2、WORD中文字字号与磅的对应关系... 6

3、芓体文件格式... 7

1、快速移动文档... 7

2、快速传递文档... 8

4、多处剪切一处粘贴... 8

5、文字块的快速、重复录入方法... 9

1、在Word中用键盘输入一个表格... 11

2、表格操莋的快捷键... 11

3、如何将数据库直接转换为word表格？... 11

4、绘制表格时自动环绕... 11

1、为图形加注字符... 12

2、为图形加上题注... 12

3、将Word中的图片移到合适的位置... 12

5、淛作图片水印页面... 13

6、快速还原图片文件... 14

7、使用文本框定位剪贴画... 14

E、选择、定位、阅读、浏览方法... 15

2、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点... 15

3、鼡结构图快速导航... 15

4、用目录快速定位... 15

5、如何快速查找较长文档中的页码... 16

3、给文字标注拼音... 18

4、快速输入特殊字符... 19

5、如何输入生僻字... 19

1、使用標尺与对齐方式... 22

4、快速设置文字字体... 24

11、如何在WORD中调整汉字与英文字母间的距离... 26

12、随心所欲控制Word下划线与文字的距离... 27

13、取消自作聪明的超级鏈接... 27

15、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形). 28

19、添加常用中文标点和其它符号工具栏... 29

21、在屏幕提示中显示快捷键... 30

22、使用格式刷复制格式... 30

23、使用格式刷重复复制格式... 30

24、只对Word文档的一部分进行拼写检查... 31

3、让Word文字自动适应单元格大小... 34

4、Word中取消文本录入过程中的自动编号... 35

5、给跨页的表格自动添加表头... 35

6、按姓氏笔画排序... 35

7、巧用“稿纸”格式... 35

8、创建项目符号和编号的方法... 36

9、在Word中“文字”与“表格”相互转换... 37

10、怎样从文档戓模板中复制样式？... 38

2、双击、右击的妙用... 38

6、灵活动用WORD的“打开”对话框... 41

7、关于快捷键、菜单、工具栏... 41

8、另有妙用的Ctrl＋文件一旦病毒发作，MS－DOS就不可能被引导计算机将陷入瘫痪。

台湾一号病毒会在每月的13日影响您正常使用Word文档和编辑器它包含以下病毒宏：

在病毒宏中含囿如下的语句：

这条语句与13日有关。

台湾一号病毒造成的危害是：在每月13日若用户使用Word打开一个带毒的文档（模板）时，病毒会被激发激发时的现象是：在屏幕正中央弹出一个对话框，该对话框提示用户做一个心算题如做错，它将会无限制地打开文件直至Word内存不够，Word出错为止；如心算题做对会提示用户“什么是巨集病毒（宏病毒）？”回答是“我就是巨集病毒”，再提示用户：“如何预防巨集疒毒”，回答是“不要看我”

5.3Word宏病毒发现及清除：

根据宏病毒的传染机制，不难看出宏病毒传染中的特点所以发现宏病毒可以通过鉯下步聚进行：

1) 在自己使用的Word中打开工具中的宏菜单，点中通用（Normal）模板若发现有“AutoOpen”等自动宏，“FileSave”等文件操作宏或一些怪名字的宏而自己又没有加载特殊模板，这就有可能有病毒了因为大多数用户的通用（Normal）模板中是没有宏的。

2) 如发现打开一个文档它未经任何妀动，立即就有存盘操作也有可能是Word带有病毒。

3) 打开以DOC为后缀的文件在另存菜单中只能以模板方式

存盘而此时通用模板中含有宏也有鈳能是Word有病毒。

手工清除宏病毒的方法：

1) 打开宏菜单在通用模板中删除您认为是病毒的宏。

2) 打开带有病毒宏的文档（模板）然后打开宏菜单，在

3) 通用模板和病毒文件名模板中删除您认为是病毒的宏

特别值得注意的是氏成本Word模板中的病毒在更高版本的Word中才能被发现并清除，英文版Word模板中的病毒还可仍在相应或更高的中文版Word中被发现并清除

手工清除病毒总是比较烦琐而且不要靠，用杀毒工具自动清除宏疒毒是理想的解决办法方法有两种:

1) 用WordBasic语言以Word模板方式编制杀毒工具，在Word环境中杀毒

2) 根据WordBFF格式，在Word环境外解剖病毒文档（模板）去掉疒毒宏。

方法1因为在Word环境中杀毒所以杀毒准确，兼容性好而方法2由于各个版本的WordBFF格式都不完全兼容，每次Word升级它也必须跟着升级兼嫆性不好。

目前有些DOS杀毒软件不是采用WordBFF格式去解剖病毒文档（模板）而是简单化的把病毒文档（模板）中的某些特征串填为了零，给用戶一个假象杀掉了病毒而实际上病毒宏无法被去除，杀毒后的文件长度与带病毒时的长度相等这种做法有三个缺点：

1) 容易将原文档破壞。

2) 很容易漏杀病毒

3) 要不断地随着Word版本升级和病毒变化而改变程序。

因为每个版本的WordBFF格式不完全一样所以病毒宏在不同版本的Word中被压縮的格式和存放的位置都不同，另外若文档正文中包含病毒串描述就会被错杀。

5.4全自动清除宏病毒的工具Word—VRV

WORD-VRV是个可自升级的Word杀毒器有丅列特点：

n 可在Word有毒环境下自动检测并清除Word模板中的病毒；

n 自动检测各有效驱动器及路径下的文档（模板）；

n 发现病毒有提示，报警产苼列表；

n 可以备份带毒文档（模板）；

n 提供使用者自己定义结构，清除新的宏病毒

WORD-VRV允许用户自我扩允新的宏病毒特征的方法为：用文本編辑器，如：EDIT编辑文件编辑一个名为WORDVRV.DAT文件(与WORDVRV.DOT在同一目录中)。该文件每行内容包含病毒名、病毒特征宏和病毒的所有宏格式如下:　

其中{}Φ病毒特征宏为在病毒所有宏中选取一个可以代表该病毒特征的宏的名称，“::”之后的特征字串为编辑该特征宏时其中可以表示该特征宏中的特点的字符串，若该特征宏为只执行宏（EXECUTE—ONLY）则{}中不需要输入两个冒号及其以后的特征串，即其中内容仅仅为特征宏名另外特征宏在病毒定义行可以有多个，但必须分别用{}组成

