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今年企业办公软件领域有点火热，前有明道、今目标、Tower，现有阿里腾讯相继杀入的钉钉、企业微信号。它们作为办公沟通工具，虽然集成了沟通和项目管理，在OA功能方面也实现了我们在手机上进行公告、考勤、请假、报销得办公需求，但这并不足以你忽略「邮件」这一古老的沟通方式对运营工作的重要性。
在运营的工作中，跟合作伙伴通过口头或电话沟通的信息，很容易被遗忘或发生记忆错误以致引起误解，而电子邮件则以方字的方式储存，方便归纳与整理思路，可以通过转发的形式让相关人员接触到；
当运营项目出现出现主观因素引起的失误时，能够通过邮件避免扯皮冲突；
在发生冲突时，电子邮件还可以充当证据；
如果你是一个有整理习惯的运营，你写的电子邮件还可以作为工作记录与档案.
在创业公司都在一个屋檐下办公，在沟通上可能是会更简单很多，转个身就能够实现面对面交流。在一线互联网企业，虽是倡导要打破部门篱笆沟通无阻，但毕竟那堵墙或者是哪条街是现实存在那的，需要我们用电子邮件来跨越实现沟通。
记得当初刚到贴吧那会儿，可能是因为毕业没多久蛮多职场基础知识并未熟知，在写邮件这件小事上也是没少挨骂调教。为了大家少踩坑，我把运营常遇到邮件场景和基本的注意点码出来供大家参考。
人人都要懂的邮件基础知识
“不及硅步无以至千里”，先聊每一位职场人都必须掌握的写邮件小知识点，只有做好这些基础的，后面根据运营工作延伸出的邮件场景才是锦上添花。
1）主题不能少，邮件的主题就像微信图文的标题，要概括出邮件的核心内容，同时可以用 “审批、查收、知晓、转发等” 动词明确告知对方需要做什么。例如主题“【审批】五一节用户满减活动方案”
2）收件人和抄送填写，收件人处填写的是跟本封邮件所提事情直接相关的人，抄送则为需要知晓该事情的人。另外，最好按照职级顺序在收件人和抄送处填写邮箱地址哈。建议在抄送处带上领导的邮箱，这样能够提升大家对这件事的优先级。
3）注意逻辑列点说明，用归纳的方式把事情用邮件1.2.3.4…分点阐明，对重点内容加粗帮助收件人能够快速找到关键信息。
（注意逻辑，列点说明）
4）提供效率善用转发，在项目需要添加新同学时，经常我们会选择用“转发”把之前的项目相关邮件给到他，要注意在转发正文说明整个项目的来龙去脉和进度（注意删除不被转发邮件里边的敏感信息）。遇到需要转发多个邮件时可以采用“附件项目”的添加形式，在正文说明每一封邮件的大致内容，同时注意添加的邮件项目命名。
（添加outlook邮件项目，把之前的邮件添加在附件中）
5）检查邮件正文，确认附件和收件人正确，切勿出现错别字、附件遗漏、收件人错误等严重问题。附件建议数量不多于四个，大小注意控制在10M以内。
以上五点邮件基础知识是首当其冲最值得注意的，然后字体、字号、签名这些事情上就按照公司习惯进行设置即可。随后，我们来聊一聊在活动策划过程中运营可能会遇到邮件场景及编辑技巧。考虑到邮件属于机密文档，这里就不对具体案例邮件截图。
运营常见的邮件场景
邮件场景一:活动申请
活动策划是运营经常干并且必须会做的事。做活动运营，第一步要知道为何做这个活动,然后你的策略或者说活动创意在哪，预计要达到怎样的数据目标。想清楚这些之后，才是写邮件给领导进行方案审批。
活动申请类邮件，正文的开头处需要把整个活动介绍清楚，用开头的一句话让领导抓住重点，让他判断这个活动方向对不对，值不值做。这里可以参考的框架是“活动目的+活动时间+活动形式+预期目标”。
举个栗子，为提升乐视会员整体销售额，4月14日我们将以买会员送硬件作为活动促销形式，预计当天能够实现23亿的交易额。
（乐视硬件免费日）
在这句汇聚了活动精华的话后面，如果是涉及到费用的可以把预算放在最前面，毕竟领导是会优先关心活动性价比。然后才到由主题、时间、形式介绍、推广计划、执行规划、活动客服QA组成的活动主体部分。
