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办公专区Excel复习备考：Excel办公操作在公式中引用其他工作表
日期:作者：考试资料网阅读次数：83次
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浏览数据内容时让标题始终可见
如果工作表中数据列超过一屏，当我们利用滚动条来浏览数据时，该数据文件的行标题或列标题就无法在下一屏显示，也就是只看到数据，无法知道数据的具体意义，这样是很不明了的。请问有什么办法可以让标题栏始终可见吗？
答：可以通过“冻结窗格”来使标题栏固定不动。首先选择整个标题栏，然后执行“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令，这样标题栏就不会随着翻页无法看到了。2
从工作表中获取样式
希望将别人工作表的样式应用到自己的文件中，请问有什么办法快速实现吗？
答：可以通过以下操作直接从该工作表中获得样式。首先打开源工作簿和目标工作簿，然后在目标工作簿中单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出的对话框中，可以选择需要的样式中包含的具体项目，如对齐方式、字体、边框等等，选择好以后就单击“合并”按钮。
这时在弹出的对话框中，在“合并样式来源”列表框内会包含有刚才打开的工作表名称，直接选择它，最后单击“确定”按钮就完成了样式复制了。3
保护Excel文件
请问在没有其他加密软件时，如何给比较重要的数据文件设置简单的保护呢？
答：系统提供了简单的数据文件加密功能。单击“工具”菜单下的“保护”项中的“保护工作表（簿）”命令，然后在弹出的对话框中输入文件密码。这样别人就无法看到该数据文件了。如果要取消密码，可以执行“保护”项下的“撤销工作表（簿）保护”命令。4
同时打开相关联的所有工作簿
在数据输入或处理时，常常可能要参考其他数据文件中的内容，这样就必须一个一个的打开相关联的工作簿。请问可以让系统在打开当前工作簿文件时就自动打开这些相关联的数据文件吗？
答：可以通过将这些相关联的数据文件和当前工作簿组成一个工作区，只要将该工作区打开，系统就会打开其中的每一个工作簿。具体实现方法如下：首先打开所以的工作簿文件，再执行“文件”菜单中的“保存工作区”命令，输入工作区名称后单击“保存”按钮即可。5
放大显示工作表
在前面我们知道了如何将工具栏按钮放大，可是工作表的数据却没有变大，请问可以放大显示数据区域吗？
答：可以用工具栏上的“显示比例”框来按比例缩放工作表的数据区域。在“显示比例”的下拉列表框中，可以根据需要选择放大的倍数，最大可以放大到400%。也可以直接在“显示比例”框中输入所需的显示比例。而且该缩放操作并不影响打印的效果，不用担心打印时会变大。6
让文件随系统的启动自动打开
每次编辑文件时，都要从“文件”菜单中执行“打开”操作，请问可以让要编辑的文件在系统启动时就自动打开吗？
答：要自动打开某文件，可以有多种方法来实现。首先你可以将要打开的文件保存到Office的安装目录下的“XLStart”文件夹中。这样它就会随系统而自动启动。如果不想更改文件保存的目录，还可以通过系统设置来实现：单击“工具”菜单中的“选项”项，再选择“常规”选项卡。然后在“启动时打开所选项中的全部文件”文本框中输入该文件保存的完整路径。最后单击“确定”按钮完成即可。系统会自动打开该目录下的所有文件。7
更改系统打开和保存的默认路径
不希望将数据文档保存在系统提供的默认路径下，可是每次执行“打开”或“保存”命令时，系统都是自动转到默认的路径下。请问有什么办法更改默认路径吗？
答：这是完全可以的。你可以按上一条（2.4.23）技巧操作，在如图2-35所示的对话框中，在“默认文件位置”后面输入希望的完整保存路径。最后单击“确定”按钮完成即可。该设置同时对“打开”命令起作用。8
更改工作表个数
当我们新建一个工作簿文件时，该工作簿都会自动建立名称为sheet1、sheet2和sheet3三个工作表。请问可以更改工作表数目吗？答：这是完全可以的。先单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“常规”选项卡。找到“新工作簿内的工作表数”项，你可以在其后面的列表框中设置你需要的工作表数目，不过最大只能建立255个，
同时还可以自定义打开的工作表中默认的字体和字号大小等信息，这样可以免去为同样格式的工作表重复多次进行格式设置操作。9
自定义单元格的移动方向
一般在输入数据时，每次按下回车键后，系统都会自动转到该列的下一行，这给按行方向输入数据带来了很大不便，请问可以更改单元格的这种自动移动的方式吗？
答：当然，可以按自己的需要来随意更改这种移动方向。具体实现方法如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再在弹出的对话框中选择“编辑”选项卡。在“按Enter键后移动”项后面的下拉列表框中，有四种方向可以选择，根据实际需要选择就行，最后单击“确定”按钮完成。10
菜单一次性完整展开
为什么每次打开系统的菜单时，总是无法一次性全部显示菜单的命令，总是要单击展开按钮后才能看到全部命令项。有什么办法可以让菜单完整展开吗？
答：可以通过以下设置来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡。单击选择“始终显示整个菜单”复选框。这样系统将自动完整展开整个菜单项了。11
自由设置工具栏中下拉列表的宽度
请问工具栏中的下拉列表的宽度可以改变吗？该如何操作？答：当然，可以通过以下方法来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。然后在工具栏中单击需要更改的下拉列表框，移动指针至列表框的边缘处，当指针变成一个黑色的双箭头时，执行拖动操作就可以增加或缩小列表框宽度。12
让单元格数据变得更醒目
如果工作表的数据太多太密集的话，浏览或查找就显得格外吃力了。请问有什么办法可以加强单元格数据的显示效果吗？
答：的确是这样。在这种情况下可以通过为部分单元格设置阴影让数据变得更醒目。实现方法如下：首先选中需设置阴影间隔效果的单元格，再单击“格式”菜单中的“条件格式”命令。在弹出的对话框中，在“条件1”下拉列表中选择“公式”项，并在右边文本框中输入“=MOD(ROW()，2)=0”。。
再单击“格式”按钮，在弹出的对话框中选择“图案”选项卡，在调色板中选择喜欢的背景色，最后单击“确定”按钮完成。再看看我们的单元格数据，是不是清晰很多了呢？13
插入Word文档
在前面介绍了如何将Word文档内容以图片格式插入单元格中，现在需要将单元格内容以图片形式插入到Word文件中。请问该如何实现？
答：可以通过以下方法来实现：首先选择要转换成图片的单元格，然后按下“Shift”键，再执行“编辑”菜单中得“复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中选择“如屏幕所示”和“图片”功能项。如图2-32所示。
然后再单击“确定”按钮。随后在打开的Word文档中，利用“粘贴”命令直接将图片粘贴到适当位置即可。14
将意外情况造成的数据丢失减少到最低
因意外情况（如断电，死机）而来不及保存操作造成的数据丢失情况是时有发生，请问有什么软件的方式来解决该问题吗？答：首先用软件的方法是无法彻底地解决该问题的。但是我们可以通过设置“自动保存”功能来将这样造成的损失降到最低。具体实现如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“保存”选项卡，选择“保存自动恢复信息”复选框。在后面的时间间隔设置框中，可以将自动保存的时间间隔设置得尽可能的短，来将数据丢失减少到最小。15
自定义工具栏工具按钮或菜单栏的显示图标
系统工具栏中工具按钮以及菜单中的命令项一般都用专门的图标来表示。请问可以自己修改这些图标吗？该如何操作？
答：这些图标一般都是系统默认的，但是还是可以修改的。可以通过以下操作来更改：先单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择工具栏上需要更改的工具图标按钮，用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“更改按钮图像”选项。在弹出的图像选择列表中选择一个满意的图标即可。更改菜单中的图标和上述方法基本相同。
不过这种方法还只能利用系统提供的其他图标来替换现有的图标。我们还可以自己绘制编辑图标，让图标更有特色。要编辑图标，可以选择“编辑按钮图像”命令，这样会弹出一个编辑图标的设置对话框。