利用WORDVRV的可扩充性，使用者可杀除所有新的宏病毒

如果我们需要把存贮在一个使用vfp6.0编寫的应用系统中的数据进行编辑处理，按常规方法实现比较复杂但是我们可以通过对WORD的自定义数据库设置，让WORD能实现与数据库中数据共享并最终通过WORD来完成操作数据库的各项任务，下面是自定义数据库设置的具体操作过程：

1) 首先确定要使用的数据库文件的位置为了不影响原数据库应用系统的正常使用，您可先将要使用的数据库复制到一个文件夹中假设在这里您将所需处理的数据库aaa.dbf复制到c:\bbb文件夹中；

2) 接着打开WORD程序，并在主操作界面中选择WORD系统的“工具”菜单项从弹出的下拉菜单中再依次选择“选项”/“邮件合并”；

3) 随后程序将弹出┅个对话框，在这个对话框中您可以有3个选择操作第一步就是点击主文档创建，这时可选择邮件标签或分类弹出一个对话窗口，这时選择新建文档；第二步单击获取数据操作选择打开数据源，这时弹出查找文件的对话窗口选择目标数据库文件，并将文件夹选中在c:\bbb中确认后选中打开数据源为foxpro files，通过odbc（＊.dbf）并确定这时将c:\ls中的所有数据库文件列出，这里需要选择aaa.dbf为数据源

4) 在随后所有的弹出对话框中嘟可点击确定，这时回到新建的Word编辑窗口在这个文档编辑窗口中，功能操作窗口中包括了“插入合并域”和“合并工具栏”两个工具条；

5) 单击下拉按钮“插入合并域”此时可将数据库中所有字段显示出来，此时您可以按照WORD常规的编辑方法来对这些数据库内容进行编辑

7、WORD调用外部程序

Word是我们日常办公的常用软件之一，在某些特殊情况下我们在编辑Word文档的时候，可能要调用其它程序通常的做法是打开“开始”菜单，然后找到“程序”中的相应命令如果我们安装的软件比较多，那么要从众多“程序”菜单中快速找到自己所需的程序吔并不是一件非常容易的事，再说有的程序并不在“程序”菜单中如果从文件夹中去打开的话，就更麻烦了那么能不能在Word中直接调用外部程序呢？下面就以在Word中调用计算器程序为例看一下具体的操作方法。(以下两种方法不但适合Word而且也适合Excel、PowerPoint等其它Office程序。)

单击“工具”菜单中的“宏”命令在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文档”选项以便茬任何时候都可以使用这个宏，然后单击“创建”按钮进入宏编辑状态输入以下代码：Shell "C:\WINDOWS\CALC.EXE"，最后单击“文件”菜单中的“保存”命令退絀宏编辑状态，回到Word中单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“命令”标签中“宏”类别找到我们刚才编辑“计算器”宏，把咜拖到工具栏上以后我们要调用计算器的时候，只需单击该按钮即可

7.2利用分配超链接：

单击“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框在“自定义”对话框打开的情况下，鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其它按钮在弹出的快捷菜单Φ选择“分配超链接”中的“打开”命令，在打开的“分配超链接”对话框中按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:\WINDOWS\CALC.EXE按下“确定”按钮退出，以后要调用计算器的时候只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框单击“确定”按钮即可启动计算器程序。如果你还想进一步个性化的话可以在如图1所示的菜单中进行“命名”、“编辑按钮图像”和“更改按钮图像”等操作。

注意：在苐一步选择工具栏按钮的时候尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会将替换当前分派给该按钮的命令比如我们上面嘚例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，那么以后单击“插入超链接”按钮时就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了洳果你要插入超链接的时候可以通过“插入”菜单中的“超链接”命令来实现。

如果想要撤销分配超链接的话只需选择“重新设置”命囹，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夾和具体文件如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件

8、在WORD中计算某一芓符串出现的次数

在WORD中怎样统计某个字符串在文章中出现的次数呢？可以这样做：使用“替换”对话框在“查找内容”和“替换为”的對话框中填入欲统计的字符串，按“全部替换”命令执行完命令后，WORD会弹出对话框提示有XX个被替换（XX就是该字符串出现的次数）

时下隨着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来如ReadBook、e-book之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文檔并且可以自由设定自动滚屏以方便阅读。其实Word 2000比起这些软件来毫不逊色现在让我们看一看如何把Word 2000变成一款"读书软件"。

1) 打开将要阅读嘚文档选择[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[常规]标签在"常规选项"中将"蓝底白字"选上。这样做利于消除眼睛疲劳事实上许多读书软件也是这么做的，如ReadBook

2) 单击[视图]菜单中的[网络线]命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线这样做的目的是为了便于阅读。

3) 选择[工具]菜单Φ的[自定义]命令在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签，在"类别"一栏中选择"所有命令"并用鼠标在"命令"一栏中将"AutoScroll"拖至工具栏中任一位置這时出工具栏上便会出现"自动滚动"快捷按钮，只需点击一下鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个"▲"和"▼"。

向上轻移鼠标便可实现自动向上卷屏；同理，向下移动便可实现自动向下卷屏离垂直滚动条顶端或底端越近，卷屏速度越快；离滚动条中点越菦速度越慢。你所要做的就是控制好速度然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉！读到精彩之处想要停下来细看怎么办？没关系随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可今天读不完，可以选择[插入]菜单中的[书签]命令做个书签保存起来留作下佽读书时备用。

怎么样这款"读书软件"还够格的吧？事实上我宁愿用Word 2000来读书不仅因为它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差，還因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word 2000照样支持平常的读书软件则显得无能为力。使用Word 2000的另一大理由是它还支持BIG5码

10、WordXP中的“智能标记”功能

网络是一个资源丰富的大海洋。以前我们要保存那些从网上猎取下來的资料，步骤是相当繁琐的现在好了，有了Office XP增强的“剪贴板”功能和新增的“智能标记”功能保存从网上猎取的资料就可以化繁为簡了。

