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在选择会议场地的时候需要考虑的因素
新闻时间： 10:08
文章来源：加彩公关
　　一年要举办的大大小小会议非常的多，一场会议能否举办的成功，和所选择的至关重要，所以在举办会议之前，一定要先去对会场进行考察，看所要选择的会场能否满足会开会需要，这就需要选择会场的时候清楚都要考虑哪些因素，以使所选择的会场能够符合会议的需求。
　　第一、要选择大小适中的会议场地
　　在选择会议场地之前，一定要清楚参加会议的人数大约是多少，以便可以根据参加会议的人数，来选择合适大小的场地，避免场地选择过小，参会人数太多，造成拥挤的感觉，也避免参会人数较少，但选择的会场过大，除了造成不必要的浪费之外，还给人一种比较冷清的感觉，这两种情况都会影响到参会者的心情，使会议的举办不够成功，因而根据参会人数的多少，来选择大小适中的会场就显得非常的重要了。
　　第二、要根据会议场地选择相应的设施
　　在选择会议场地的时候，除了需要看场地的大小之外，还应该看它的相应设施是否齐全，比如在会场附近是否有停车场，因为现在许多人参加会议都是直接开车，如果没有停车场，那么就会给参加会议的人带来极大的不方便，而且也可能会造成拥堵。另外在会场内需要灯光、音响等一些设施，在开会之前要清楚会议的内容主要是哪种形式的，然后根据会议的内容来看会场上的设施是否齐全，要对会场的设施进行逐一的检查，以保证会议能够顺利进行。
　　在选择会议场地的时候，为了保证会议能够顺利举办，并取得良好的效果，在选择会场的时候，一定要注意大小适中，另外对于会场需要使用的设施要准备齐全。
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选择会议场所需要考虑哪些因素
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企业在举办各种类型的会议时，要结合很多因素进行安排，会议的举办场所是其中一项非常重要的因素。要根据不同的会议类别、主题、人数选择适合的会议场所。那么接下来小编就来为各个企业说说选择会议场所所需要的因素。
一．&品格与风格
场地可以选择在户外，也可以选择在室内。但是室内选择的较多，因为室内的设施要齐全，环境也比较好，也比较安静，而且一般都选择在四五星级的酒店。如果不是很正式的年会，可以选择在户外的环境进行，远离喧嚣，亲近自然。选择的风格要与会议的内容统一。
二．&实用性和经济性
会议厅的容纳人数、主席台的大小、摄影设备、住宿、酒品、食物等这些因素都要考虑，来选择最实惠最经济性的酒店。
三．&需要有停车场
开年会选择酒店，有的职员肯定会开车去参加，就算是选择的酒店在公司附近，但还是不排除有的人会开车去，所以选择的酒店一定要有停车场，考虑员工的实际情况，减少不必要的麻烦。
四．&地点应合理
一般公司举办年会只是一场临时召集的活动，几个小时后即散场，所以年会地点应尽量选择在公司附近，方便公司员工过去，也方便员工回家，避免与会者劳碌奔波。
年会是一年一度的“家庭盛宴”，主要目的是增进员工之间的情感，总结企业一年以来的经验与进步，以上就是小编为企业整理的选择会议场所考虑的因素。
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为什么会议需要找会议会务服务公司？
其实很多企业都觉得，自己办个会议，为什么需要另外找会议会务服务公司呢？我公司这么多人，难道连一个会议都办不好吗？其实这是个相对而言，比较错误的观念首先，您公司并不是专业做会议，所以对会议这块内部的具体流程并不了解，而贸贸然让自己的下属去办，在接待上，服务上等等势必会比专业的会务公司逊色不少，虽然可能是服务上的一点点不周到，但是却对公司形象有着不可磨灭的影响，而这些影响，对公司的后期发展可能造成略微阻碍，这也是很多大企业考虑到的问题。数据显示，大型企业做会议，找会务公司的几率相对于小企业远多得多，原因是不想因为小细节而造成企业形象的损失，而中小型企业则多半自己公司内部自行承办。现在为大家基本介绍下一般会议会务公司的基本信息，和业务范畴，在此以本公司南京锐瑞会议会展企业为列子给大家讲述下。会议会务服务公司
南京锐瑞会议会展服务公司一般都采取一条龙服务方式，根据客户相关要求，结合会议实际需求制定会议方案，拟定会议协议，双方确认无误后缴纳一定的保证金，南京锐瑞开始着手安排，整个过程中与客户保护联系和有效的沟通，以保证会议万无一失的进行，以专业的管理，贴心的服务，帮忙客户提升会议品质，创造会议价值，让客户满意，放心，安心。 我们的会议服务的一般流程包括：会议前主办方的洽谈，机票，车票，住宿、酒店、会议场所、交通等信息；会议中的会议接待，专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关服务，欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌，会议资料，会议用品，会议演讲稿，议室条幅、灯光、音响、茶饮，房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求，用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认，旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认，娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认，会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务等；会后给主办方提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账，会议后的资料收集，制作会议通讯录或花名册等。 在了解了会议服务的一般流程的同时，南京锐瑞会展会议服务公司还将告诉您不同的会议有不同的会议需求，给大家介绍下一些相关会议分类：在举办会议之前，与会单位应该明确所举办会议的种类，从而能够清楚掌握会议需求。 1、按照举办单位划分
