浅谈秘书操作综合性文字材料写作时的五要素掌握及其PDCA管控之道
浅谈秘书操作综合性文字材料写作时的
五要素掌握及其PDCA管控之道
笔者刚参加工作时，曾有短暂的纺织企业工作经历，虽说是传统行业，但在管理方面做得很有见地，其中关于人机料法环的五要素把控和PDCA循环管理思想的运用让我深受启发。结合自己十余年从事秘书工作的实际体验，尤其是在重大综合性文字材料写作上的一些深切体会，愈发感受到这五要素掌握及其PDCA管控工作在综合性文字材料写作上也具有极强的实用性、可操性、科学性。
一、人机料法环五要素的分析及其在综合性文字材料写作实践中的运用
站在生产力角度分析，人机料法环五要素完全包含了劳动者、劳动工具、劳动对象等形成生产力的必备要素，在此基础上，还充分考虑到了规则、目标、内外环境等重大影响因子，因此，一篇综合性文字材料写作就是一次生产力的释放与展现。人机料法环五大要素，在写作实践中缺一不可，贯穿始终，共同作用于最后的产品质量。
（一）关于“人”
人，即是劳动者，相对于最终的产品和生产过程中运用的工具而言，人居于主体地位，在本文，专指负责文字材料写作的秘书人员。
虽说都是秘书，种类却千差万别，前缀不同，作用不同，素质要求也大不相同。仅就笔者工作过的单位而言，按照工作内容分，就有综合秘书、文字秘书、新闻秘书（宣传秘书）、行政秘书等类别。还有一种特殊情况就是主要为领导服务的秘书人员，因为国家对领导干部秘书配备有专门规定，在这里暂且称作工作助理，此类助理一般侧重于领导的生活服务和事务性工作的沟通协调，碍于精力有限或是能力不济或是两者兼而有之，真正操刀重大综合性文字材料写作工作的人少之又少。于是，承担这一重任的一般是单位的综合秘书和文字秘书。由此我们要问，到底负责拟写综合性文字材料的秘书应该具备哪些素质呢。
1．高屋建瓴的战略思维。秘书要想写出合格甚至超人一等的具有较高理论深度和较强实践性的综合性文字材料，必须站在单位一把手的高度去思考问题。思考的内容既要关注当下，又要谋划长远。既要细处着手，又要大处着眼。既要强调业务增长，又不偏废文化建设。只有以企业发展战略为导向立体综合的看待和分析问题，才能在文字材料中写出让人耳目一新启人心智的新观点、新思路、新举措。
2．招招见血的实战功夫。每一次综合性文字材料的拟写无疑是一项耗时费力磨人的工程，若不具备明察秋毫的细节发现力，不亲力亲为地操刀关键环节，不做好整个流程的节点管控，就一定会纰漏百出，结果势必令人堪忧。包括拟写报送素材的通知、基础资料质量的控制、网络资料的整理、相关行业情况的收集等等，每一个点都要做到有高质量的产出，才能确保基础工作的扎实高效。
3．纵横捭阖的统筹能力。收集到海量的文字资料、数据等信息后，要结合写作目的，迅速对所有信息进行甄别、修改、完善、取舍。在写作进行时，要能够快速理清思路、搭设框架、丰富内容。分析、判断、组织文字的能力是统筹能力的具体展现。
（二）关于“机”
机，在现代生产管理中主要指机器设备。在这里，泛指与材料写作有关的一切办公设备，包括电脑、网络、通讯、纸、笔、录音器等。
特别要引起重视的有四点。一是电脑要保证处理文字、表格、图片等资料的办公软件缺一不可，而且必要的版本类型都要一一备齐，防止由于办公软件版本过低在关键时刻打不开一些高版本的文件而误事。二是网络要确保畅通，网速足够快，防止紧急时候QQ、邮箱、飞信等资料传送工具无法正常使用。三是通讯要处于正常状态，备好通讯录，确保及时找到要答疑和咨询的人。对一些重要的数据以及重要文字表述的形式，要借助通讯手段及时与相关人员沟通，做到关键事情立即解决，不留隐患。四是录音器常带身边以备不时之需，借助其记录的实时性和复制性，用于接受领导对材料写作进行临时重要指导时，作为大脑记忆或纸笔记录的有效补充手段。
（三）关于“料”