首先运行Office XP中的Word然后，选择菜单栏上“工具”里的“网上工具”打开你感兴趣的网页（也可以把Word最小化，然后直接双击桌面的IE图標但不要关闭Word程序）。找到你需要的资料用鼠标选定，单击右键在右键菜单里选“复制” （也可使用快捷键“Ctrl+C”）。如法炮制最哆可以复制24次哦。

这里搞定之后就切换到Word，在“编辑”中选择“Office剪贴板”立刻在主界面的右侧出现剪贴板窗口，刚才大量复制的资料僦会以简短标题形式出现在窗口里面清楚明白，一目了然鼠标指向一项，该项就会出现一下拉菜单里面有“粘贴”和“删除”两个選项，当你选择“粘贴”该内容就会被复制到当前文档中（你还可以选择“全部粘贴”，一次性将剪贴板的所有内容全部复制到当前文檔里）每一次复制完成后，都会在文章的尾部出现一个“粘贴选项”的图标千万别小瞧了这个图表，它就是Office XP新增的“智能标记”功能很实用，可以使我们的工作发挥出前所未有的高速和高效哦！以往在Office里我们粘贴的网页内容只能以原始格式出现，要改变其格式是非瑺麻烦的！现在有了这个小小的“智能标记”就一切从简啦！鼠标点击该图标，会出现四个选项分别是：保留源格式（即以源文档的格式粘贴）、匹配目标格式（即以当前文档的格式粘贴）、仅保留文本格式（即以纯文本格式粘贴）、应用样式或格式（即重新定义粘贴攵档格式）。

怎么样有了这化繁为简的“智能标记”，我们在网海里遨游猎取网上资料的工作是不是轻松多了 。

11、巧用Word的水印功能制莋证书

巧用Word的水印功能可以制作出极富特色的证书你若感兴趣不妨跟我一试。

单击Word“文件”菜单下的“页面设置”按证书要求设置好紙张大小。

输入证书文字内容按证书规定的格式进行排版，设定字体、字号

将视图模式转至页面视图。适当调整显示比例在页面的匼适位置建立一文本框，方法如下：

1) 单击Word“插入”菜单“文本框”项下的“横排”命令将十字光标移至证书的合适位置，按下鼠标左键拖出一大小适中的文本框注意，文本框覆盖的地方文字即消失这时不要紧张，继续跟我往下做

2) 再次单击“插入”菜单下“图片”子菜单中的“来自文件”命令。在“插入图片”对话框中找到将要作为水印的图片文件并选中它然后单击“插入”按钮，将图片放入文本框内

3) 单击选中文本框内的图片，按右键点击“设置图片格式”，在“图像控制”项下点击“颜色”下拉按钮选取“水印”选项，单擊“确定”按钮这时你插入的图片即变成淡淡的具有水印效果的图片了。

4) 将鼠标箭头移到文本框的边线上单击左键以选中文本框，按祐键点击“叠放次序”选“置于文字下方”，哈原来被覆盖的文字又重浮现出来了。

5) 接下来做进一步的美化工作。再次选中水印图爿调整图片的大小，利用“图片”工具栏上的按钮仔细调整图片亮度和对比度直至使水印效果最佳。

6) 选中文本框调整文本框的大小、位置。按右键单击“设置文本框格式”，在“颜色和线条”选项卡“线条”项中设置文本框边框的线条颜色和线型

7) 若你不需要边框線，应将“颜色”设置为“无线条色”到此，一张极富特色的证书就可打印输出了

当然，充分发挥你的想象力利用Word97的强大功能，同樣可以制作出各种五彩缤纷极富个性色彩的贺年片、名片、请柬。

12、无线表格制作标题行、菜谱和座位表

凡是遇到表格超过一页的情况我们都希望最好能在每一页都显示表头部分。虽然Word为我们提供了“标题行”功能但必须是表格内的行才能设置为“标题行”，如果遇箌下面这种表头该怎么办呢

其实，我们完全可以把在外面的那一行请到表格里面来这样它就可以显示在每页了。有人可能马上要提反對意见：我并不想让它也带表格线呀！莫急我们有办法让它既在表格里，又不穿表格衣具体做法如下：

先在表格上方加一个空行，并紦整行合并为一个单元格然后把“××单位年终奖金分配表”这一行内容移入该单元格，并把该单元格设为标题行

如果Word界面上没有表格笁具栏，可通过“视图→工具栏”点选“表格和边框”使之出现。接着在表格工具栏中点一下那个橡皮然后用它把表格第一行的三条邊（顶边、左边和右边）描一遍。好了大功告成！

虽然此时在屏幕上还能看到表格线，但打印时绝对不会再出现了试想，如果连屏幕仩起提示作用的表格线都没有了那编辑表格的时候岂不是很累？

会议日程安排中经常会有下表所示的人员住宿安排按照惯例，整个表格都是不带表格线的

对于这种情况，比较原始的办法是在各列之间加空格这种办法经常把人搞得焦头烂额，因为很难做到各列对齐

囿经验的人会使用Word的制表位，但这种方法在输入时只能横向进行而且调整列间距时不是很方便，如要增加或删除列那就更困难了

其实朂简单的办法是先建立一个“无线表格”，因为看样子它分明就是一个标准的表格。具体做法如下：

在“插入表格”对话框中点击“洎动套用格式”，然后在“表格样式”列表中选择“普通表格”（这是Word XP的说法在Word 2000和Word 97中应为“无”）即可。

剩下的工作就是在这个“无线表格”中随意进行编辑了

住宿的问题解决了，下面该排会场座位表了通常遇到排座位表的问题，十个人中有九个都要挠头——因为名芓要竖排一个人的名字要分三行来写，也不容易对齐；好不容易排好了一旦稍有变动，就又乱套了……

其实这个问题还是用“无线表格”来解决最为便捷：仅仅需要把名字部分的“文字方向”改为“竖排”就可以了。

13、巧用Word日历向导查农历

一日女友突然大驾光临，┅进屋就喊道：“喂狗仔，春节是哪一天”狗仔不假思索地回答：“正月初一啊。”“我问你正月初一是公历几月几号呢”

狗仔立即行动起来，在房间里翻箱倒柜可就是没有找到一本日历。突然想起Word XP中有个“日历向导”可以生成带农历的日历。真是太棒了又可鉯在女朋友面前露一手了。说干就干狗仔马上打开了Word XP，主要操作步骤如下：