在这里可以设置图标对象的位置和为图标重新着色。这样编辑以后可以得到一个感觉完全不同图标。
当然还可以将其他的图像设置为工具按钮的图标。具体实现过程如下：先用第三方图形程序打开（如Photoshop之类的）并编辑好（最好保证图像大小和系统默认的大小 16 x 16 个像素相同，如果图片太大可能会发生扭曲，或者根本无法通过后面粘贴操作）。然后再执行复制操作，将该图像复制到系统剪贴板（图形的格式最好是位图或图片格式）。然后再按前面所述方法操作，最后在弹出的菜单中选择“粘贴按钮图像”选项即可。
如果对图标的更改不满意，可以单击“恢复按钮图像”命令来恢复系统默认图标。16
让工具按钮直接显示文字提示
工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的，有许多都看不懂，请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗？
答：当然，可以执行以下操作来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择“命令”选项卡。然后用鼠标右键单击系统工具栏上希望显示文字提示的工具按钮（或者单击对话框中的“更改所选内容”按钮），在弹出的菜单中根据需要选择“总是只用文字”或者“图像和文本”。这样工具按钮就会显示文字提示了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会是不可用的。17
隐藏工作表中的网格
希望隐藏工作表中网格线，请问有什么快捷的方法吗？
答：可以在工具栏上添加“切换网格”按钮来快速实现。添加该按钮的操作如下：单击“工具”菜单下的“自定义”命令。再单击“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“窗体”项，再在“命令”列表框中找到“切换网格”，将它拖放到工具栏上适当位置。以后单击该按钮就可以隐藏或显示单元格的网格线了。18
依据单元格数据调整列宽
在数据输入过程中，如果数据长度太长，而不想换行，我们一般都是通过拖动操作来调整列宽的，可是遇到下一个超出宽度时，又要来调整。难道就不能让单元格自动适应数据长度吗？
答：其实大可不必一个一个调整列宽来适应数据长度，可以一直输入完所有的数据，最后选择该列，移动鼠标指针到列的右边界处，当指针横向是一个双箭头的黑色十字状时，双击鼠标左键。这样系统就会自动调整列宽以保证该列中数据长度最长的单元格也能完整显示数据。该方法同样适用于行高的自动调整。19
将Excel文档插入IE页面中
希望将Excel数据文档直接在 IE中浏览，该如何操作？
答：系统提供了专门的功能键来完成该操作。只要按下“F12”键，在弹出的“另存为”对话框中选择保存文件类型为Web页（即HTML文件），就可以将当前工作表数据文档加入Web页中来浏览。20
快速设置单元格边框
在系统中一般都是通过菜单命令来实现对单元格边框的设置的，这样做显得很繁琐，请问有什么更快捷的办法吗？
答：在新版的Excel中，系统专门新增加了一个“边框”设置工具条来解决这个问题。可以通过单击“视图”菜单中的“工具栏”选项下的“边框”命令来调出该工具条。
该工具条中有“绘制边框”、“绘图边框网络”、“擦除边框”工具按钮。我们可以通过它来设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等。21
完整显示工具栏按钮
工具栏的按钮一行无法完全显示，请问如何才能完整显示整个工具栏。答：可以单击“工具”按钮中的“自定义”命令，再选择“选项”选项卡，然后单击选择“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框即可。或者也可以直接移动鼠标到工具栏的空白处，然后按住鼠标左键，拖动工具栏到下一行即可。22
自定义数据类型隐藏单元格值
在前面介绍了怎样隐藏单元中的公式，现在想隐藏单元格输入的数据，该如何实现？
答：隐藏单元格的值和隐藏公式基本操作相同。先选中要隐藏数据的单元格，然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项。再在弹出对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”项，接着在“类型”文本框中输入“；；；”（三个分号）。单击“确定”按钮返回即可。23
&巧妙实现依据三个以上关键字对数据排序
系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？
答：虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序，但是我们可以利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键字大于3个以上的排序。具体操作如下：首先打开工作表。单击“数据”菜单中的“排序”项，依次在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字，然后执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止，我们就巧妙的实现了对三个以上关键字的排序操作。24
在工具按钮之间设置分隔线
工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开，请问可以在每一个工具按钮之间设置分隔线吗？该如何操作？
答：要为工具按钮之间设置分隔线是很简单的。先按住“Alt”键，然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮，松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线，只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可。25
使用大图标来显示工具栏按钮
由于特殊原因，希望系统的工具栏按钮变大一点，这样单击起来更方便。请问该如何实现？
答：可以利用系统提供的辅助设置功能来实现。具体操作如下：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡，单击选择“大图标”复选框。
最后单击“关闭”完成即可。不过需要注意的是，这项设置对其他的Office程序都会起作用。也就说Word、Access等系统的工具栏都会被变大。26
快速切换工作簿
如果在Excel中打开多个工作簿文件后，要切换到另一个工作簿就必须先最小化当前工作簿。显然这样是很麻烦的。请问有什么办法来更好的解决呢？答：其实要解决这个问题，只要让每一个工作簿都在系统的任务栏显示就行了。具体实现如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的菜单中选择“视图”选项卡，然后单击选择“任务栏中的窗口”前的复选框。最后单击“确定”按钮即可完成27
给单元格重新命名
在函数或公式中引用单元格时，一般都用字母加数字的方式来表示单元格，如“A1”表示第一行第一个单元格。请问可以用其他方式来替单元格命名吗？
答：用数字和字母的组合来命名单元格只是系统默认的一种方式而已，还可以用以下方法来为单元格命名。首先选择要命名的单元格，然后在工作表左上角的“名称”框中输入希望的新名字，如可以输入“一号”，然后按下“Enter”键结束。这样下次就可以用这个名称来引用该单元格了。28
多窗口方式浏览工作表
在实际应用中，常常为在一个大工作表文档中比较两个单元格数据而烦恼，因为要频繁地在各个单元格位置之间进行切换。如果能够对同一个工作表文档多开几个窗口就好了。请问可以实现吗？
答：这是完全可以的。按以下操作即可实现：移动鼠标到工作表窗口右边的滚动条上的黑三角形按钮上方的小横杠上，当鼠标变成一个中间为一个“＝”符号，纵向为两个小箭头时，双击鼠标左键，这时当前窗口就会被横向的分隔成两个独立的部分。这两个窗口显示的都是同一个工作表，这样就可以在两个窗口中分别进行操作了，再也不要在一个窗口中来回地查找不同的单元格了。其实开始那个小横杠就是我们的文件横向分隔按钮。当然有横向分隔自然就有纵向分隔了。在水平滚动条最右边也有一个同样的分隔条，执行用鼠标左键双击后，就可以将窗口纵向分成两个独立的部分。如果在横向分隔的基础上再执行纵向分隔就可以将当前窗口分成四个独立的部分了。如果要取消分隔只要再用鼠标左键双击分隔条即可重新恢复单窗口模式。29
自定义自动排序类型