一般认为，按照举办单位性质划分不同，可将会议分为三大类，分别为公司类会议，协会类会议和其他组织会议。 （1）公司类会议
公司类会议规模大小不一，小到几个人，大到上千人。公司管理者强调的是信息传递，而公司内部信息传递的最资本方式便是会议。因此公司类会议的数量极其庞大。有关机构在做会议数量统计时，很难准确统计公司类会议的数量，因为很多公司并不愿意对外宣传内部会议，如果将公司类会议比作冰山，那么它们被纳入统计资料的仅是冰山一角。 （2）协会类会议
协会类会议在会议市场中同样占有相当重要的位置。协会因人数和性质而互不相同，他们的规模从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。协会大致可以划分为行业协会、专业和科学协会、教育协会和技术协会等类型。 （3）其他组织会议
这类会议的典型代表是政府机构会议，许多人在电视上看到过政治性会议。电视镜头中显现的虽然是主会场，但是不难想象背后对小型会议室、套房和宴会等设施的需求。 2、按会议规模划分
根据会议的规模即参加会议的人数的多少，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。
小型会议：出席的人数少则几人，多则几十人，但是不超过100人；
中型会议：出席人数在100-1000人之间；
大型会议：出席人数在人之间；
特大型会议：人数在10000人以上，例如节日聚会、庆祝大会等。 3、按照会议的性质和内容划分
根据会议的性质和内容，可将会议分为年会、专业会议、代表会议、论坛会议、座谈会、专题讨论会 （1）年会
年会是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开，也可以附带展示会，多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。 （2）专业会议
专业会议的议题通常是具体问题并就其展开讨论，可以召开分组小会，也可以只开大会。就与会者人数而言，专业会议的规模可大可小。 （3）代表会议
这个词最常在欧洲和国际活动中使用。它常指在本质上同专业会议的事件和活动。只有在美国，这个词用来指立法机构。（代表）大会的出席人数差别很大。 （4）论坛
论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持。它可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法，两个或更多的讲演者可能持相反的立场，对听众发表讲演而不是互相讲给对方听。主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问，所以饭店必须对这种论坛会议提供多个话筒。 （5）座谈会、专题讨论会
这种座谈会和专题讨论会除了更加正式外，与论坛那样的论坛会议是一样的。不管个人还是专门小组参加，方法就是进行一种陈述讲演，有一些预定好的听众参加，但是一般讲要少一些论坛会议所拥有的那种平等交换意见的气氛和特征。包括讲座，研讨会、专家讨论会、讨论会，专题讨论会，专门小组就某一问题公开进行的讨论会培训性会议，奖励会议
4、按照会议活动特征划分 （1）商务型会议
一些公司、企业因其业务和管理工作发展需要在饭店召开的商务会议。出席这类会议的人员素质比较高，一般是企业的管理人员和专业技术人员，他们对饭店设施、环境和服务都有较高的要求，且消费标准高。召开商务会议一般选择与公司形象大体一致或更高层次的饭店，如大型企业或跨国公司一般都选择当地最高星级的饭店。商务型会议在饭店召开常与宴会相结合，会议效率高，会期短。 （2）度假型会议
公司等组织利用周末假期组织员工边度假休闲，边参加会议，这样既能增强员工之间的了解，以及企业自身的凝聚力，又能解决企业所面临的问题。度假型会议一般选择在风景、名胜地区的饭店举行。这类会议通常会安排足够的时间让员工观光、休闲和娱乐。 （3）展销会议
参加商品交易会、展销会、展览会的各类与会者入住饭店，住店天数展览会期长一两天，同时，还会在饭店举办一些招待会、报告会、谈判会和签字仪式等活动，有时晚间还会有娱乐消费。另外，一些大型企业或公司还会可能单独在饭店举办展销会，整个展销活动全在饭店举行。文化交流会议，各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流的活动，常以考察、交流等形式出现。 （4）专业学术会议
这类会议是某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议，如专题研究会、学术报告会、专家评审会等。 （5）政治性会议
国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议。会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式。 （6）培训会议
用一个会期对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训，培训会议形式可采用讲座、讨论、演示等形式。 了解了会议分类以后，四海春秋全国会议服务平台也提醒您不要忘记了会议的座次安排，在对员工相关培训时要郑重强调，避免因一些小问题而影起一些不愉快，给客户留下不专业的印象，从而影响公司的形象。会议的目的是交流与沟通，座次安排直接关系着与会嘉宾的心理感受，并影响着交流的效果。常见的会议座次安排有以下几种： （1）环绕式
环绕式座次安排不设主席台，将桌椅摆放在会场四周，不明确座次的尊卑次序，听任与会者自由就座。 （2）圆桌式
圆桌式座次安排是指在会场上摆放圆桌，请与会者自由就座。圆桌可以是大型的椭圆形会议桌，请全体与会人员在其周围就座，也可以是多张圆桌集中在一个会场，与会者自由组合，各自就座。与会人员较少时适合采用前者，参会者多时，可以采用后者。 （3）主席式
主席式座次安排指会场上有明显的主席台，领导、嘉宾、主持人、主人等被有意识地安排在主席台就座。通常情况下，中央、前排或是会标之下、面对正门处是主席台所在之地。