料，通常指原材料，就是指基层单位（部门）报送的基础材料以及通过多渠道收集到的文字、数据资料。
原材料的核心要求是报送快速，满足需求；文字实在，不能夸饰；数据准确，严禁捏造。为此，需要做好以下工作。
1．及时下发通知，明确材料写作要求，报送时限。要求要足够详细，不能让接受任务的人看到通知云里雾里，对要求不明就里。在报送表格、材料格式等内容上可以用举例的方式给予说明，防止形式五花八门，内容难以统一。对于质量不过关的材料，坚决退回，并要求规定时间内重写重报。
2．内容的质量和数据准确性控制方面，可采取“领导+经办人员联签”的方式，要求报送材料必须由经办人员和相关负责人签字后方可报送，否则不予接收，做到分工明确，责任到人。一旦发现问题，立即向当事人明示，并要求其按要求开展修定工作。
3．收到原材料后，可结合材料写作目的对原材料进行一次粗筛，取精华弃糟粕，为正式写作节省时间。并借助通览基础资料的方式，对自己的写作思路进行再启发和再拓展，集众人智慧，成一家之言。
（四）关于“法”
法，即法则、规矩，就是在材料写作时要遵守哪些规范性的要求，要达到什么样的规范性标准。
1．工作要求：一是突出一个“快”字，收集基础资料的工作宜早不宜迟，形成送审稿的时间能快则快尽量快，让领导有更充裕的时间修改稿子。二是突出一个“细”字，对基础资料的审核要细致，防止错漏。写作过程中要做到字斟句酌，确保文字的妥当甚至完美。三要突出一个“勤”字。为了保证交稿时间要求，要随时做好加班准备，科学制定工作计划，做到全流程工作心中有数的基础上，每一步都按时保质足量完成任务。
2．作品标准：标题不失高度、框架符合逻辑、事例足够鲜活、数据必须真实、文字富有文采，达到“以标题吸引人、以框架打动人、以事例感染人、以数据说服人、以文字征服人”的“五人”标准，就基本上算是一篇好的文字材料。
（五）关于环
环，即环境。文字材料写作工作作为创造性的智力劳动，对环境无疑是有一定要求的，主要从两方面来阐述。
1．内部环境。内部环境是指写作者的内部心理环境。要把文字材料写好，必须要心平气和，不急不躁。遇到问题和思路瓶颈，要冷静应对，通过静心思索，找到合理高效的解决办法。
2．外部环境。外部环境是指工作的外部物理环境。环境安静、卫生干净、陈设整洁、空气清新能够为高效率写作提供良好帮助。当今，不少单位都为写作人员提供专门的写作室，也算是对这一特殊脑力劳动者的尊重和厚待。同时，辅助人员的密切配合，充分的后勤保障，也都是创建良好外部环境的重要内容。
二、综合性文字材料写作的PDCA循环管理
PDCA (Plan-Do-Check-Action的简称)循环，由美国质量管理专家戴明于20世纪50年代在前人构想基础上加以运用宣传而被人熟知，因此又称“戴明环”，对制造业的产品质量管控工作具有重大现实意义。在综合性文字材料写作中，应该怎样运用呢。
1．P——计划（构思）。所谓“胸中若有丘壑，笔下自有乾坤。”高水平的文章，一定离不开最初深思熟虑的计划。构思的方法就是把整个文字材料的写作工作，在脑海中做沙盘推演，找到重点、难点。无数次的推演过后，确定一个合理的方案开始下笔。构思的首要工作是先弄清楚文字材料的用途和受众，搞明白受众的兴趣点，然后根据需求设定主题和写作方向。在此基础上写出来的文字，才能言之有物，词“尽”达意。
2．D——执行（写作）。一是设定提纲。提纲写作要做到“提纲挈领，纲举目张”。从一级标题、到二级标题、三级标题，以及三级标题下的叙述点，都要一步步考虑周全。标题的内容和形式也要做较细致的斟酌，做到上一级标题和内容一定要从逻辑上包揽下一级标题及内容。二是充实材料。按照“先有后全，先全再优”的思路，将收集到的各类资料，按照整体材料各部分要求，进行分拣、装填、整理，以最快速度，形成一篇内容较完整、结构较合理、表述较妥当的文字材料初稿。