系统能够自动为其自带的数据类型（如星期、季度等）进行排序。请问如何让自己定义的数据类型实现自动排序？答：要让系统自动排序我们自己定义的数据类型，可以将该类型添加到系统中。操作方法如下：先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”选项卡，在“自定义序列”列表框中选择“新序列”项，再在“输入序列”列表框中按顺序依次输入新序列。如我们可以为设置一个奖项的序列：特等奖、一等奖、二等奖、三等奖、鼓励奖。每输入完一项后，按回车键转到下一行再输入第二项。30
快速为工作表重命名
如果要更改工作表的名字，一般都是利用“重命名”命令来完成的。请问还有其他快速的方法吗？
答：其实只要用鼠标左键双击工作表标签名称，然后就可以直接输入新的名称了。31
&将工作表型图表转换成对象型图表
前面介绍的利用组合键可以创建图表，但是它是一个工作表形式的。请问可以将其以对象的形式插入到其他工作表吗？
答：要实现图表文件转换成对象，可以执行下面的操作：首先打开该图表文件，单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“位置”命令。接着会弹出一个设置对话框，在其中选择“作为其中的对象插入”单选按钮，再在下拉选择列表框中选择要插入到的数据工作表名称，如图2-25所示。
最后单击“确定”按钮即可。同时利用该命令也可以将对象型图表转换为工作表型图表。32
创建个性化的三维立体图表
利用系统默认的方法创建的三维立体图表往往达不到希望的效果，请问该如何对它进行个性化的设置？
答：对三维立体图表进行设置主要有两种方法。一种就是直接利用设置命令来实现。首先选择三维立体图表，然后执行“图表”菜单中的“设置三维视图格式”命令，接着会弹出一个设置对话框，如图2-24所示。
其中，左上角的两个按钮用来调节“上下仰角”，下边的两个按钮是用来调节“左右转角”的，右边的两个按钮可以用来调节“透视系数”（通过取消“直角坐标轴”得到）。或者也可以在各个输入框中直接输入相应的数值来精确调节。
如果觉得这样设置过于麻烦，也可以直接在图表中选择相应部分来执行拖动调整。具体实现如下：选择图表实体，移动鼠标到图表“角点”（就是那些黑色的正方形小点）上，当鼠标指针变成一个小十字形状时，按下左键并拖动鼠标就可以旋转图表了。如果按住“Ctrl”键再执行拖动，就可以观察到整图表的移动形状，调整合适后松开鼠标即可。
更快捷的绘图方法
系统提供的绘图工具实在不好用，每次选择一个绘图按钮后，只能画一次，就算接着马上画同样的图型也要重新选择一次该工具。请问有什么办法让绘图更快捷吗？
答：其实系统提供的绘图操作是很方便的，如果要利用同一个工具按钮来绘制多幅图，只要用鼠标左键双击一下该按钮即可，这样就可以反复绘制了。如果要取消，只要再单击一次该按钮即可。34
直接为图表增加新的数据系列
如果不重新创建图表，要为该图表添加新的单元格数据系列，请问该如何实现？
答：其实要实现上述要求还是有很多办法的。可以利用“图表”菜单中的“添加数据”命令来直接添加。不过除了这种方法外，还可以试试用下面的方法来实现：首先选择该图表，然后单击“图表”菜单中的“数据源”命令。再选择“系列”选项卡，单击“添加”按钮，接着将光标定位在“值”文本框中，最后单击要添加新数据系列的单元格。该单元格的信息就会添加在“值”文本框中了。最后单击“确定”按钮完成即可。
其实有一种更简单的方法，那就是利用“选择性粘贴”来实现。先选择要增加为新数据系列的单元格，然后将单元格中数据“复制”到剪贴板上。再选择该图表，执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中选择“新建系列”单选按钮，同时设置好数据轴。35
在Excel绘制斜线表头的方法
需要为工作表绘制一个斜线表头的数据表，请问该如何实现？
答：Excel系统没有提供直接绘制斜线表头的功能命令按钮。但是我们知道，在Word中绘制斜线表头是很容易的事情，我们可以利用它，在Excel中绘制斜线表头。具体实现方法如下：首先在Word中根据需要绘制好表头，然后单击表头部分，当该斜线表头四周出现几个小圆圈形状的表结构控制点时，再执行“复制”操作，将其复制到系统剪贴板中。接下来转到Excel工作表中，选用表头单元格，再执行“粘贴”操作，将其插入单元格中。然后将鼠标移动至该表结构的右下角的控制点上，当鼠标指针变成一个斜方向的双箭头时，按下鼠标左键再拖动，调节表结构使控制点刚好和单元格的各边重合，调整好后，就可以通过改变单元格大小来随意改变表头了。这样斜线表头也就完成了。36
在图表中增加数据表
为单元格数据建立图表，虽然可以非常直观地了解数据之间的相对关系和变化，但是相对我们平时常用的数据表格来说，对单个数据的描述不是很清楚。请问可以同时为单元格数据创建数据表格吗？
答：这是完全可以的，只要稍做设置就可以实现。先选定整个图表，并单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中单击“图表选项”命令，在弹出的对话框中选择“数据表”选项卡。选择“显示数据表”复选框，最后单击“确定”按钮完成，如图2-22所示。这样就可以在原来的图表中增加一个数据表。
为图表之间建立关联
由于实际需要，希望将工作表中的多个图表建立一种连线，用以表示它们之间的关系。请问有什么办法可以实现吗？
答：可以通过以下操作来实现：先执行“绘图”工具栏（如果该工具栏没有，请从“视图”菜单中的“工具栏”选择添加）上的“自选图形”工具按钮，在其下一级菜单中选择“连接符”命令，再在弹出下一级菜单中单击选择一种连接符类型。接着再移动鼠标至要建立连接的图表区，这时鼠标指针就会变成了一个中间为正方形并带有四条放射线的形状。移动鼠标到任意一个图表边界上，再单击即建立了起始连接点。再移动鼠标至另一图表，单击该图表中的任意一个小点。这样就为两个图表建立了连接。要建立其他连接，请重复以上操作。38
让图表也能绘制隐藏单元格中的数据
在为工作表单元格数据绘制图表时发现，如果单元格中的数据被隐藏起来，则无法在图表中表示。请问有什么办法让图表也能绘制隐藏的单元格数据？
答：图表无法绘制隐藏单元格数据的原因是系统默认“只绘制可见单元格数据”。只要改变该默认设置即可。先单击选择该图表，然后单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“图表”选项卡，取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框。如图2-21所示。
图2-21& 隐藏单元格中的数据
最后单击“确定”按钮完成。39
为图表设立次坐标轴
由于数据之间的差值太大，有时在建立好的图表中几乎无法看清楚数据太小的项目。请问可以用什么办法让各个项目都清晰可见，而且又不会影响图表的结构吗?
答：这主要是由于坐标轴设置引起的问题，可以通过为图表建立次坐标轴的方法来解决。首先在原图表中选择该数据系列，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“数据系列格式”命令，再选择“坐标轴”选项卡，选择“次坐标轴”单选按钮即可，如图2-20。
图2-20& 设置次坐标轴
这时会发现在图表的右边多了一个新的坐标轴，该数据系列会以该坐标轴的比例来显示。为了以示区别，该系列数据会比其他数据系列粗一些。为图表添加文字说明
为了更好地让别人理解所建立的图表，需要对图表进行一些必要的说明。请问该如何在图表中添加文字说明？
答：可以按以下方法来实现：首先选中该图表，然后在“编辑栏”直接输入需要添加的文字说明，完成后按下“Enter”键即可。此时在图表中会自动生成一个文本框来显示刚才输入的文字。同时还可以通过拖动操作来改变其在图表中的位置，并且可以自由地调整文本框的大小。40
准确选择图表中元素的技巧
图表中的元素是很多的，而且它们的位置常常连接紧密，元素的覆盖范围又小，所以用鼠标直接单击选取实在不容易选中。请问有什么更好的办法吗？
答：鼠标对选择图表元素实在有点不太方便，但是如果用键盘来操作就会又快又准。具体操作如下：首先利用鼠标左键双击该图表，使其处于编辑状态，然后利用上、下方向键来选择不同的元素组，利用左、右方向键在相同组的元素中选择。利用组合键直接在工作表中插入图表
请问有比用菜单命令更快捷的方式来插入图表吗？
答：当然有，可以利用组合键。先选择好要创建图表的单元格，然后按下“F11”键或按下“Alt＋F1”组合键，都可以快速建立一个图表。这种方式创建的图表会保存为一个以“chart＋数字”形式命名的工作表文件，可以在编辑区的左下角找到并打开它。