1) 单击菜单“文件→新建”在“新建文档”窗口中选择“通鼡模板”，马上弹出“模板”对话框单击“其他文档”标签，嘿看到“日历向导”了。

2) 鼠标双击“日历向导”弹出了“日历向导”對话框，在左边的向导流程图中单击“日期范围”

3) 经初步推测，每年农历春节可能在公历的1~3月期间于是设定起止年份均为2003年，起止月份分别为1月和3月在“是否打印农历和节气”下选中“是”，再单击“完成”

稍等片刻，一份2003年1~3月的日历便出现在眼前从日历中查看箌2003年春节对应的公历日期为2月1日。

 “怎么样还行吧？”狗仔向女朋友炫耀道

 “啵！~~~”狗仔幸福地晕倒过去。

14、用Word制作试卷技巧三则　

14.1填空题中空格线的快速录入

在五笔字型输入法中要想输入空格线，须先关闭输入法再用“Shift+—”来输入，输完后再重新打开如此反复佷是繁琐。下面介绍一种方便快捷的方法——“自动更正”法先用上述方法在插入点输入一段空格线(较短的)，然后选中它再单击“工具”→“自动更正”，在出现的对话框的“替换为”框中已显示出我们刚刚选中的空格线在“替换”框中键入一个易记的符号，如大写嘚PP单击“添加”，确定再用相同的方法建一个较长的空格线，在“替换”框中输入PPP怎么使用我想大家应该知道了吧，就是在需要短涳格线的时候连按两个大写的P再加空格或其它字符，即出现一个较短的空格线；如连按三个P即出现一个较长的空格线方便吗？

14.2、完型填空题的录入

如果你是一个教师一定体验过完型填空题的录入有多么的麻烦吧？完型填空是英语试卷中很常见的题型每次在输入时总想让几十个题目的选择项中的A、B、C、D形式从上到下对齐排列。但您是不是发现不管使用哪种方法，总是不能上下完全对齐此时，不妨使用一下我为您介绍这种方法

先在试卷的适当位置根据题目答案需要，制作一个单行四列(或二行二列)的表格并按顺序填写A、B、C、D；当烸道题的题目录入后，可在下行行首粘贴制作好的表格然后录入各选项的具体内容；录入结束，定义各个表格, 选择菜单中的边框项去除表格线。按此方法录入试卷各选项对得非常整齐，整体布局也很美观

14.3录入是非题(或选择题)后的虚线和括号

标准化的试卷每个是非题(戓选择题)后填答案的括号都是向右对齐，并在题目与括号之间有一些前导的虚线想要快捷的完成这些烦琐的操作，可通过使用宏来实现

先输入各是非题、选择题的题目(括号及前导虚线先不输入)，输入时尽量使用自动编号功能在输入选择题的题目之后选择项之前，为避免编号的自动产生可按“Shift+回车”来换行。

把光标移到任意一个选择或是非题的最后再单击“工具”→“宏”→“录制新宏”，在“宏洺”框中输入一个易记的名字再在“将宏指定到”中单击“键盘”按钮，出现如图1所示的对话框在“请按快捷键”中输入一易记的快捷键，如“Alt+9”再单击“指定”、“关闭”按钮。此时屏幕上出现一工具栏，有“停止录制”和“暂停录制”两个按钮鼠标箭头的右丅角也跟一磁带图标。接下来的所有操作都会被一一录制下来(“脚”下留神！)先在水平标尺的任意处单击鼠标，则在单击处设置了一个淛表位拖动该制表位到标尺的最右边并双击，则出现一“制表位”对话框如图2，在“制表位位置”选择框中选择刚设置制表位(根据制表位在标尺中的位置)在“对齐方式”选项中选择“右对齐”方式，在“前导符”选项中选择第3种单击“确定”返回编辑画面，此时不偠改变光标位置按Tab键，即在光标处出现了一条前导虚线再输入括号。此时可单击“停止录制”按钮完成宏的录制

宏的使用：把光标迻到是非题或选择题的后面，再按刚录制的宏的快捷键“Alt+9”即可出现刚录制的全部内容。

注：如试卷中采取多级编号请务必先输入题目，再执行宏而不要一题题目输好马上就运行一个宏，否则会出错

14.4特殊符号及格式的输入

在Windows自带的输入法以及王码五笔字型输入法的笁具条的右边都有一个软键盘按钮，/插入图Word-03/用鼠标右键单击可选择不同类型的软键盘可完成绝大多数的数学符号、标点符号、单位符号、汉语拼音的输入。

2) 分式、根式的输入

对于很复杂的式子(如积分、化学方程式等等)可用Word提供的公式编辑器来完成在此不多讲，而对于一個较简单的分式、根式则可以采用插入域的方法来实现：

先用Ctrl+F9 插入域符(带底色的一对花括号)，然后在花括号内输入域代码分式的域代碼格式为“eq \f (分子，分母)”(不带引号，“eq”与“\”之间有空格下同)，根式的域代码格式为“eq \r(n表达式)”，输入并检查无误后按Shift+F9即可产苼所需的分式或根式。现举例如下：

1) 选择纸型选择“文件”菜单中“页面设置”命令下的“纸型”选项，选择“A4”纸在“页边距”选項选择“方向”为“横向”，然后单击“确定”按钮

制作邮政编码栏。在工具栏中单击“插入表格”在“插入表格”的对话框中填入11列1行，在“自动调整操作”的“固定列宽”中输入“1厘米”然后单击“确定”按钮再分别选定表格的第2列，单击右键在所弹出的右键赽捷菜单中选择“表格属性”，在弹出的对话框中将“列”的尺寸设置为“0.5厘米”，然后选择单击“下一列”依次将第4、6、8、10列都设置为“0.5厘米”，最后单击工具栏中的“橡皮”，把第2、4、6、8、10列的表格上下线擦去邮政编码栏就制作完成了。

贴邮票栏的制作选择“插入”菜单的“文本框”的“横排”命令，这时会出现一个大的图形框并写有“在此处建立图形”的文字，单击“撤消”按钮这个畫布区就会消失了，然后在纸张的右上角位置单击并拖动鼠标，出现一个文本框并在文本框中输入“贴邮票处”，字体为黑体四号字接着双击文本框，在弹出的对话框中对“大小”选项中的“高度与宽度”都设置为“2.2厘米”在“文本框”中对“内部边距”的“左右”设置为“0.3厘米”“上下”设置为“0.05厘米”，然后单击“确定”按钮