3．C——检查（找茬）。对初稿进行认真审读，仔细检查。重点从逻辑结构、文字表述、数据运用三个方面，逐一查找存在的问题。为了防止出现“不识庐山真面目，只缘身在此山中”的问题，稿子可以请其他秘书协助审读，有利于更好查找问题。
4．A——处理（纠错）。对文字进行修改修饰，让表述更富有逻辑性和形式上的美感。对数据进行核对，确保应有尽有无一遗漏，真实准确无一错误。形成文字材料送审稿后，速送相关领导审阅，并按其意见修改完善。
每形成一版稿件，都应按照PDCA循环管理的方式进行一次全面处理，严格按照其“循环闭环”、“比较分析”、“逐渐改进”三大原则，把每一环节都落实到位，为形成高质量稿件奠定基础。需要引起注意的是，到了修订阶段，“P”不再是强调构思，而是重在从整体角度，对过去的写作思路进行梳理，予以完善、提升、升华。“D”“C”“A”则代表着一如既往地执行、找茬、纠错。
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以上网友发言只代表其个人观点，不代表新浪网的观点或立场。秘书资格考试：文字写作应注意的几个问题
来源：中华网考试 更新时间：
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下面结合本人从事文秘工作二十多年来的经历，与大家共同探讨一下文秘人员在写作过程中应注意的几点问题。一、文秘人员成才的两条成功经验应该说，大凡文字水平较高的文秘人员，其成才的机率都是很高的。不用说远的，在我们身边这样的例子就很多很多，象李培刚主席、宋贤忠书记、尹文涛镇长等，无一不是靠写材料写出来的。可以这样说，一个文秘人员文字水平的高低将直接决定他的前途和命运。翻阅这些成功文秘人员的成长史，我们不难发现，他们除了吃苦耐劳外，身上还有两个共同特点：一是这些人的数字感都很敏锐，在构思谋篇前能够真正做到胸中有数；二是这些人的文字功底都很深厚，从内心深处根本就不怵文字写作，在构思谋篇后敢于大胆起笔。二、文秘人员必须培养的五种良好职业习惯第一，要注意积累。积累对于一个文秘人员来讲非常重要，没有积累做基础，其写作水平很难提高。这就要求我们文秘人员平时要多看、多记、多问、多想。所谓多看，就是要求文秘人员平日要广泛涉猎各个知识领域，努力拓宽知识面，不断更新知识结构，有时闲书也有必要读一读；多记，就是要求文秘人员要善于摘记，遇到好句子、好例子、好观点一定不要错过，要一一记录在案，用时随时可取；多问，就是要求文秘人员要经常问个为什么，要带着问题去看书学习，努力在书本中、文章中寻求解决问题的办法；多思，就是要求文秘人员要善于思考，善于动脑，善于归纳总结，善于提炼观点。第二，要勤于调研。调研是文秘人员写作的基础，离开了调研，我们的材料就失去了根基，没有调研做基础的材料，肯定不是一篇好材料。文秘人员必须学会调研，善于调研，要不怕苦，不怕累，经常深入基层搞调研。调研中，要注意倾听群众的呼声，挖掘群众内心深处的东西。下基层搞调研有两种方法：一种是事先确定调研题目，然后下去调研；另一种是先不确定调研题目，下基层后自由地搜集素材，然后根据掌握的信息，进行分类梳理，提炼出规律性的东西，最终形成调查报告。在下乡搞调研时，我们一定要注意避免出现下面三个常见的问题：1、只听不记、只记不问到基层搞调研，我们提倡开门见山，直奔主题，所提的问题要敏锐，要有深度，要贴近主题。对于搜集到的信息一定要做好记录，不能这个耳朵听，那个耳朵冒。2、走不下去、沉不进去调研是我们文秘人员的生命，文秘人员必须养成手勤、脚勤、嘴勤的好习惯，工作作风一定要扎实。作风漂浮，蜻蜓点水，只追求表面和皮毛上的东西，根本就挖掘不出蕴藏在基层的规律性东西，写出来的材料肯定缺乏深度和高度，很难成为精品。3、只调查，不研究调查是搜集素材的过程，研究则是整理素材、提炼观点的过程。只重视调查，而不注重研究，对文秘人员成长来说是一个大忌。