除了利用组合键外，还可以利用快捷按钮来实现。系统提供的该功能的快捷按钮不是默认的显示按钮，需要自行添加。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后选择“命令”选项卡，在“类别”列表中选择“制作图表”项，再在“命令”列表中找到“默认图表”项，将其拖动到工具栏的适当位置。以后只要单击该按钮就可以完成图表的创建了。该方法创建的图表和用菜单命令创建的一样，直接插入到当前工作表中。41
将单元格中的文本链接到图表文本框
希望系统在图标文本框中显示某个单元格中的内容，同时还要保证它们的修改保持同步，这样可以实现吗？
答：这个是完全可以实现的，只要将该单元格与图表文本框建立链接关系就行。具体操作如下：首先单击选中该图表，然后在系统的编辑栏中输入一个“＝”符号。再单击选中需要链接的单元格，最后按下“Enter”键即可完成。此时在图表中会自动生成一个文本框，内容就是刚才选中的单元格中的内容。如果下次要修改该单元格的内容时，图表中文本框的内容也会相应地被修改。重新设置系统默认的图表
当用组合键创建图表时，系统总是给出一个相同类型的图表。请问可以重新设置系统默认给出的图表类型吗？
答：要修改系统的这种默认图表的类型，可以执行以下操作：首先选择一个创建好的图表，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”选项，再在弹出的对话框中选择一种希望的图表类型，当然也可以选择自己设置定义的类型，然后单击“设置为默认图表”按钮完成即可，如图2-19所示。
图2-19& 设置系统默认的图表42
开启函数输入时的参数提示
平时在手动输入函数时，在输入过程中屏幕会显示一个提示条，可不知为什么现在没有了。请问该如何开启这种提示功能？
答：要开启函数的参数提示功能可以执行以下操作：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“常规”选项卡，然后选择“函数工具提示”复选框即可。矩阵型数据区域求和的快速实现
在一个比较大的工作表中，需要对输入的数据进行横向和纵向的求和，请问有什么快捷的方法吗？
答：对于这种矩阵形状的数据进行行和列的求和，可以使用如下快捷的方法：如要对数据矩阵进行横向求和，首先用鼠标拖动操作选择整个数据矩阵，同时还要多选择一空白列。然后单击工具栏上的“∑”按钮。这样会发现多选择的那一个空白列中已经自动填入了对应行求和得到的结果了。同样，如果要按列方向求和，则只要多选择一行；如果要同时对行和列进行求和，就多选择一行和一列，最后单击“∑”按钮即可。不过用这种方法来求和时，必须保证所有的单元格都是直接输入的数据，不能是通过函数式计算得到的数据。否则在该单元格前的所有单元格数据都不会参与求和。43
快速找到所需要的函数
函数应用是Excel中经常要使用的。可是如果对系统提供的函数不是很熟悉，请问有什么办法可以快速找到需要的函数吗？
答：对于没学习过计算机编程的人来说，系统提供的函数的确是一个比较头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数：假如需要利用函数对工作表数据进行排序操作，可以先单击工具栏的“插入函数”按钮，在弹出的对话框的“搜索函数”项下面直接输入所要的函数功能，如直接输入“排序”两个字。然后单击“转到”按钮，在下面的“选择函数”对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数，在对话框最下面就会显示该函数的具体功能，如图2-17所示：
图2-17& “插入函数”对话框
如果觉得还不够详细，还可以单击“有关该函数的帮助”链接来查看更详细的描述。这样就再也不会为不懂函数而头痛了。
2.2.8& 利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计
对工作表中数据进行统计是经常需要的。一般情况我们都是使用菜单命令或函数来进行数据的统计的。可是如果要统计的工作表中记录很多，而且需要统计的项目也很多时，使用这种方法就显得力不从心了。请问还有什么更好的方法来实现吗？
答：对于一些大型的工作表文件，而且统计数据的条件比较复制的情况下，可以使用数据透视表来进行统计，这种方法不但功能强大，而且操作起来比用函数、公式简单多了。下面就来统计一个包含“操行评定”、“性别”、“姓名”等字段名称的数据文件中，操行评定各个级别中男生与女生的人数。具体操作如下：首先打开工作表，选择整个工作表数据，然后单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项。接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行操作。在弹出的步骤一设置对话框中的“请指定待分析数据的数据源类型”中选择“Microsoft Excel数据列表或数据库”项。在“所需创建的报表类型”中选择“数据透视表”项，然后单击“下一步”按钮。接着会弹出第二个对话框，直接单击“下一步”按钮。在弹出第三个对话框中，在“数据透视表显示位置”选择第一项“新建工作表”，最后单击“完成”按钮。然后从右边的“数据透视表字段列表”中将“性别”字段拖至“请将行字段拖至此处”；将“操行评定”字段拖至“请将列字段拖至此处”；将“姓名”字段拖至“请将数据项拖至此处”。这样系统将自动统计出所有操行评定级别的男生和女生的数量，如图2-18所示。
图2-18& 数据统计
这样统计出的结果将作为一个新的工作表保存在当前文件中，方便随时查阅。44
函数中快速引用单元格
在函数使用时，常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据。如果要引用的单元格太多、太散的话，那么逐个输入就会很麻烦。请问有什么简捷的方法吗？
答：遇到这种情况时，可以试试下面的方法，利用鼠标直接选取引用的单元格。具体操作如下：以SUM函数为例。我们在公式编辑栏中直接输入“＝SUM()”，然后再将光标定位至小括号内。接着按住“Ctrl”键，在工作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格。这时会发现，所有被选择的单元格都自动的填入了函数中，并用“，”自动分隔开。输入完成后按“Enter”键结束即可。组合键隐藏单元格中的公式
如果要隐藏单元格中的公式，除了用系统命令外，还有什么更快捷的方法吗？
答：可以使用以下组合键来隐藏公式。选择要隐藏公式的单元格，然后按下“Ctrl+`”（数字“1”键左边的那个按键）组合键即可。如果要再次显示隐藏的公式，只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示。45
利用单步执行检查公式错误
Excel中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复制的嵌套函数时，一旦出现错误，要找到错误原因是比较困难的。请问有什么好的方法来查找公式函数中的错误吗？
答：可以利用“公式求值”功能来一步一步执行函数，这是一个准确找出错误的好办法。由于“公式求值”不是系统默认的按钮，所以需要先将其添加到工具栏。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中的选择“命令”选项卡。再在“类别”列表中选择“工具”项，在“命令”列表中选择“公式求值”项，最后将其拖到工具栏上。接下来选择包含函数的单元格，然后单击“公式求值”按钮。在弹出的对话框中，会用下划线表示公式中的执行步骤，如图2-16所示。
图2-16& 公式求值
通过“求值”按钮，可以一步步地执行公式，同时观察下划线表达式的运算结果是否正确，从而找出公式的错误之处。快捷输入函数参数
系统提供的函数一般都有好多不同的参数，请问如何在输入函数时能快速地查阅该函数的各个参数功能呢？
答：可以利用组合键来实现：先在编辑栏中输入函数，完成后按下“Ctrl+A”组合键，系统就会自动弹出该函数的参数输入选择框，可以直接利用鼠标单击来选择各个参数。46
单元格数据
公式中一般可以用单元格符号来引用单元格的内容，但是都是在同一个工作表中操作的。如果要在当前工作表公式中引用别的工作表中的单元格，那该如何实现呢？
答：要引用其他工作表的单元格可以使用以下方法格式来表示：工作表名称+“!”+单元格名称。如要将Sheet1工作表中的A1单元格的数据和Sheet2工作表中的B1单元格的数据相加，可以表示为：“Sheet1!A1+Sheet2!B1”。& 同时对多个单元格执行相同运算
请问有什么好的方法来实现一步完成对多个单元格数据执行同样的运算吗？