邮件场景二:进度汇报
大型活动审批通过到活动上线会是一大段的筹备时间，期间运营需要做的是给领导（或者同事）同步你的活动进度，告知遇到的问题和调整后的方案，以便大家能够及时为你的活动提供支持。
进度汇报类邮件，可以将整体活动按照PC端活动页、移动端活动页、推广、品牌传播等主要部分进行拆解，每个部分的进度汇报格式可以是：进度说明+下周计划，其中进度说明为本周的工作成果展示，例如，本周在PC端活动页上完成的是页面设计，下周的工作应该是完善页面交互并提交IT部进行开发工期评审（可以把设计图放在本周进度汇报邮件中）。
（本周进度：完成天猫活动页面设计图）
邮件场景三：会议邀约
运营要想成功的策划一场活动，和产品技术部门的开发成本评估会议、活动进度汇报会议、大大小小的资源沟通会议是少不了的，所以做运营我们得懂outlook的会议邀约，用这个功能可及时回执收件人接受会议邀请的情况，同时在活动开始前邮件系统会自动给接受邀请的收件人弹窗会议即将开始的消息。
（会议邀约：弹窗提示功能）
写此类邮件需要在正文处写明会议背景，阐明需要通过会议解决的主要问题，添加必要的附件材料方便大家做会前准备工作，提高讨论会议效率。
邮件场景四：沟通汇总
不管是部门内部还是跨部门，只要跟活动有关的工具沟通，在会后你需要做的是及时写一封沟通汇总邮件。将沟通中的关键工作和对应的负责人记录在邮件中并明确该工作的完成时间节点，这样才算是有效的会议沟通，同时方便大家跟进自己所分配的工作。
（沟通汇总邮件）
沟通汇总类邮件，在正文开头处写明本次沟通会议参与人员及时间及讨论主题。然后按任务的分工写对应的人和完成时间，抄送领导告知会议沟通结果（这步不能少哈）。
邮件场景五：项目推动
在活动页面的设计和开发的过程中难免会出现自己的需求被插队导致延期问题。运营需要根据插排期的具体项目采用不同的策略，如果是时效性很强而且是大领导亲自派下来的需求那只能等了，如果只是被同等优先级的项目插了排期，可先口头沟通解决。如排期僵持不下，这个时候就可以考虑写一份项目推动邮件。
这类邮件需事先跟领导商量对策，在邮件正文处告知活动的收益和上线时间，阐明该需求的开发对整个活动的必要性。然后，你需要做的是抄送领导点击发送。
邮件场景六：项目汇报
历经千辛万苦终于把活动做完，这里的的做完并非指活动上线，而是活动页面完成它的使命后安全下线。确认各个广告位已无活动链接后，第一时间对整场活动进行复盘，从活动策划到执行过程遇到的问题，上线之后的突发事件以及采取的应急方案都可以进行总结。如果是效果好的活动还可以把总结写成项目汇报邮件，抄送全组或者整个部门（公司）更是逼格满满。
一般情况下汇报类的邮件会发送给未参与到项目中来的同事，所以在写项目汇报邮件时，开头需要对活动进行一个概述，让大家知道你做了一个样的活动。
拿产品菜鸟汇在三月份做的“最美运营女生投票”为例子，它的活动概述可是：以投票为互动形式，借和运营女神评选话题进行推广宣传；利用女生高赢值效应，吸引用户参与活动并转发；抓住微信自动投票功能，设置投票需关注，引导用户关注产品菜鸟汇。（在公众号「产品菜鸟汇」回复关键词“女生评选”可看像素级的活动复盘案例）
（产品菜鸟汇“最美运营女生”评选活动总结）
介绍完之后，开始写项目数据，基础数据包含整体的活动页面UV、PV、参与人数、停留时长、分享量等，延伸数据为活动策划初期就是提升的指标，例如绑卡人数、付费人数、付费总额、付费次数等。
写完数据可以从工具、包装、互动这三个活动要素思考这次的活动经验，也就是可以再下次策划活动时可以复用的一些小建议，比如这次在活动的互动设计中你让技术开发了红包彩蛋功能，就可以在邮件告知大家下次在策划时效性活动时可以找你要互动权限，在降低开发成本的同时还提升活动互动性。