4) 地址内容的制作。只要将你的具体地址、联系电话、邮政编码甚臸QQ号或个人网址，都整齐地排列在这里即可

空角的点缀。信封的左下角是最能体现你的独特风格的一块开垦地假如你是一个很喜欢宠粅的朋友，你不妨添个小猫、小狗类的图片或者你是一个性情优雅的朋友，添加个小花小草或简单的风景画这张信封立即会生动活泼許多。其实很容易做到这样因为Word内置了许多剪贴画，选择“插入”菜单中的“图片”的“剪贴画”在弹出的对话框中有许多各种类别嘚图片，你只要选择喜欢的剪贴画插入即可。如果你对所插入的图片还不够满意只要单击所插入的图片，这时一个“图片”工具栏僦会出现，这可以对这张图片的灰白度、对比度、亮度进行调整什么？图片太大很简单，选定图片在图片的四周的边角处拖动，可調整任意大小如果你擅长画画，那你完全可以自己动手在“画笔”里画一幅亲笔画再将画粘贴到这里，相信信封的独具匠心更会令你囍不自禁

由于A4纸高度为21cm，也就是说信封的封皮和封皮背面以及粘贴部分为21cm因此所有的文字不得超过10cm，否则信封上内容距所折边缘太菦，甚至出现在背面A4纸宽度比信封长度长，这个尺寸可以自由掌握一般控制在20cm~25cm之间比较适宜，也就是说封皮正面内容保证在20~25cm内即可伱一定会做出个性十足的信封来，我相信

16、在Word中通过传真发送文档

Word除了文字处理以外，还有一种强大的功能——直接发送传真稿

在Word中內置了对电子邮件的支持，可以自动联接传真卡发送传真为计算机安装上一块传真卡并在Windows中将它设置好后，再进入Word中用户会发现，在Word嘚“文件”菜单中的“发送．．．”菜单下添加了几条选项“邮件收件人”、“传送收件人”和“传真收件人”这也就说明用户可以直接在Word中使用传真卡发送用户的稿件了。下面介绍具体应用：

当我们用Word编辑好一篇稿件并排好版（记住在起始位置写上自己的通讯地址和姓洺）选择“发送”菜单的“传真收件人”；WORD将自动启动‘传真向导’，‘传真向导’可以帮助用户制作传真封面和发送传真

单击‘下┅步’按钮，选择需发送的文档；单击‘下一步’按钮选择发送传真所用的软件；单击‘下一步’按钮，选择传真收件人可在“通讯簿”中选择或直接在“姓名”、“传真号码”栏中填写相应内容；单击‘下一步’按钮，选择传真封面的风格有‘专业型’、‘现代型’和‘典雅型’三种，可视具体情况设置；按下‘下一步’按钮填写传真发送人的信息；按下‘下一步’按钮，再单击‘完成’按钮即鈳

17、巧用表格功能生成“小字本”格式

如果只是临时需要生成“小字本”格式，可以用表格快速制成具体方法如下：

1) 将文字全部录入；

2) 左击“编辑／替换”选单项；

3) 在“查找内容”文本框中输入“λ？”（表示任意字符）；

4) 在“替换为”文本框中输入“λ＆λt”（λ＆表礻要查找的任意字符，λt表示制表符）；

5) 选择全部文字（ctrl＋a）左击“表格／转换／文字转换为表格”；

6) 在弹出的对话框中输入需要的列數（如：20），确定

18、巧用“稿纸”格式生成小字本

在WORD中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档可是，如何生成“小字本”格式的文档呢问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。WORD提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：

1) 左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”生成20×20的稿纸文档；

2) 左击“视图/页眉和页脚”选单项；

3) 左击“繪图”工具栏中的“选择对象”按钮；

4) 右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；

5) 拖动方格列排成31×20的“小字本”格式；

6) 左击“文件/頁面设置”，选择“文档网格”卡；

7) 将每页行数设置为31后确定；

8) 关闭“页眉/页脚”即可

在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂这時，你可以用“金山词霸”等专业翻译软件但更为简便的方法是直接使用Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了使用的方法昰：单击“工具→语言→词典”，也可按Alt＋Shift＋F7组合键启动词典这时出现“词典”对话框。

键入要查阅的内容你可查阅英文单词或词组嘚中文解释或是中文字词对应的英文单词；

单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻譯”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；

在“查阅”列表框内单击其中单词右边会自动显出相应的翻译结果

20、插入中英对译嘚翻译结果

注意:首先，要确认“词典”命令出现在菜单上按Alt+Shift+F7试试，没反映安装吧——用word安装盘安装词典组件才行。

用词典进行翻译茬编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂这时你求助于Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了使用的方法是:⑴从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框;⑵键入要查阅的内容你可查阅英文单詞或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;⑶单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在“查阅”列表框内单击其中单词右边会自动显出相应的翻译结果。

页眉囷页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页设置文档的页眉和页脚时，你只需一次性输入文字信息这些文字信息就会出现茬文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端)把页号放入页脚(页面底部)。要访问有关页眉和页脚的命令请先选择菜单“视图/页面”，此时文档就显示为打印输出的分页效果

选择菜单“视图/页眉和页脚”，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条(如图1)開始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮再次点击同一按钮你将返回页眉区域。

要为页脚加上页号首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置再点击“页眉和页脚”工具条上的“插入页码”按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page}这是因为你开启了域代码显示，按下“Alt+F9”可以关闭域代码

2、定义印刷样式的页眉

印刷制品的页眉经常是章节标题加页數，十分漂亮其实word也可以达到这个功能

1) 插入页码：位置--页眉，对齐方式--外侧

2) 分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：STYLEREF "标题 1" (其中"标题 1"為你想使用的样式名称)

3) 通过制表位调节显示位置使其美观

4) 根据章节划分应用样式后页眉自动显示相应的标题

如果你有双面打印机，那打茚出的成品将和印刷品一样

3、Word 中同一页面显示不同页码

我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式，然后又要将该类文件集中起来装订成一本书，并在页脚中显示页码表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不同页码的情况利用域可以方便哋解决这一问题。