答：可以执行如下操作：假设要对多个单元格执行全部加“1”的相同操作。首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数“1”，再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要进行运算的单元格，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮，如图2-15所示。
图2-15& “选择性粘贴”对话框
最后单击“确定”按钮完成。
1Excel办公操作在公式中引用其他工作表46
浏览数据内容时让标题始终可见
如果工作表中数据列超过一屏，当我们利用滚动条来浏览数据时，该数据文件的行标题或列标题就无法在下一屏显示，也就是只看到数据，无法知道数据的具体意义，这样是很不明了的。请问有什么办法可以让标题栏始终可见吗？
答：可以通过“冻结窗格”来使标题栏固定不动。首先选择整个标题栏，然后执行“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令，这样标题栏就不会随着翻页无法看到了。2Excel办公操作在公式中引用其他工作表45
从工作表中获取样式
希望将别人工作表的样式应用到自己的文件中，请问有什么办法快速实现吗？
答：可以通过以下操作直接从该工作表中获得样式。首先打开源工作簿和目标工作簿，然后在目标工作簿中单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出的对话框中，可以选择需要的样式中包含的具体项目，如对齐方式、字体、边框等等，选择好以后就单击“合并”按钮。
这时在弹出的对话框中，在“合并样式来源”列表框内会包含有刚才打开的工作表名称，直接选择它，最后单击“确定”按钮就完成了样式复制了。3Excel办公操作在公式中引用其他工作表44
保护Excel文件
请问在没有其他加密软件时，如何给比较重要的数据文件设置简单的保护呢？
答：系统提供了简单的数据文件加密功能。单击“工具”菜单下的“保护”项中的“保护工作表（簿）”命令，然后在弹出的对话框中输入文件密码。这样别人就无法看到该数据文件了。如果要取消密码，可以执行“保护”项下的“撤销工作表（簿）保护”命令。4Excel办公操作在公式中引用其他工作表43
同时打开相关联的所有工作簿
在数据输入或处理时，常常可能要参考其他数据文件中的内容，这样就必须一个一个的打开相关联的工作簿。请问可以让系统在打开当前工作簿文件时就自动打开这些相关联的数据文件吗？
答：可以通过将这些相关联的数据文件和当前工作簿组成一个工作区，只要将该工作区打开，系统就会打开其中的每一个工作簿。具体实现方法如下：首先打开所以的工作簿文件，再执行“文件”菜单中的“保存工作区”命令，输入工作区名称后单击“保存”按钮即可。5Excel办公操作在公式中引用其他工作表42
放大显示工作表
在前面我们知道了如何将工具栏按钮放大，可是工作表的数据却没有变大，请问可以放大显示数据区域吗？
答：可以用工具栏上的“显示比例”框来按比例缩放工作表的数据区域。在“显示比例”的下拉列表框中，可以根据需要选择放大的倍数，最大可以放大到400%。也可以直接在“显示比例”框中输入所需的显示比例。而且该缩放操作并不影响打印的效果，不用担心打印时会变大。6Excel办公操作在公式中引用其他工作表41
让文件随系统的启动自动打开
每次编辑文件时，都要从“文件”菜单中执行“打开”操作，请问可以让要编辑的文件在系统启动时就自动打开吗？
答：要自动打开某文件，可以有多种方法来实现。首先你可以将要打开的文件保存到Office的安装目录下的“XLStart”文件夹中。这样它就会随系统而自动启动。如果不想更改文件保存的目录，还可以通过系统设置来实现：单击“工具”菜单中的“选项”项，再选择“常规”选项卡。然后在“启动时打开所选项中的全部文件”文本框中输入该文件保存的完整路径。最后单击“确定”按钮完成即可。系统会自动打开该目录下的所有文件。7Excel办公操作在公式中引用其他工作表40
更改系统打开和保存的默认路径
不希望将数据文档保存在系统提供的默认路径下，可是每次执行“打开”或“保存”命令时，系统都是自动转到默认的路径下。请问有什么办法更改默认路径吗？
答：这是完全可以的。你可以按上一条（2.4.23）技巧操作，在如图2-35所示的对话框中，在“默认文件位置”后面输入希望的完整保存路径。最后单击“确定”按钮完成即可。该设置同时对“打开”命令起作用。8Excel办公操作在公式中引用其他工作表39
更改工作表个数
当我们新建一个工作簿文件时，该工作簿都会自动建立名称为sheet1、sheet2和sheet3三个工作表。请问可以更改工作表数目吗？答：这是完全可以的。先单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“常规”选项卡。找到“新工作簿内的工作表数”项，你可以在其后面的列表框中设置你需要的工作表数目，不过最大只能建立255个，
同时还可以自定义打开的工作表中默认的字体和字号大小等信息，这样可以免去为同样格式的工作表重复多次进行格式设置操作。9Excel办公操作在公式中引用其他工作表38
自定义单元格的移动方向
一般在输入数据时，每次按下回车键后，系统都会自动转到该列的下一行，这给按行方向输入数据带来了很大不便，请问可以更改单元格的这种自动移动的方式吗？
答：当然，可以按自己的需要来随意更改这种移动方向。具体实现方法如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再在弹出的对话框中选择“编辑”选项卡。在“按Enter键后移动”项后面的下拉列表框中，有四种方向可以选择，根据实际需要选择就行，最后单击“确定”按钮完成。10Excel办公操作在公式中引用其他工作表37
菜单一次性完整展开
为什么每次打开系统的菜单时，总是无法一次性全部显示菜单的命令，总是要单击展开按钮后才能看到全部命令项。有什么办法可以让菜单完整展开吗？
答：可以通过以下设置来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡。单击选择“始终显示整个菜单”复选框。这样系统将自动完整展开整个菜单项了。11Excel办公操作在公式中引用其他工作表36
自由设置工具栏中下拉列表的宽度
请问工具栏中的下拉列表的宽度可以改变吗？该如何操作？答：当然，可以通过以下方法来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。然后在工具栏中单击需要更改的下拉列表框，移动指针至列表框的边缘处，当指针变成一个黑色的双箭头时，执行拖动操作就可以增加或缩小列表框宽度。12Excel办公操作在公式中引用其他工作表35
让单元格数据变得更醒目
如果工作表的数据太多太密集的话，浏览或查找就显得格外吃力了。请问有什么办法可以加强单元格数据的显示效果吗？
答：的确是这样。在这种情况下可以通过为部分单元格设置阴影让数据变得更醒目。实现方法如下：首先选中需设置阴影间隔效果的单元格，再单击“格式”菜单中的“条件格式”命令。在弹出的对话框中，在“条件1”下拉列表中选择“公式”项，并在右边文本框中输入“=MOD(ROW()，2)=0”。。
再单击“格式”按钮，在弹出的对话框中选择“图案”选项卡，在调色板中选择喜欢的背景色，最后单击“确定”按钮完成。再看看我们的单元格数据，是不是清晰很多了呢？13Excel办公操作在公式中引用其他工作表34
插入Word文档
在前面介绍了如何将Word文档内容以图片格式插入单元格中，现在需要将单元格内容以图片形式插入到Word文件中。请问该如何实现？
答：可以通过以下方法来实现：首先选择要转换成图片的单元格，然后按下“Shift”键，再执行“编辑”菜单中得“复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中选择“如屏幕所示”和“图片”功能项。如图2-32所示。
然后再单击“确定”按钮。随后在打开的Word文档中，利用“粘贴”命令直接将图片粘贴到适当位置即可。14Excel办公操作在公式中引用其他工作表33
将意外情况造成的数据丢失减少到最低
因意外情况（如断电，死机）而来不及保存操作造成的数据丢失情况是时有发生，请问有什么软件的方式来解决该问题吗？答：首先用软件的方法是无法彻底地解决该问题的。但是我们可以通过设置“自动保存”功能来将这样造成的损失降到最低。具体实现如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“保存”选项卡，选择“保存自动恢复信息”复选框。在后面的时间间隔设置框中，可以将自动保存的时间间隔设置得尽可能的短，来将数据丢失减少到最小。15Excel办公操作在公式中引用其他工作表32
自定义工具栏工具按钮或菜单栏的显示图标
系统工具栏中工具按钮以及菜单中的命令项一般都用专门的图标来表示。请问可以自己修改这些图标吗？该如何操作？
