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高级java工程师、移动支付领域项目经理；擅长产品研发、项目管理；获得信息系统项目管理师证书
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档案信息化建设需注意的几个问题要
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档案信息化建设需注意的几个问题要
关注微信公众号电子档案管理应关注的几个问题
一、网络裕 计算机网络化使众多的档案部门通过网络联 结，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使 档案资源得到更广泛地开发与利用。一方面，各 部门可以随时将本部门形成的有存档价值的电子 文件通过网络发送到档案部门，档案人员可以通 过相应的电脑程序进行核对、统计;另一方面， 档案部门可以通过网站，将允许公开的电子档案 信息随时发布，用户能够随时获取档案信息，最 大限度地发挥档案的作用。当然，网络化也会带 来一些负面影响，如隐私权问题、安全保密问题 等，需要我们进一步探讨。 二、安全保密性 应用计算机管理电子档案必须有足够强的安 全保密措施，较为完善的电子档案安全保密体系 应具备: 1.电子档案应同传统纸质档案一样设置不 同的密级，并按密级的不同，分别存储到不同的 数据库。 2.根据电子档案的密级和开放程度，使用 身份认证、权限审核方式，确定该用户的身份能 否阅档。 3.建立不同安全级别的网络分段，对特定 网段的服务采取访问控制手段，...&
(本文共2页)
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电子档案是法人及其他组织和个人在履行公务活动中形成的,具有保存和利用价值的,由计算机系统处理和存储的机读材料和其它载体形式的记录。电子档案本身依赖于计算机识别、处理并存储,以电子文件的形式存在。电子档案与传统纸质档案的区别在于其载体材料和记录方式等方面发生了很大变化,因此,电子档案管理不能简单照搬传统纸质档案的管理方式,应关注以下几个方面的问题。 一、网络化 计算机网络化使众多的档案部门通过网络联结,实现电子档案资源共享和高速传递,从而使档案资源得到更广泛地开发与利用。一方面,各部门可以随时将本部门形成的有存档价值的电子文件通过网络发送到档案部门,档案人员可以通过相应的电脑程序进行核对、统计;另一方面,档案部门可以通过网站,将允许公开的电子档案信息随时发布,用户能够随时获取档案信息,最大限度地发挥档案的作用。当然,网络化也会带来一些负面影响,如隐私权问题、安全保密问题等,需要我们进一步探讨。 二、安全保密性 应用计算机管理电子档...&
(本文共2页)
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电子档案的管理应遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等一般管理原则,但它与纸质档案的管理又有很大区别,因为它的记录形式是数字化系列。任何电子档案,当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后,就永远离不开这种技术和设备,它不能离开这种生成环境和设备而单独存在,这决定了电子档案在形成、收集积累、保管中会有不同的、更高的要求。通过实践,笔者认为做好企业电子档案的管理应注意以下几个问题:一、电子档案必须选择正确的存储载体随着现代科学技术的飞速发展,电子文件的存储载体形式越来越多,如:磁带、磁盘、光盘等。其中光盘与磁带、磁盘相比,其特点是记录密度高,存储容量大;非接触式记录和信息读出方式;数据传输率高,存取速度快,易保存。因有保护层,信息读出为无接触式,不存在读取磨损,所以盘片不易损坏。根据这些特点,目前使用光盘作为企业电子文件归档的载体比较适宜。尽管目前国内对光盘标准的规定还不够完善,但随着技术的发展,相信在不久的将来...&
(本文共2页)
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一、电子文件与电子档案的特点所谓电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子文档和图纸等等。与纸质文件相比较,电子文件的特点在于:电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别,它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有两个最主要的特性:一是信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码,人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。二是系统的依赖性。...&
(本文共2页)
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随着办公自动化的进一步扩展,特别是信息产业和网络化技术的广泛应用,许多电子文件归档后形成了电子档案。电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则,但电子档案与纸质档案仍有很大的不同——因为纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离,人们不依靠任何技术就能识别档案的内容。而电子档案则须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上后,就离不开这种技术和设备,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,这就造成了电子档案管理的特殊性。研究电子档案管理的特殊性,探讨建设一支与之相适应的具备一定知识技能的电子档案管理队伍,是高校实现档案管理现代化必须解决的课题。1、电子档案管理的特殊性电子档案管理与纸质档案管理不同的主要原因,是电子档案管理要依赖电子计算机的软硬件技术平台。因而电子档案管理的特殊性表现为以下几个方面。1.1电子档案管理的信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字图形...&
(本文共1页)
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一、电子档案管理中的法律问题关于电子档案原始性的认定,许多人认为,在互联网环境下,档案不具有法律效力。这是因为档案进入网络后,纸质档案所具有的不易更改、原件易分辨的情况将有所变化,使电子档案的原始性及凭证作用会发生变化。主要原因是:首先,不易判断档案的原始性。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络,即从档案的实态转换到虚拟态,档案信息与载体分离,网络传递的是档案信息,用户得到的是复制品,而非档案原件。而网络下的档案任何一份输出件,都可以说是原件,也可以说是复制件,由于其易复制、易更改而难以确认,其原始性不易确定。其次,不易确定档案的真实性。档案上网过程即是档案从实态转向虚拟态。在这个转化过程中,档案人员操作失误的可能性是存在的,任何失误都可能造成档案信息的更改。档案信息在网络中传输时,具有流动性与虚拟性特点。信息与载体分离,使档案具有可控性、可变性等特点。网上黑客与病毒的客观存在,及用户根据自己利益对信息的取舍,可能使档案信...&
(本文共2页)
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电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备存取,并可以在通信网络上传送的文件。电子文件具有如下特性:1.非人工识读性:人们只有通过特定的程序解码,使之转化为文字、声音、图像等呈现在电脑屏幕上或将其输出,才能予以识读。2.系统依赖性:电子文件的生成、处理、直至归档保存都是在计算机软硬件平台的支持下实现的,电子文件信息内容的存取必须借助于计算机的编码、解码技术,离开计算机系统,电子文件便失去了生存的空间和基础。3.信息的易更改性:电子文件与传统的纸质文件不同,是存在于数字化环境中,增删更改电子文件信息内容很容易,而且可以不留痕迹,当信息内容转换到其他载体或感染病毒时,都存在发生变动的可能。电子文件的载体也具有一些特性:1.载体的不稳定性:电子文件的载体不如传统的文件载体寿命长远,并且对周围环境的温湿度、防磁性能等要求较高,载体本身及读取设备的更新换代、兼容性的不稳定等都可能造成信...&
(本文共1页)
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出版：《中国学术期刊（光盘版）》电子杂志社有限公司
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服务咨询：400-810--9993
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传真：010-再谈应用计算机管理档案--《行与知——社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作》2012年
再谈应用计算机管理档案
【摘要】：应用计算机管理档案,是指运用专用档案管理软件或办公自动化(OA)系统中的档案管理子系统对各类档案资源进行管理。本文分析了纸质档案数字化及其管理原则,探讨电子档案管理应当注意的几个问题。
【作者单位】：
【关键词】：
【分类号】：G270.7【正文快照】：
所谓应用计算机管理档案，是指运用专用档案管理软件或办公自动化(OA)系统中的档案管理子系统对各类档案资源进行管理。当前的馆藏档案资源主要有纸质档案和电子档案两大类，因此应用计算机管理档案需要解决纸质档案的计算机管理和电子档案的计算机管理两方面问题。行与知—社
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