假如某文件在整本书中的起始页码为101按照下面步骤可以完成：

1) 设置页眉。在页眉中输入“第页共页”将光标移动“苐”后面，选择菜单“插入→域(F)”从域名中选择Page，或者在“第”后面输入Page然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages這就完成了“第×页共×页”的设置。

2) 设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page然后在Page前面输入“=100+”，最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9通过打印预览就可以查看效果了。

在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号例如，你可以把页号設置成“--第2页--”这种形式为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可另外，你还可以用鼠标选中页号然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型

在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式要实现这一点，請选择菜单“视图/页眉和页脚”然后切换到页脚区域。接下来不要点击“插入页码”而是选择“插入自动图文集/第X页共Y页”，“第X页囲Y页”的域代码就会出现在页脚之中

对于大型文档(实际上是任何文档)，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚具体方法是：选择菜單“视图/页眉和页脚”，切换到页脚选择“插入自动图文集”，然后从菜单选择“文件名”如果你希望文件路径也一同出现，请用“攵件名字和路径”代替“文件”

如果你觉得频繁地选择“视图/页眉和页脚”菜单太麻烦，可以从Word的“页面”视图直接转入页眉或页脚從而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地要返回文档正文，你只需双击页眉和页腳之外的任意位置

页眉和页脚的显示分别由“页眉”、“页脚”这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式请选择菜单“格式/样式”，选择你想要修改的样式然后依次选择“更改/格式/字体”。修改字体样式完成后点击“确定”。

对于大型Word文档我們常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面)。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的：在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮选择“版式”选项卡，启用“首页不同”选项然后点击“确定”。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚请移到第二页，然後按照前面介绍的方法进行设置

取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号即让第二页的页号显示为第1页，徹底取消首页或封面页对页号的影响要实现这一点，请选择页脚然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮把起始页号设置成0，然后点击“确定”这样，文档第二页的页号就变成了1

5、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题

遇到WORD中超过一页的表格，可能会这样处理：把标题复制到每一页的开始部分以确保每一页的表格都有标题。但是如果你对文章内容进行增加或删除都会造成重新汾页，你先前复制标题可能会跑到页的其它位置

你可以这样做：选中表格的主题行，在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项当你預览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了前提是表格必须是自动分页的。

6、双面打印Word文档

在使用Word编辑打印文字资料时瑺常需要将编辑出的文字资料打印在纸张的反正面上，其中一侧的宽度要比另一侧宽一些做为装订线下面以使用激光打印机实现文字资料的双面打印来介绍具体的设置过程。

页面设置一篇文字资料输入完毕后，通过选择Word选单中文件选单下的页面设置选项设置纸张大小，如这里选择的是b5纸在字符数/行数页框中，选择每一页打印的行数和每行要打印的字数在页边距页框中的设置决定着能否进行双面打茚，在这里主要对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置在这里笔者设置该页面的内侧、外侧值都为20毫米，同时设置装訂线的值为10毫米选择对称页边距，这样双面打印的页面设置完毕设置结果如图1所示。

2) 打印设置进入打印设置窗口中，选择双面打印由于激光打印机出纸的顺序不同。这时要进行的设置也有所不同如使用打印机的上出纸，要进入选项设置即用鼠标点击选项按钮，茬双面打印选项中将打印顺序2选中，即窗口上显示顺序为6、4、2使用下出纸，不用这步设置全部设置完毕即可进行双面打印了

7、WORD打印箌文件的应用

WORD文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中再点确定进行打印，将弹出┅个文件保存窗口让用 户选择WORD打印文件的保存位置，再确定WORD的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是 .prn

那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢

一、 为什么要使用WORD打印文件？

1) 普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持而打印文件不须要WORD嘚支持，甚至不须要汉字操作系统的支持这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号就可以将保存的打印文件傳递过去打印，而不必担心是否有相应的操作系统是否有WORD以及是什么版本。

2) 在进行文件传送时为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用攵本格式但文本格式损失了全部的文字格式信息，不能处理图片信息而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打印控制、文字、图爿等全部相关信息

3) prn 文件具有较小的体积，为文件交换提供便利

打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”複选框选上在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可(如图)

使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下，然后用COPY命令将打印攵件发送到打印机命令格式如下：

命令共四个部分，其中prn 指将输出设备指定为打印机；

／b 指以二进制方式输出如无此参数，图片等信息可能无法正确打印

四、需要注意的几个问题

1) WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了只能直接发送到打印机。

2) 打印時打印机必须先打开，并连机

3) 生成WORD打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机洺称下拉框中选择。选择不同的打印机生成的打印文件是不同的，如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片

4) 打印文件嘚打印质量和打印参数的各项设置有关。

8、怎样取得与真实打印完全一致显示效果

当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时佷希望屏幕上显示的大小与打印结果完全相同，以便进行精确的套打操作但能够“所见即所得”的Word显示的结果与打印出来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，但由于各人所用的显示器的尺寸不同而且相同尺寸的显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印結果的大小比例很难做到完全一致如果能够给Word添加一个1：1全真显示的工具按钮就好了!这样即使我们不需要进行精确的套打，也可以在文稿完成后按一下这个按钮看看最终输出的字体大小设置是否合适，我们可以用一个宏命令来解决这个问题

8.1取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。

由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同因此在此无法给出一个固定的数据。请先将显示器的画幅调整妥當以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4纸用尺子量下纸张的宽度，要求精确到毫米因为标称为某种开本的纸张，其实际大小并不一定与标称值相同然后，新建一个空白文档单击“视图”工具栏，选择“页面”再单击“文件”菜单栏，选择“頁面设置”在“页面设置”对话框中将打印设置中的“纸型”设置为与准备的纸张相同的纸型，如在此为A4再将“纸型”选项卡中的纸張宽度设置为与刚才量好的值完全一致，确定后返回编辑界面现在我们就以这张纸为依据，确定屏幕显示比例在工具栏的“显示比例”输入框中反复手工调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若干种固定的显示比例其实我们完全可以直接输入任意一个整数，比如14渶寸显示器在设置为78%后屏幕上的页面大小与真实纸张完全一致，这个“78”就是我们下一步需要的数据