答：这些图标一般都是系统默认的，但是还是可以修改的。可以通过以下操作来更改：先单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择工具栏上需要更改的工具图标按钮，用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“更改按钮图像”选项。在弹出的图像选择列表中选择一个满意的图标即可。更改菜单中的图标和上述方法基本相同。
不过这种方法还只能利用系统提供的其他图标来替换现有的图标。我们还可以自己绘制编辑图标，让图标更有特色。要编辑图标，可以选择“编辑按钮图像”命令，这样会弹出一个编辑图标的设置对话框。
在这里可以设置图标对象的位置和为图标重新着色。这样编辑以后可以得到一个感觉完全不同图标。
当然还可以将其他的图像设置为工具按钮的图标。具体实现过程如下：先用第三方图形程序打开（如Photoshop之类的）并编辑好（最好保证图像大小和系统默认的大小 16 x 16 个像素相同，如果图片太大可能会发生扭曲，或者根本无法通过后面粘贴操作）。然后再执行复制操作，将该图像复制到系统剪贴板（图形的格式最好是位图或图片格式）。然后再按前面所述方法操作，最后在弹出的菜单中选择“粘贴按钮图像”选项即可。
如果对图标的更改不满意，可以单击“恢复按钮图像”命令来恢复系统默认图标。16Excel办公操作在公式中引用其他工作表27
让工具按钮直接显示文字提示
工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的，有许多都看不懂，请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗？
答：当然，可以执行以下操作来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，再选择“命令”选项卡。然后用鼠标右键单击系统工具栏上希望显示文字提示的工具按钮（或者单击对话框中的“更改所选内容”按钮），在弹出的菜单中根据需要选择“总是只用文字”或者“图像和文本”。这样工具按钮就会显示文字提示了。不过并不是每个工具按钮都有文字提示的。所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会是不可用的。17Excel办公操作在公式中引用其他工作表28
隐藏工作表中的网格
希望隐藏工作表中网格线，请问有什么快捷的方法吗？
答：可以在工具栏上添加“切换网格”按钮来快速实现。添加该按钮的操作如下：单击“工具”菜单下的“自定义”命令。再单击“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“窗体”项，再在“命令”列表框中找到“切换网格”，将它拖放到工具栏上适当位置。以后单击该按钮就可以隐藏或显示单元格的网格线了。18Excel办公操作在公式中引用其他工作表29
依据单元格数据调整列宽
在数据输入过程中，如果数据长度太长，而不想换行，我们一般都是通过拖动操作来调整列宽的，可是遇到下一个超出宽度时，又要来调整。难道就不能让单元格自动适应数据长度吗？
答：其实大可不必一个一个调整列宽来适应数据长度，可以一直输入完所有的数据，最后选择该列，移动鼠标指针到列的右边界处，当指针横向是一个双箭头的黑色十字状时，双击鼠标左键。这样系统就会自动调整列宽以保证该列中数据长度最长的单元格也能完整显示数据。该方法同样适用于行高的自动调整。19Excel办公操作在公式中引用其他工作表30
将Excel文档插入IE页面中
希望将Excel数据文档直接在 IE中浏览，该如何操作？
答：系统提供了专门的功能键来完成该操作。只要按下“F12”键，在弹出的“另存为”对话框中选择保存文件类型为Web页（即HTML文件），就可以将当前工作表数据文档加入Web页中来浏览。20Excel办公操作在公式中引用其他工作表31
快速设置单元格边框
在系统中一般都是通过菜单命令来实现对单元格边框的设置的，这样做显得很繁琐，请问有什么更快捷的办法吗？
答：在新版的Excel中，系统专门新增加了一个“边框”设置工具条来解决这个问题。可以通过单击“视图”菜单中的“工具栏”选项下的“边框”命令来调出该工具条。
该工具条中有“绘制边框”、“绘图边框网络”、“擦除边框”工具按钮。我们可以通过它来设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等。21Excel办公操作在公式中引用其他工作表26
完整显示工具栏按钮
工具栏的按钮一行无法完全显示，请问如何才能完整显示整个工具栏。答：可以单击“工具”按钮中的“自定义”命令，再选择“选项”选项卡，然后单击选择“分两排显示‘常用’工具栏和‘格式’工具栏”复选框即可。或者也可以直接移动鼠标到工具栏的空白处，然后按住鼠标左键，拖动工具栏到下一行即可。22Excel办公操作在公式中引用其他工作表25
自定义数据类型隐藏单元格值
在前面介绍了怎样隐藏单元中的公式，现在想隐藏单元格输入的数据，该如何实现？
答：隐藏单元格的值和隐藏公式基本操作相同。先选中要隐藏数据的单元格，然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项。再在弹出对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”项，接着在“类型”文本框中输入“；；；”（三个分号）。单击“确定”按钮返回即可。23Excel办公操作在公式中引用其他工作表24
&巧妙实现依据三个以上关键字对数据排序
系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行。如果需要依据三个以上的条件来排序，该如何实现？
答：虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序，但是我们可以利用设置排序关键字的优先级，通过多次排序来实现关键字大于3个以上的排序。具体操作如下：首先打开工作表。单击“数据”菜单中的“排序”项，依次在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中选择优先级最低的几个排序关键字，然后执行排序操作。接下来再依次选择优先级较高的几个关键字，进行2次排序。这样直到最高优先级的关键字排序完成为止，我们就巧妙的实现了对三个以上关键字的排序操作。24Excel办公操作在公式中引用其他工作表23
在工具按钮之间设置分隔线
工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开，请问可以在每一个工具按钮之间设置分隔线吗？该如何操作？
答：要为工具按钮之间设置分隔线是很简单的。先按住“Alt”键，然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮，松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了。如果要取消分隔线，只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可。25Excel办公操作在公式中引用其他工作表22
使用大图标来显示工具栏按钮
由于特殊原因，希望系统的工具栏按钮变大一点，这样单击起来更方便。请问该如何实现？
答：可以利用系统提供的辅助设置功能来实现。具体操作如下：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡，单击选择“大图标”复选框。
最后单击“关闭”完成即可。不过需要注意的是，这项设置对其他的Office程序都会起作用。也就说Word、Access等系统的工具栏都会被变大。26Excel办公操作在公式中引用其他工作表21
快速切换工作簿
如果在Excel中打开多个工作簿文件后，要切换到另一个工作簿就必须先最小化当前工作簿。显然这样是很麻烦的。请问有什么办法来更好的解决呢？答：其实要解决这个问题，只要让每一个工作簿都在系统的任务栏显示就行了。具体实现如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的菜单中选择“视图”选项卡，然后单击选择“任务栏中的窗口”前的复选框。最后单击“确定”按钮即可完成27Excel办公操作在公式中引用其他工作表20
给单元格重新命名
在函数或公式中引用单元格时，一般都用字母加数字的方式来表示单元格，如“A1”表示第一行第一个单元格。请问可以用其他方式来替单元格命名吗？