最后，如果在活动中出现的好玩的用户评论或者某网红对活动的转发，媒体对活动报道了，都可以将相关截图放在活动汇报邮件中，用口碑提高活动效果的立体感。
沟通方式只有适合的没有绝对的正确，以上全部内容是从运营在活动的策划过程中可能会遇到的写邮件场景出发，结合本人经历和曾被调教的方法给出相应邮件建议。
最后每个公司的写邮件习惯不一样，如果有更好的邮件沟通技巧，欢迎各位在评论区中留言补充。
#专栏作家#
陈维贤，雪橙金服运营经理，人人都是产品经理专栏作家。百度前员工，小红书早期社区运营与推广工人。微信公众号“产品菜鸟汇”，分享运营视角下的互联网的有趣好货。
本文系作者授权发布，未经许可，不得转载。
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17个回答26人关注处理电子邮件的正确方式，你知道吗？ - 简书
处理电子邮件的正确方式，你知道吗？
文/老显工作交流也好，书信往来也罢，各种各样的沟通工具满天飞，那弱弱的问一下，你用电子邮箱吗?这么巧，你也用啊，那咱来聊聊关于邮件的一些小事吧。也许我们会遇到这样的情形：打开电脑，满载的电子邮箱让我们颇为头疼，有些日子没整理邮件，邮箱里塞满了来自各界的来信，一想到需要清理它们，实在是郁闷又烦恼，怎么办？别急，让我们腾出一些时间，动起手来处理掉以下这5种邮件：【1】例如读者来信，老友叙旧的信，对于那些有些絮絮叨叨又显得没有重点的邮件，我们可以先建立一份针对性的文件夹，如果现时没能来得及处理，就把它们放进去。择时再找个下午茶时光，用心回复这些长篇大论。【2】看到万恶的广告实在有些伤脑筋，那些跟我们没有直接关系但偏偏要转发到我们邮箱的邮件，还犹豫什么，您不喜欢就删了吧。【3】对于跟我们有间接关系，但不确定要如何回复的邮件，别纠结，如果不是非常重要的利害间接关系，请果断删之，因为在我们想着怎么回复的过程中，邮件虽还在，可时光一去不复返呐。【4】面对没有明确表示要让我们做什么的邮件，如果对方是有想法、有目的要告知你一些事情，是不会发一份没有意义、没有诚意的邮件让你消耗不少时间去思索，邮件可不是解谜游戏。【5】对方希望你马上去执行的事写成了邮件发给了你，明明可以用类似微信这样的即时沟通工具，却偏偏用邮件，对于这类不适合用电子邮件而适合采用直接沟通的交流方式来传递内容的邮件，建议：大手一挥，删！然后采用即时沟通工具回复。高效地利用电子邮件，可以给我们节省大量时间，既然整理是针对对方发邮件所做的处理，那当我们成为“对方”的时候，在发邮件应该注意些什么？【1】如果没什么主题明确、目的明确、事务明确的事情，不要浪费自己发邮件的时间，减少发邮件的数量就不会浪费对方看邮件的时间。【2】区分好不同人士的不同需求，再相应的发邮件，一封可有可无的邮件可能会引起他人的反感。【3】尽管感谢是属于礼貌，但想象一下对方在办事时收到一封感谢性质的邮件，叮当的提醒铃声只是谢谢而已，内心感动，温暖一笑，然而却被扰乱了做事的思路。这是打扰，不是礼貌。【4】邮件要么不写，要写就写得想法全面，写得详细完整，邮件不是让收信人猜心，特别是职场上的对方。反过来，当我们收到邮件时，怎么进行高效的处理?学会领会电子邮件传给我们的信息以及做好回复也是我们在邮场上的必修课。对方发给我们是属于转发还是直发，查看邮件有没有通过第三方间接发送？邮件信息跟你是否相关?邮件内容主旨是否清晰?最后，发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿？【1】如果邮件信息内容模棱两可、模糊不清，发件人所述没有一句话在主题上，而且邮件内容用词虚浮，让人混淆，不明其意，对此可以无需理会。【2】如果邮件内容跟我们的需求或者任务职责没有对位挂钩，对此可以无需理会。【3】如果有一些信息已经被重复发送过很多次，还继续被发送到你这里，或者是来历不明的抄送信息，对此可以无需理会。