再好的素材，如不加以思考、加以提炼，也很难成为精品。第三，要善于琢磨。琢磨实际就是构思谋篇的过程，“路子怎样定、例子怎样用、句子怎样写”都是在这一过程中完成的。这个环节至关重要，任何材料的撰写都必须经过反复推敲、反复琢磨后才能起笔。第四，要注重沟通。文秘人员必须培养起与领导和其他人沟通的本领。从实用角度来看，要多与三种人搞好沟通：1、要多与领导沟通。文秘人员必须学会适应领导，要随时掌握领导的思想动态，清楚领导在想什么，准备干什么，要不断研究领导的语言风格和讲话特点，确保在脑子里和行动上都跟得上领导的节拍。2、要多与材料把关人沟通。为了确保材料能顺利过关，文秘人员必须与材料把关人主动搞好沟通，最好的办法是“投石问路、主动汇报”，要尊重把关人提出的修改建议，尽最大限度地少走弯路。3、要多与当事人沟通。只有多与当事人沟通，才能确保材料的真实性和完整性。第五，要跟踪效果。材料写完后交给领导，并不意味着到此结束。文秘人员要随时关注领导对材料的删改，注意倾听听众的反响，努力掌握根据录音整理材料的本领，认真搞好材料的最终收集归档。[NextPage]三、文秘人员必须努力克服的六种常见写作毛病（一）偏，即主题偏，有的材料内容和主题不对应，整个材料缺乏针对性，主要表现有：不合题、不合会、不合时、不合人等。（二）空，即内容空，有的材料缺例子，没有鲜活的事例来支撑观点；缺数字，没有充足的数据来论证观点；缺个性，通篇材料冗长无味，个性不突出；缺观点，材料东一句，西一句，观点多而乱。文秘人员写材料，一定要养成用事实说话的好习惯，切忌空洞说教。（三）乱，即层次乱。有的材料缺乏科学布局，逻辑混乱，层次不清，各个段落各自为政，小标题不能很好的为主题服务。（四）窄，即思路窄。有的材料思路拓不开，只能就事论事，就理说理，在材料的外延和内涵两个方面都做的有欠缺。（五）平，即立意平。有的材料缺乏新意，平铺直叙，中规中矩，缺乏高度和深度，只可称的上是成品，但绝对不是什么精品。（六）板，即语言板。有的文秘人员文字功底差，在材料中用词造句漏洞百出，语言生涩，缺乏浓厚的乡俗生活气息，提不起听众的兴趣。以上六种常见毛病，一定要引起文秘人员的高度重视。四、文秘人员必须妥善处理的四个方面的关系（一）妥善处理好突出重点与综合平衡的关系文秘人员写材料，一定要兼顾各个层面的协调和平衡，而绝对不能只凭主观臆断。在确保材料重点突出的基础上，要想方设法搞好各个层面的平衡，确保不因材料的撰写，引发一些不必要的麻烦。（二）妥善处理好科学比较和相互监督的关系文秘人员一定要学会用科学比较的方法来撰写材料，要研究对比的科学性，保持对比的前后连贯一致性。参与对比的事例和数字必须相互监督，要保持对比事物之间的内在可比性和平衡性。（三）妥善处理好独立思考与积极借鉴的关系文秘人员一定要养成独立思考的习惯，没有思考，就没有文字水平的提高。在独立思考的同时，我们一定要学会积极借鉴，别人材料中一些好的东西完全可以借鉴使用，但有一点必须牢记，积极借鉴绝对不能替代独立思考，更不要大抄特抄，照搬克隆。（四）妥善处理好领导从严与个人律己的关系作为一名文秘人员，平时一定要严于律己，要不断的提高文字写作水平，不断的改进文风，努力创造出更多的具有实际意义的精品来。同时，要正确对待领导的严格要求，要把领导对自己的高标准和严要求，看作是领导对自己的关心和爱护，要把领导的鞭策转化为自己前进的动力。以上就是我结合自身多年来从事文秘工作的经历，总结出来的一点规律性的东西。受水平所限，里面偏颇之处在所难免，希望大家对于好的东西认真听取，不对的地方坚决摒弃。我衷心地希望，通过今天的授课，对大家今后文字水平的提高能有所裨益！最后，预祝大家学习进步，学有所成！&
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