答：用数字和字母的组合来命名单元格只是系统默认的一种方式而已，还可以用以下方法来为单元格命名。首先选择要命名的单元格，然后在工作表左上角的“名称”框中输入希望的新名字，如可以输入“一号”，然后按下“Enter”键结束。这样下次就可以用这个名称来引用该单元格了。28Excel办公操作在公式中引用其他工作表19
多窗口方式浏览工作表
在实际应用中，常常为在一个大工作表文档中比较两个单元格数据而烦恼，因为要频繁地在各个单元格位置之间进行切换。如果能够对同一个工作表文档多开几个窗口就好了。请问可以实现吗？
答：这是完全可以的。按以下操作即可实现：移动鼠标到工作表窗口右边的滚动条上的黑三角形按钮上方的小横杠上，当鼠标变成一个中间为一个“＝”符号，纵向为两个小箭头时，双击鼠标左键，这时当前窗口就会被横向的分隔成两个独立的部分。这两个窗口显示的都是同一个工作表，这样就可以在两个窗口中分别进行操作了，再也不要在一个窗口中来回地查找不同的单元格了。其实开始那个小横杠就是我们的文件横向分隔按钮。当然有横向分隔自然就有纵向分隔了。在水平滚动条最右边也有一个同样的分隔条，执行用鼠标左键双击后，就可以将窗口纵向分成两个独立的部分。如果在横向分隔的基础上再执行纵向分隔就可以将当前窗口分成四个独立的部分了。如果要取消分隔只要再用鼠标左键双击分隔条即可重新恢复单窗口模式。29Excel办公操作在公式中引用其他工作表18
自定义自动排序类型
系统能够自动为其自带的数据类型（如星期、季度等）进行排序。请问如何让自己定义的数据类型实现自动排序？答：要让系统自动排序我们自己定义的数据类型，可以将该类型添加到系统中。操作方法如下：先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”选项卡，在“自定义序列”列表框中选择“新序列”项，再在“输入序列”列表框中按顺序依次输入新序列。如我们可以为设置一个奖项的序列：特等奖、一等奖、二等奖、三等奖、鼓励奖。每输入完一项后，按回车键转到下一行再输入第二项。30Excel办公操作在公式中引用其他工作表17
快速为工作表重命名
如果要更改工作表的名字，一般都是利用“重命名”命令来完成的。请问还有其他快速的方法吗？
答：其实只要用鼠标左键双击工作表标签名称，然后就可以直接输入新的名称了。31Excel办公操作在公式中引用其他工作表16
&将工作表型图表转换成对象型图表
前面介绍的利用组合键可以创建图表，但是它是一个工作表形式的。请问可以将其以对象的形式插入到其他工作表吗？
答：要实现图表文件转换成对象，可以执行下面的操作：首先打开该图表文件，单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“位置”命令。接着会弹出一个设置对话框，在其中选择“作为其中的对象插入”单选按钮，再在下拉选择列表框中选择要插入到的数据工作表名称，如图2-25所示。
最后单击“确定”按钮即可。同时利用该命令也可以将对象型图表转换为工作表型图表。32Excel办公操作在公式中引用其他工作表15
创建个性化的三维立体图表
利用系统默认的方法创建的三维立体图表往往达不到希望的效果，请问该如何对它进行个性化的设置？
答：对三维立体图表进行设置主要有两种方法。一种就是直接利用设置命令来实现。首先选择三维立体图表，然后执行“图表”菜单中的“设置三维视图格式”命令，接着会弹出一个设置对话框，如图2-24所示。
其中，左上角的两个按钮用来调节“上下仰角”，下边的两个按钮是用来调节“左右转角”的，右边的两个按钮可以用来调节“透视系数”（通过取消“直角坐标轴”得到）。或者也可以在各个输入框中直接输入相应的数值来精确调节。
如果觉得这样设置过于麻烦，也可以直接在图表中选择相应部分来执行拖动调整。具体实现如下：选择图表实体，移动鼠标到图表“角点”（就是那些黑色的正方形小点）上，当鼠标指针变成一个小十字形状时，按下左键并拖动鼠标就可以旋转图表了。如果按住“Ctrl”键再执行拖动，就可以观察到整图表的移动形状，调整合适后松开鼠标即可。
33Excel办公操作在公式中引用其他工作表14
更快捷的绘图方法
系统提供的绘图工具实在不好用，每次选择一个绘图按钮后，只能画一次，就算接着马上画同样的图型也要重新选择一次该工具。请问有什么办法让绘图更快捷吗？
答：其实系统提供的绘图操作是很方便的，如果要利用同一个工具按钮来绘制多幅图，只要用鼠标左键双击一下该按钮即可，这样就可以反复绘制了。如果要取消，只要再单击一次该按钮即可。34Excel办公操作在公式中引用其他工作表13
直接为图表增加新的数据系列
如果不重新创建图表，要为该图表添加新的单元格数据系列，请问该如何实现？
答：其实要实现上述要求还是有很多办法的。可以利用“图表”菜单中的“添加数据”命令来直接添加。不过除了这种方法外，还可以试试用下面的方法来实现：首先选择该图表，然后单击“图表”菜单中的“数据源”命令。再选择“系列”选项卡，单击“添加”按钮，接着将光标定位在“值”文本框中，最后单击要添加新数据系列的单元格。该单元格的信息就会添加在“值”文本框中了。最后单击“确定”按钮完成即可。
其实有一种更简单的方法，那就是利用“选择性粘贴”来实现。先选择要增加为新数据系列的单元格，然后将单元格中数据“复制”到剪贴板上。再选择该图表，执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中选择“新建系列”单选按钮，同时设置好数据轴。35Excel办公操作在公式中引用其他工作表12
在Excel绘制斜线表头的方法
需要为工作表绘制一个斜线表头的数据表，请问该如何实现？
答：Excel系统没有提供直接绘制斜线表头的功能命令按钮。但是我们知道，在Word中绘制斜线表头是很容易的事情，我们可以利用它，在Excel中绘制斜线表头。具体实现方法如下：首先在Word中根据需要绘制好表头，然后单击表头部分，当该斜线表头四周出现几个小圆圈形状的表结构控制点时，再执行“复制”操作，将其复制到系统剪贴板中。接下来转到Excel工作表中，选用表头单元格，再执行“粘贴”操作，将其插入单元格中。然后将鼠标移动至该表结构的右下角的控制点上，当鼠标指针变成一个斜方向的双箭头时，按下鼠标左键再拖动，调节表结构使控制点刚好和单元格的各边重合，调整好后，就可以通过改变单元格大小来随意改变表头了。这样斜线表头也就完成了。36Excel办公操作在公式中引用其他工作表11
在图表中增加数据表
为单元格数据建立图表，虽然可以非常直观地了解数据之间的相对关系和变化，但是相对我们平时常用的数据表格来说，对单个数据的描述不是很清楚。请问可以同时为单元格数据创建数据表格吗？
答：这是完全可以的，只要稍做设置就可以实现。先选定整个图表，并单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中单击“图表选项”命令，在弹出的对话框中选择“数据表”选项卡。选择“显示数据表”复选框，最后单击“确定”按钮完成，如图2-22所示。这样就可以在原来的图表中增加一个数据表。
37Excel办公操作在公式中引用其他工作表10
为图表之间建立关联
由于实际需要，希望将工作表中的多个图表建立一种连线，用以表示它们之间的关系。请问有什么办法可以实现吗？
答：可以通过以下操作来实现：先执行“绘图”工具栏（如果该工具栏没有，请从“视图”菜单中的“工具栏”选择添加）上的“自选图形”工具按钮，在其下一级菜单中选择“连接符”命令，再在弹出下一级菜单中单击选择一种连接符类型。接着再移动鼠标至要建立连接的图表区，这时鼠标指针就会变成了一个中间为正方形并带有四条放射线的形状。移动鼠标到任意一个图表边界上，再单击即建立了起始连接点。再移动鼠标至另一图表，单击该图表中的任意一个小点。这样就为两个图表建立了连接。要建立其他连接，请重复以上操作。38Excel办公操作在公式中引用其他工作表9
让图表也能绘制隐藏单元格中的数据
在为工作表单元格数据绘制图表时发现，如果单元格中的数据被隐藏起来，则无法在图表中表示。请问有什么办法让图表也能绘制隐藏的单元格数据？
答：图表无法绘制隐藏单元格数据的原因是系统默认“只绘制可见单元格数据”。只要改变该默认设置即可。先单击选择该图表，然后单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“图表”选项卡，取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框。如图2-21所示。
图2-21& 隐藏单元格中的数据
最后单击“确定”按钮完成。39Excel办公操作在公式中引用其他工作表8
为图表设立次坐标轴
由于数据之间的差值太大，有时在建立好的图表中几乎无法看清楚数据太小的项目。请问可以用什么办法让各个项目都清晰可见，而且又不会影响图表的结构吗?