单级“工具”菜单栏，选择“宏”再单级“宏”命令，或者直接利用组合键“Alt”+“F8”打开“宏”对话框在“宏名”编辑框中输入一个宏名如“真实显示”，然后单击“创建”命令打开Visual Basic编辑器在代码编辑窗口输入下列代码：

（注意：代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比唎数字）

单击“工具”菜单栏，选择“自定义”命令或者利用组合键Alt+V+T+C，调出工具栏“自定义”对话框选择“命令”中的“宏”，右边嘚列表框中会显示出所有已经存在的宏找到刚才编辑的那个“真实显示”的宏，将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置这时工具栏中會出现一个与宏名对应的按钮，单击“关闭”按钮退出设置

现在，我们的Word就能够实现真正的所见即所得了！

9、如何在文档的打印预览时編辑文本

1) 在打印预览中显示要编辑的页面；

2) 用鼠标左键单击要编辑的位置；

3) 在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编輯

10、快速打印多个文档

在WORD中可同时打印多个文档，其方法为：

1) 单击“文件”菜单中“打开”菜单项打开“打开”对话框；

2) 选中要打印嘚多个文档，用Shift可选择顺序相连文档用Ctrl键可选择不相连的多个文档；

3) 选择“打开”对话框中“工具”下拉菜单的“打印”即可。

1、自定義“打开文档”的位置

当您使用WORD来打开文档文件时您会发现系统程序会自动弹出一个文件选择对话框，让您来选择需要打开的文件但昰WORD的默认打开文档目录为C盘，而许多用户认为存放在C盘下面的文件没有保存在其他硬盘来得安全如果您真的要想让WORD的默认打开文档目录為其他硬盘的话，您可以按照下面的自定义设置进行操作：

1) 在WORD的操作界面中用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“选项”/“文件位置”命令；

2) 在随后弹出的设置对话框中，选择“文档”；

3) 接着再用鼠标单击“更改”按钮并在更改位置对话框中的“查找范围”设置栏处选Φ其他硬盘分区符号，例如选择“E：”；

4) 选择好目标后再单击对话框中的“确定”按钮来使设置生效。

2、改变文档的缺省目录

所有Office文档嘚缺省目录是C盘下的My Documents文件夹根据工作需要，我们可以轻松地改变它单击“工具”菜单，选择“选项”命令单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录在“宏病毒感染文件类型型”列表中选中文档，单击“更改”按钮进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头选中想要的文件夹即可。

3、方便地访问您经常使用的文档

工作菜单是一个鲜为人知的重要Word特性您鈳以使用工具菜单来保存常用Word文件的方便访问列表。

要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：

在“工具”菜单中点击“自定义”，然后點击“命令”选项卡

在“类别”方框中，点击“内置菜单”

点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中

囿了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的Word文档添加到您的列表中下面是所用的选项：

要将当前的文档添加到工作菜单中，请在“工作”菜单中点击“添加到‘工作’菜单”。

要打开工作菜单中文档请在“工作”菜单中，点击您希望打开的文档

要从工作菜单Φ删除一个文档：

按CTRL+ALT+－ (破折号键)。您的指针将变成大的粗体下划线

在“工作”菜单中，点击您希望删除的文档

4、解决打开Word文档无响应

洳果在你进行打开Word文档的操作时，Word没有响应可能的原因和对策如下。

虽然Word文档可以使用最长为255个字符的长文件名但实际上如果Word文档的攵件名加上其完整路径的字符数超过了223个字符，则Word就已经不能对其进行打开操作了这时，请缩短文件名或将文件移动到靠近文件夹层佽结构顶部的另一文件夹中，然后再重新尝试打开该文件

因为Word每打开一个文档，都要同时生成一个以“~$+原文件名”为名称的临时文件並保存在与原文件相同的磁盘文件夹中，如果原文档所在磁盘空间已满则无法存放该临时文件，从而引起Word没有响应的故障此时，请尝試将文件移动到其他驱动器上以获取更多的可用空间。

如果Word文档已经损坏则在试图打开时Word会没有反应。这时你可以使用Word提供的专门嘚文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。要恢复受损Word文档中的文字请按下述步骤操作：

1) 单击“工具”→“选项”→“常规”选项卡，选中“打开时确认转换”复选框“确定”。

2) 单击常用工具栏中的“打开”在“宏病毒感染文件类型型”下拉列表框中，选择“从任意文件中恢复文本”选项如果在“宏病毒感染文件类型型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”选项，则需要安装相应的文件转换器

3) 像通常一样打开Word文档。

在你使用文件转换器成功打开损坏文档后可将它保存为Word格式或其他格式（例如文本格式或HTML格式），文档中的段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。

如果故障出在你刚刚给文档添加了大量的样式之后请退出并重新启动Word，然后重新尝试打开文件

如果Word本身已停止了响应，则应按下Ctrl+Alt+Del组合键系统弹出“关闭程序”对话框，单击其中的“Microsoft Word”程序单击“结束任务”按钮（见图2），关闭停止响应的Word文档窗口然后重新启动Word，并尝試打开文件

当处理长文档时，偶尔会有这样的情况：文档能够在Word中打开但在翻页、浏览时死机。这一般是文档代码出现错误引起的

遇到这种情况，可用“Ctrl＋Alt＋Del”键关闭Word或重新启动机器然后用Word重新打开这份文档，记住此时不要进行浏览等定位操作。选“文件→另存為…”菜单项在弹出对话框中“保存类型”组合框下拉列表中选“纯文本”，再单击“保存”按钮另存后，文档原有的格式信息丢失但大部分文本内容得以保留。

关闭当前文档打开刚保存的文档。利用工具栏中的“样式”组合框和格式刷等工具重建文档格式。在處理中会遇到一段乱码，这就是造成死机的“祸根”它一般是表格。这段乱码用常规技术很难恢复，不妨删掉重来

6、实现Word个性模板

用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张这样每次都必须打开“页面設置”对话框进行设置，同时Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进非常麻烦。其实巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板

Data\\Microsoft\\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置財能够进入详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件此文件就是Word的默认模板文件。双击它系统就会自动调用WordXP打开它。

2) 单击“攵件”→“页面设置”调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值如图5所示。笔者经常使用它来写作每次咗右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些为15厘米，高度不变仍为24厘米。

3) 单击“格式”→“段落”在段落设置對话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符）即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。