主席台座次安排 正式会议主席台必须安排座次、放名牌，以便领导、嘉宾、主持人能对号入座，避免上台之后互相谦让。
主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号体育场依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。
几个单位的领导人同时上主席台，通常按单位排列次序排列。可灵活掌握，不必生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。 对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现
以上资料仅供参考，各单位可根据自己公司企业具体情况而定，当然也可咨询南京锐瑞市场部，电话姚经理，QQ.南京锐瑞——志在做更好的会议
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南京会议场地有好多的，不止有酒店，度假村会议中心等等，我要开会网有会议场地，酒店，特色场地，度假村，社会场地等等，不止是开会议，还可以办活动。
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会议接待需要注意哪些？
4、 客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信 誉的印象、方式等告诉客人，也不要顺手往桌上扔， 茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、 在楼梯的引导方法，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留、“欢迎您来到我们公司”等等，应该向客人提供饮料。你想得到对方名片时。
3、 在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客 人进入后关闭电梯门。
（二） 主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不 能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，是表达主人情 谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工 作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有 周密的布署，应注意以下事项。
（一） 对前来访问， 并把准备好的地图或旅游图，到达时、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去、名胜古迹等介绍材料送给客人， 应该时常为客人换饮料， 让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点：“如果您方便的话， 能否留张名片给我？” 2、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不 看就放入口袋，若客人愿意等待，热情交 谈。 （三） 接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、 在走廊的引导方法。
（四） 诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人。请客人留下电话，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节。然后向对方作自我介绍，如果有名 片，双手递上，身体可微微前倾，说一句 “请多关照”、杂志，如果可能，若迎接来迟、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种 原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释，将活动的计划、日程安排交给客人。接待人员在客人二三步之前，配合步调， 必定会给客人心里留下阴影，请客人坐下，那样会因让客人久等而误事。 （五） 主人应提前为客人准备好住宿、 有特点的自然景观。
（三） 接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
1、“欢迎您来到我们这个美 丽的城市”。
二、 接待礼仪 接待客人要注意以下几点。
（一） 客人要找的负责人不在时、当你与长者，帮客人办理好一切手续并将客人领进 房间。
（四） 迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙准备交通工具。
（六） 将客人送到住地后，可送予对方，以及 何时回本单位，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯，应首先了解对 方到达的车次、尊者交换名片时，要明确告诉对方负责人到何处去了。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人 员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时， 接待人员应该注意客人的安全，可以用请求的口吻说，让客人走 在内侧。
2，同时向客人介绍住处的服务、设施。
（二） 客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明 等待理由与等待时间。注意送名片的礼仪： 1一、 迎接礼仪：迎来送往， 看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座 （一般靠近门的一方为下座）
采纳率：96%
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