答：这主要是由于坐标轴设置引起的问题，可以通过为图表建立次坐标轴的方法来解决。首先在原图表中选择该数据系列，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“数据系列格式”命令，再选择“坐标轴”选项卡，选择“次坐标轴”单选按钮即可，如图2-20。
图2-20& 设置次坐标轴
这时会发现在图表的右边多了一个新的坐标轴，该数据系列会以该坐标轴的比例来显示。为了以示区别，该系列数据会比其他数据系列粗一些。为图表添加文字说明
为了更好地让别人理解所建立的图表，需要对图表进行一些必要的说明。请问该如何在图表中添加文字说明？
答：可以按以下方法来实现：首先选中该图表，然后在“编辑栏”直接输入需要添加的文字说明，完成后按下“Enter”键即可。此时在图表中会自动生成一个文本框来显示刚才输入的文字。同时还可以通过拖动操作来改变其在图表中的位置，并且可以自由地调整文本框的大小。40Excel办公操作在公式中引用其他工作表7
准确选择图表中元素的技巧
图表中的元素是很多的，而且它们的位置常常连接紧密，元素的覆盖范围又小，所以用鼠标直接单击选取实在不容易选中。请问有什么更好的办法吗？
答：鼠标对选择图表元素实在有点不太方便，但是如果用键盘来操作就会又快又准。具体操作如下：首先利用鼠标左键双击该图表，使其处于编辑状态，然后利用上、下方向键来选择不同的元素组，利用左、右方向键在相同组的元素中选择。利用组合键直接在工作表中插入图表
请问有比用菜单命令更快捷的方式来插入图表吗？
答：当然有，可以利用组合键。先选择好要创建图表的单元格，然后按下“F11”键或按下“Alt＋F1”组合键，都可以快速建立一个图表。这种方式创建的图表会保存为一个以“chart＋数字”形式命名的工作表文件，可以在编辑区的左下角找到并打开它。
除了利用组合键外，还可以利用快捷按钮来实现。系统提供的该功能的快捷按钮不是默认的显示按钮，需要自行添加。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后选择“命令”选项卡，在“类别”列表中选择“制作图表”项，再在“命令”列表中找到“默认图表”项，将其拖动到工具栏的适当位置。以后只要单击该按钮就可以完成图表的创建了。该方法创建的图表和用菜单命令创建的一样，直接插入到当前工作表中。41Excel办公操作在公式中引用其他工作表6
将单元格中的文本链接到图表文本框
希望系统在图标文本框中显示某个单元格中的内容，同时还要保证它们的修改保持同步，这样可以实现吗？
答：这个是完全可以实现的，只要将该单元格与图表文本框建立链接关系就行。具体操作如下：首先单击选中该图表，然后在系统的编辑栏中输入一个“＝”符号。再单击选中需要链接的单元格，最后按下“Enter”键即可完成。此时在图表中会自动生成一个文本框，内容就是刚才选中的单元格中的内容。如果下次要修改该单元格的内容时，图表中文本框的内容也会相应地被修改。重新设置系统默认的图表
当用组合键创建图表时，系统总是给出一个相同类型的图表。请问可以重新设置系统默认给出的图表类型吗？
答：要修改系统的这种默认图表的类型，可以执行以下操作：首先选择一个创建好的图表，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”选项，再在弹出的对话框中选择一种希望的图表类型，当然也可以选择自己设置定义的类型，然后单击“设置为默认图表”按钮完成即可，如图2-19所示。
图2-19& 设置系统默认的图表42Excel办公操作在公式中引用其他工作表5
开启函数输入时的参数提示
平时在手动输入函数时，在输入过程中屏幕会显示一个提示条，可不知为什么现在没有了。请问该如何开启这种提示功能？
答：要开启函数的参数提示功能可以执行以下操作：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“常规”选项卡，然后选择“函数工具提示”复选框即可。矩阵型数据区域求和的快速实现
在一个比较大的工作表中，需要对输入的数据进行横向和纵向的求和，请问有什么快捷的方法吗？
答：对于这种矩阵形状的数据进行行和列的求和，可以使用如下快捷的方法：如要对数据矩阵进行横向求和，首先用鼠标拖动操作选择整个数据矩阵，同时还要多选择一空白列。然后单击工具栏上的“∑”按钮。这样会发现多选择的那一个空白列中已经自动填入了对应行求和得到的结果了。同样，如果要按列方向求和，则只要多选择一行；如果要同时对行和列进行求和，就多选择一行和一列，最后单击“∑”按钮即可。不过用这种方法来求和时，必须保证所有的单元格都是直接输入的数据，不能是通过函数式计算得到的数据。否则在该单元格前的所有单元格数据都不会参与求和。43Excel办公操作在公式中引用其他工作表4
快速找到所需要的函数
函数应用是Excel中经常要使用的。可是如果对系统提供的函数不是很熟悉，请问有什么办法可以快速找到需要的函数吗？
答：对于没学习过计算机编程的人来说，系统提供的函数的确是一个比较头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数：假如需要利用函数对工作表数据进行排序操作，可以先单击工具栏的“插入函数”按钮，在弹出的对话框的“搜索函数”项下面直接输入所要的函数功能，如直接输入“排序”两个字。然后单击“转到”按钮，在下面的“选择函数”对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数，在对话框最下面就会显示该函数的具体功能，如图2-17所示：
图2-17& “插入函数”对话框
如果觉得还不够详细，还可以单击“有关该函数的帮助”链接来查看更详细的描述。这样就再也不会为不懂函数而头痛了。
2.2.8& 利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计
对工作表中数据进行统计是经常需要的。一般情况我们都是使用菜单命令或函数来进行数据的统计的。可是如果要统计的工作表中记录很多，而且需要统计的项目也很多时，使用这种方法就显得力不从心了。请问还有什么更好的方法来实现吗？
答：对于一些大型的工作表文件，而且统计数据的条件比较复制的情况下，可以使用数据透视表来进行统计，这种方法不但功能强大，而且操作起来比用函数、公式简单多了。下面就来统计一个包含“操行评定”、“性别”、“姓名”等字段名称的数据文件中，操行评定各个级别中男生与女生的人数。具体操作如下：首先打开工作表，选择整个工作表数据，然后单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项。接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行操作。在弹出的步骤一设置对话框中的“请指定待分析数据的数据源类型”中选择“Microsoft Excel数据列表或数据库”项。在“所需创建的报表类型”中选择“数据透视表”项，然后单击“下一步”按钮。接着会弹出第二个对话框，直接单击“下一步”按钮。在弹出第三个对话框中，在“数据透视表显示位置”选择第一项“新建工作表”，最后单击“完成”按钮。然后从右边的“数据透视表字段列表”中将“性别”字段拖至“请将行字段拖至此处”；将“操行评定”字段拖至“请将列字段拖至此处”；将“姓名”字段拖至“请将数据项拖至此处”。这样系统将自动统计出所有操行评定级别的男生和女生的数量，如图2-18所示。
图2-18& 数据统计
这样统计出的结果将作为一个新的工作表保存在当前文件中，方便随时查阅。44Excel办公操作在公式中引用其他工作表3
函数中快速引用单元格
在函数使用时，常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据。如果要引用的单元格太多、太散的话，那么逐个输入就会很麻烦。请问有什么简捷的方法吗？
答：遇到这种情况时，可以试试下面的方法，利用鼠标直接选取引用的单元格。具体操作如下：以SUM函数为例。我们在公式编辑栏中直接输入“＝SUM()”，然后再将光标定位至小括号内。接着按住“Ctrl”键，在工作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格。这时会发现，所有被选择的单元格都自动的填入了函数中，并用“，”自动分隔开。输入完成后按“Enter”键结束即可。组合键隐藏单元格中的公式
如果要隐藏单元格中的公式，除了用系统命令外，还有什么更快捷的方法吗？
答：可以使用以下组合键来隐藏公式。选择要隐藏公式的单元格，然后按下“Ctrl+`”（数字“1”键左边的那个按键）组合键即可。如果要再次显示隐藏的公式，只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示。45Excel办公操作在公式中引用其他工作表2
利用单步执行检查公式错误
Excel中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复制的嵌套函数时，一旦出现错误，要找到错误原因是比较困难的。请问有什么好的方法来查找公式函数中的错误吗？
答：可以利用“公式求值”功能来一步一步执行函数，这是一个准确找出错误的好办法。由于“公式求值”不是系统默认的按钮，所以需要先将其添加到工具栏。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中的选择“命令”选项卡。再在“类别”列表中选择“工具”项，在“命令”列表中选择“公式求值”项，最后将其拖到工具栏上。接下来选择包含函数的单元格，然后单击“公式求值”按钮。在弹出的对话框中，会用下划线表示公式中的执行步骤，如图2-16所示。
图2-16& 公式求值
通过“求值”按钮，可以一步步地执行公式，同时观察下划线表达式的运算结果是否正确，从而找出公式的错误之处。快捷输入函数参数
系统提供的函数一般都有好多不同的参数，请问如何在输入函数时能快速地查阅该函数的各个参数功能呢？
答：可以利用组合键来实现：先在编辑栏中输入函数，完成后按下“Ctrl+A”组合键，系统就会自动弹出该函数的参数输入选择框，可以直接利用鼠标单击来选择各个参数。46Excel办公操作在公式中引用其他工作表1
单元格数据
公式中一般可以用单元格符号来引用单元格的内容，但是都是在同一个工作表中操作的。如果要在当前工作表公式中引用别的工作表中的单元格，那该如何实现呢？
答：要引用其他工作表的单元格可以使用以下方法格式来表示：工作表名称+“!”+单元格名称。如要将Sheet1工作表中的A1单元格的数据和Sheet2工作表中的B1单元格的数据相加，可以表示为：“Sheet1!A1+Sheet2!B1”。& 同时对多个单元格执行相同运算
请问有什么好的方法来实现一步完成对多个单元格数据执行同样的运算吗？
答：可以执行如下操作：假设要对多个单元格执行全部加“1”的相同操作。首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数“1”，再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要进行运算的单元格，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮，如图2-15所示。
图2-15& “选择性粘贴”对话框
最后单击“确定”按钮完成。}