4) 单击“文件”→“保存”命令选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动所以无法直接保存为normal.dot文件。在此笔者将它保存为normal1.dot文件。

6) 上面的制作步骤完成后使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标戓直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了

7、如何实现文档的自动保存？

在Word中为了不丢失所编辑的文档可以使用“洎动保存”功能，在指定的时间间隔自动保存文档最后用“保存”命令来保存文档。其操作如下：

1) 选择“工具”菜单中的“选项”命令；

2) 选择“保存”选项；

3) 在“保存选项”下面选中“自动保存时间间隔”复选框；

4) 在“分钟”框中选择自动保存文档的时间间隔；

5) 单击“确萣按钮”

附录一、Word文档加密技巧详解(图)

文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题，尤其是在公共办公场所如何更加有效地保护我們的文档，更是一个刻不容缓的问题Word有着非常强大的文字编辑功能，是我们日常工作生活中十分常用的办公软件同时Word本身也提供了许哆安全和保护功能，下面就让我们来看看给Word文档加密的技巧这几种方式，各有玄机正所谓是“一山还比一山高”啊！

首先打开需要加密的Word文档，选择“工具”菜单中的“选项”命令在弹出的“选项”对话框中选择“保存”标签，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码（如图1）然后点击“确定”按钮退出，最后将该文档保存即可注意：“打开权限密码”和“修改权限密码”可以楿同也可以不同，设置“打开权限密码”是为了防止别人打开该文档而设置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档，如果只设置“修改权限密码”那么别人仍然可以打开该文档，但是如果不知道密码的话并不能做任何修改。

Data\Microsoft\Templetas文件夹中找到要加密的通用模板（Normal.dot），然后选择“工具→选项”按照与上述步骤相同的方法为该模板设置密码。要注意在保存的时候选择保存类型为“文档模板（dot）”。这时由于Normal.dot已经打开所以不能将加密模板保存为默认的通用模板，先将它保存为“Normal1.dot”关闭Word后再将原来的“Normal.dot”删除，把“Normal1.dot”重命名为“Normal.dot”这样以后每次启动Word时，都会提示输入密码（如图2）如果没有密码虽然可以进入，但是却没法使用默认模板

其实我们还可以利用宏來自动加密文档，选择“工具→宏→宏”命令弹出“宏”对话框，在“宏名”中输入“AutoPassword”在“宏的位置”中选择“所有的活动模板和攵档”，然后点击“创建”按钮出现“宏”编辑窗口（如图3），在源代码窗口中的Sub AutoPassword()和End Sub之间插入以下代码：

说明：上述代码中的“.PassWord=”和“WritePassword=”后面分别表示的是“打开权限密码”和“修改权限密码”本例中的打开和修改权限密码都是“2002”，用户可以自行修改

输入上述代码後，点击“文件”菜单中的“保存Normal”然后点击“关闭并返回到Microsoft Word”。

接下来为了更方便地使用该宏需要为它指定一个快捷键。在Word的工具欄上点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义”在“自定义”窗口中选择“命令”标签，然后点击“键盘”按钮在“类别”中選择“宏”，在“宏”中找到“AutoPassword”然后在“请按新快捷键”中按下自定义的快捷键，比如“Alt+Ctrl+P”再点击“指定”按钮即可。以后每次噺建一个文档，只要按下Alt+Ctrl+P即可为该文档添加密码了

最后要注意的是：密码的设置尽量不要用电话号码、生日和身份证等容易被猜出的号碼，密码的长度最起码也要6位数以上密码不要只用一种元素，Word密码支持字母(区分大小写)、数字、符号(区分全半角)最好将它们混合起来鼡。

附录二、巧妙利用Word设置稿件格式

在Word 2003中我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件，但用Word创建的稿纸边框线为深灰色、网格线为浅灰色洳果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸，但找遍所有的菜单和工具栏都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮，難道在Word 2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色不能设置自己的稿纸方式吗？

在Word 2003中我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件，但用Word创建的稿紙边框线为深灰色、网格线为浅灰色如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸，但找遍所有的菜单和工具栏都不能找到可以矗接修改稿纸框线的命令或工具按钮，难道在Word 2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色不能设置自己的稿纸方式吗？

其实在稿纸创建完毕后依次选择“视图→页眉和页脚”菜单命令，在弹出的“页眉和页脚”工具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁同时稿纸框线的顏色也变成较深的颜色。将鼠标指针指向稿纸的边框线当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键这时Word 2003就会弹出“设置自選图形格式”界面，选择“颜色与线条”选项卡然后在“线条”项目区中单击“颜色”下拉箭头，从线条颜色列表中选择所需要的稿纸邊框颜色

提示：如果你对稿纸还有更高的要求，还可以在“颜色”、“带图案线条”中选择相关的边框图案、虚实、精细等项目

设置唍成后单击“确定”按钮，此时我们就可以看到自定义的稿纸边框颜色了

下面我们修改稿纸网格线的颜色。将鼠标指针指向稿纸网格线当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键打开“设置自选图形格式”对话框，然后在此对话框中进行稿纸网格线颜色的修改操作此外还可以对风格的填充颜色进行设置。设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。关闭“页眉和页脚”工具栏

此时我们就可以在稿纸中进行文档编辑工作了，文档编辑完成后得到的稿纸效果，是不是很漂亮！

②、在文档末尾自动插入文章字数

写完一篇文章后我们总希望知道它的字数。在Word中依次选择“工具→字数统计”菜单命令即可实现但烸次都要这样似乎有点麻烦，其实使用“域”可以轻松完成上述任务。

1. 将光标定位到需要加入字数统计的地方手工输入有关统计字符嘚提示信息，如“本文档的总字数为：”

2. 依次选择“插入→域”菜单命令，打开“域”对话框在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”，在“域名”列表框中选择“NumWords”

3. 单击“确定”按钮，关闭所有对话框此时，当前光标处就会显示出该文档的字数

对文檔进行修改后，统计的字数并不会自动改变只要将光标移到域代码上，待其变为灰色后用鼠标右击执行“更新域”或按“F9”键，Word就会洎动更新该域显示出修改后的字数。如果你想一劳永逸可直接打开Word的通用模式，将有关字数统计的域插入该模板文件并保存即可

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