工程概算、预算、决算。
有关外单位的重要来往函件
基建工作计划、总结
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宁波档案局主办 宁波档案局技术处承办建设工程文件归档整理规范乡镇村级档案文件材料的形成
档案的分类原则和要求：
分类原则：
以乡镇机关、村全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
分类基本要求：
1．分类类目涵盖单位的全部档案
2．大类包含属类，平行类相互排斥，不交叉
3．同位类的设置应采用同一划分标准
4．分类层次应简明，一般不超过三个层次
分类方案：是一种简要叙述档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称分类大纲。
乡镇机关、村要根据实际情况制定档案的分类方案。分类方案要保持相对稳定，在某个门类档案的分类方法改变时才需适时局部调整。示
村级文件材料数量相对较少，但分类情况类似，分类方案可参照乡镇机关的模式制定。
文书档案的整理
（一）立卷整理方法
区分文件材料所属年度，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般采用“年度—机构（问题）”的分类方法：
在一个年度的文件材料中，将属于同一机构或同一问题
（与分类方案所列机构或问题一致）形成的文件材料放一起。
在每个大类里按上级文件、本级文件、下级文件将文件再次理清，将同级别的文件放在一起。
4．分保管期限
按照国家档案局第8号令，文书档案保管期限为永久、30年、10年。在每种级别的文件材料中按文件不同的保管期限再次分清，将同一
保管期限的文件材料放在一起。
判定文件材料保管期限的同时，可对无保存价值的文件如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、本级重
份文件、未经领导审阅签发的未生效文件和下级报送的不必备案的文件等进行剔除。
特别提示：以上将文件材料层层分清，有利于下一步科学地组合。分类是组合的前道工序，只有分类清楚了，组合时才能有条理，容
易操作，否则将会眉毛胡子一把抓，影响组卷质量。
组合就是将经过分类的文件材料按照其构成特点，将某方面具有共同点和联系密切的文件组合成案卷。
基本要求：以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。
基本方法：“文件特征” 就是从文件的组成结构中抽象概括出来的文件所共有的特点，有问题特征，作者特征，名称特征，时间
特征，地区特征，通讯者特征等六个。
“立卷特征”，就是变文件特征为立卷方法。如按问题特征立卷，就是以问题作为区分和组合文件的依据。
在具体组合过程中，只按一种立卷特征方法组成的案卷是极少的，多是几种特征结合使用的。要根据文件材料的主要特征，然后根据其数量的
多少，综合运用其他特征合理组卷。
组合时应注意以下几个方面：
1．不同大类的文件材料不能组合在一起。
2．不同保管期限的文件材料不能组合在一起。
3．不同级别的文件材料因其保管期限不同，因此也不能组合在一起。除了某些上级针对本单位的文件材料可视情况与本级相关文
件组合在一起。
4．密不可分的文件材料要组合在一起。如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。
5. 当数量特别少时，可以将相近、相关问题的文件材料组合在一起。但这些问题必须属同一年度同一大类下保管期限相同的文件
，而且问题不能过多，一般不超过5个，否则就显杂乱。
特别提示：组合不是随意、主观地把若干份文件组在一起，组合过程中要把握这个要点：即在同一年度、同一个大类中，同一问题
或相关问题、级别相同、价值相同的文件材料才可以组成一卷。
编目就是将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。基本步骤：
拟写案卷标题?卷内文件排列?卷内文件编号?卷内文件目录的编制?卷内备考表的编制?案卷的装订?填写案卷封面?案卷的
排列、编号?卷脊项目的编写?编制案卷目录
1．拟写案卷标题
案卷标题“三要素”结构：
作者——问题——名称
卷内文件的制发单位名称
卷内文件涉及的问题
卷内文件文种的名称
如：XXX镇人民政府关于干部任免、机构调整的通知、批复
特别提示：计划、总结、报表、花名册、会议记录、表彰文件等组成的案卷，其标题中应反映出年度，即由作者——时间——名
如：XXX镇人民政府二OO八年党政联席会议记录
初卷组成后应立即拟写案卷标题，拟写时在纸上标明案卷类别、题名、卷内文件的起止时间、页（件）数和保管期限，用夹子与卷内文件材料
夹在一起。待卷内文件排列好后，将草拟的案卷题名与调整后的案卷内文件仔细对照一下,看标题拟写是否准确，并及时修改、完善。
2．卷内文件排列：
（1）单层排列：卷内文件作者、问题单一的，按时间顺序排列；
（2）多层排列：卷内文件两个以上作者、问题单一的，
按作者—时间两层排；作者单一、两个以上问题的，按问题—时间两层
排；多问题、多作者的，按问题—作者—时间或作者—问题—时间三层排。
特别提示：一些有密切联系的文件排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文在前，被
转发文在后；事件、事故、案件材料结论、决定、判决性文件在前，依据性文件材料在后。
3．卷内文件编号:
按已排定的文件顺序依次编写页号，页号的位置在文件的正面右上角，背面有文字的编在左上角。背面为空白页不编页号，卷内目
录、备考表不编页号。
4．卷内文件目录的编制:
卷内文件目录的项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。放在每卷文件材料的最前面。
5．卷内备考表的编制:
备考表的项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。放在每卷文件材料的最后。
6．案卷的装订:
装订前要去掉卷内文件材料上的金属物（如大头针、回形针）；对破损的文件材料要修裱；卷内文件左侧和下缘均对齐，并将文件左
侧抵紧卷脊，用三孔一线装订，三孔必须在一条直线上，三个孔将卷皮纵向四等分为好，装订线在卷内背面中孔打活结。
7．填写案卷封面:
案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件页数、归档号、档号。其中：
全宗名称：如XX镇人民政府、XX镇XX村，可以刻制成长戳，加
类目名称：卷皮封面的第二栏，填写问题或机构名称。
起止时间：填写卷内文件的起止年月，切忌一律写成“XX年1月—XX年12月”。
8．案卷的排列、编号:
一般采用以保管期限为主的排列方法，即将一年的案卷先按永久、 30年、10年分开，再将每种保管期限内的案卷分别按分类方案上