【4】既然已经把问题解决了，还发邮件过来询问进展，对此可以无需理会。以上这些目的不明确的邮件会让你浪费大量的时间。既然我们处理好收到的邮件，接下来应该好好回复人家。最重要的一点，在我们处理邮件的过程当中，要用认真甚至用心的积极态度来面对我们需要回复的邮件们。理性客观地分析发件人所述内容，根据自己的想法和情况，对邮件进行评估和评判，调整好自己回复的定位和思路，再清晰地进行回应。感性因素是我们回复工作邮件过程中应该尽量避免的，不要在情绪化的时候对邮件进行回复，如果带来不良后果，请您自己吞下后悔的果实。阅读完一封邮件，可以将已经阅读但没有解决的邮件单独建立一个邮件文件夹，这就好比将准备要付但还没有付的信用卡账单收集起来，一笔一笔解决。给尚未处理的邮件创建一个文件夹，养成这样的习惯将让我们受益匪浅。但是邮件不比微信，没有那么强大的即时性，虽然有设置提醒，但也许会因为忙于其他事情而忘了马上做邮件回复。即刻回复对方自己已经收到，往往是不可或缺的，这是对发件人的尊重。据说对于一些比较紧急、关键的邮件，最理想的回复时间就是在2个小时之内。而对于一些没那么紧急的邮件，我们可以统一集中在某一个时间段内处理。那我们在写邮件的时候应该注意些什么？请铭记“两个中心，一个基本点”：有礼貌，有条理，讲重点。正文请直接表明意图，结尾请用礼貌性的结束语。最后再发送之前请注意检查，而且一定要做好查漏补缺，做好详细的检查再发送。至于邮件怎么写，请按您的思路来发挥自己的文采，写信还需寄信人，写的时候别扯些没用的就好。相信您的写作水平肯定很棒。再讲两句邮件内容从问候语开始是非常重要的，例如“Hi，Mr. ××”，或者“你好，××先生”等。根据你跟收件人的亲近关系，尽可能使用对方的姓氏，而不是直呼其名。不要贸然称人“小×”。如果知晓对方的职务，以职称为后缀。
——摘自《Email这样写，谁都会赞 》我们在收到邮件时会想想这信件会为我提供什么，那么请学会换位思考，站在对方立场考虑来写一条标题。如果是工作邮件，可以加入公司名称或自己的姓名。标题不要啰嗦，尽量简短，不要在标题中直接使用收件人的姓名。每一篇文章都会有标题，每一本书都会有标题，邮件不是诗，无题会让收件人再看到邮件的时候一脸懵逼，继而把你抛弃。（作者简介：老显，默默无闻的企业上班族/感性的LOFTER独立作者/理性的业余情感分析者，个人公众号：sendychiu）本文经授权发布，转载请联系原作者。图片来源：百度
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一、要小心写在E－mail里的每一个字，每一句话。 因为现在法律规定E－mail也可以作为法律证据，是合法的。所以发E-mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。如报价等。发邮件时一定要慎重。
二、邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意的，也不喜欢看下去的。
三、不要在邮件未端列出对方的地址。因为对方知道自已的地址，不用写，写上感觉不太好。
四、发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。 发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上请问一下如果发送压缩格式（或其它格式）的能不能阅读。如果可以，你就可以发送压缩格式的了。这样给人感觉你很细心，体贴，而且让人感觉这个文件很重要的。
五、邮件不要太公式化。你可以在上面加上LOGO等。
（责任编辑：）
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