所列机构或问题的顺序排列。每个机构或问题中的案卷再按时间或重要程度等排列。
排列好以后就给案卷编上顺序号，三种保管期限的案卷分别编流水号，即有三个大流水号。案卷号以不超过三位数为宜，超过三位
数就另从1号起编流水号。
9．编写卷脊项目
卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，可按规定格式印制在卷皮上，也可采用贴标签的形式，用不同色标区分不同的保管期限，红
色代表永久、黄色代表 30年、蓝色代表10年。标签式样由当地档案行政管理部门统一制定。
10．编制案卷目录:
案卷目录项目包括：案卷号、题名、
案卷起止年月、页数、期限、备注，按不
同保管期限永久、30年、10年分别编制
案卷目录，内容与案卷封面上对应一致。
案卷目录编制好以后要用硬封面装订成。
在完成以上各步骤后，应将所组成的案卷按三种不同
的保管期限分别进行排列上架，每个保管期限的案卷后留有
存放余地，免今后频繁倒架。柜架内档案存放时应从前后、从上到下、从左到右排列。
编写立卷说明
这是每次文件立卷工作结束后必不可少的一项工作。立卷说明的主要内容：本年度本单位基本情况、本年度文件材料的收集情况、文
件立卷的情况、其他需要说明的问题。
（二）按件整理方法
件是档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。但
实践中文件的情况很多，要用一定的标准来准确界定件。
特别提示：
成套的会议材料要分别以件归档。最易犯的错误是把一套会议材料装订在一起作一件处理。
计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，将正本与发文稿纸作为一件。
有文件处理单的，文件处理单与正文作为一件。
未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订成一件。
文件的修整
文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物及大纸张折叠等。
可采用棉线装订或当地档案行政管理部门监制的不锈钢钉等装订方式按件装订，在文件左侧或左上角装订。
较厚的文件采用三孔一线的装订方式。
装订时要注意件内文件的排列顺序。
有两种常用的分类方法：
二级分类方法：保管期限—年度，即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开；
三级分类方法：保管期限—年度—机构（问题），即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开，再将同一保管期限的文件材料按机构
或问题分开。
如果乡镇机关、村已配备了文档一体化管理软件，则完全可采用二级分类方法，一方面减少分类层次，简化整理，另一方面计算机检索
又非常方便。
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，如一套会议文件材料
属同一个事由，其相关材料应按时间顺序排列在一起；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。
特别提示：事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由
。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。事由不能与 “问题”这一概念混淆，如“人事工作”、“党务工作”等都不能称为一个事由
运用文档一体化管理
编制归档号
归档号包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等项目。归档号填在归档章内。
每份文件都要填写归档号，在文件的正上方居中空白处加盖红色归档章。
软件的单位，应在软件中专门设置事由栏目，同一事由的一组文件，要分别在事由栏里输入相同的关联词，使它们自动排列在一起。
特别提示：
③室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，从“1”开始标注。
如分类方案为“保管期限——年度”的，应在同一保管期限内，一个年度的文件材料编制一个流水号，这样共有永久、30年、10年三
个流水号；
分类方案为“保管期限——年度——机构（问题）”的，应在同一保管期限、同一年度的一个机构或问题内从“1”开始逐件编号，例
：若有4个内设机构，则每个机构均有永久、30年、10年3个流水号，这样4个机构共有12个流水号。
④馆编件号：此格不填，在档案移交进馆时编制。
⑤机构或问题：是选择项，二级分类的单位不需填写，三级分类的根据档案分类方案确定的类目，填写“机构”或“问题”名称，如“
办公室”或“行政类”。
归档文件目录的项目有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
在目录中一件体现为一条条目，条目要与实体一一对应。
特别提示：运用文档一体化管理软件的单位，编目工作由计算机利用前期收发文管理时形成的相关数据自动完成，更需注意平时就要按
要求进行相关数据的录入，否则自动生成的归档文件目录就会不规范。
无须在每一盒档案盒中再放置该盒内归档文件的目录，因为检索时直接检索到文件的归档号，即可直接到相关盒中去抽取档案。
归档文件目录应装订成册，用口取纸区分保管期限和机构（问题），以便检索。外封面可用当地档案行政管理部门统一制作的硬封面。
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
特别提示：不同年度的归档文件不得装在同一档案盒内；不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内，采用机构（问题）分类的，不
同机构（问题）的文件材料不得装在同一盒内。
档案盒封面上应标明全宗名称。
档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项及机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和
最后一件文件的件号，中间用&一&号连接；盒号即档案盒的排列序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。档案室可根据需要用铅笔编制。
上架排列方法应与分类方案一致：
按“保管期限—年度”分类的，即将档案盒按不同的保管期限分别排架，同一保管期限中按年度顺序排列上架。
按“保管期限—年度—机构（问题）”分类的，即将档案盒按不同的保管期限分别排架，同一保管期限中按年度顺序排列上架，同一年度内按
分类方案中的机构（问题）顺序排列上架。
编写整理说明
方法同编写立卷说明。}