采购管理中的主要环节
采购管理中的主要环节
自中国加入世界贸易组织以来，我国经济与世界经济的联系更加紧密。随着我国加工、制造业的高度发展，中国已逐渐成为国际采购中心和全球生产加工制造中心，同时也带动了全球经济的发展。在当前全球金融风暴的影响下，社会需求减少、企业产品销量下降，使企业面临着巨大的销售压力，尤其表现出成本压力，企业生产成本中原材料成本占较大比重，原材料采购价格的高低直接影响着企业的经济效益。因此加强企业采购管理，积极培育企业除技术创新、生产管理、差异化、集约化为核心竞争力以外的竞争力——采购竞争力，将在帮助企业度过营运危机的过程中起到十分重要的作用。
采购管理工作是培育采购竞争力的一项复杂的系统工程。对于大型生产制造型企业来讲，原材料、辅助材料的采购品种多达近万种，其费用占产品总成本的50～70%，材料采购价格的高低、质量的好坏直接影响企业经济效益和企业生产的连续性、稳定性和安全性。因此，通过对采购管理主要环节的有效控制，可以更好地提升企业竞争力。
采购管理的目标是以合理的价格，在恰当的时候从优秀的供应商处购买适当数量和符合质量要求的产品或服务。明确的需求是采购供应过程的起点，如果需求模糊那后面的所有步骤都将可能存在缺陷。可以想象，如果没有根据生产现场实际情况确定的需求，将导致：所需材料未及时到达而使生产中断；超量采购则造成库存成本增加或所购材料不能完全满足生产现场需要等不良后果。明确的材料需求内容规定了我们的采购要求。在实际采购过程中，使用部门的需求描述可能不完整，采购管理人员应当利用供应市场、风险及新材料效用等方面的知识来沟通、完善需求的内容，从而制定出一份详细的采购说明。这份明确的采购（需求）说明必须包含材料的质量、型号、执行标准、数量、交货期、交货方式等内容，在询价、招标文件中予以明示，使得供应商得到准确的要求信息。
我们以捆带为例：首先，明确数量，采购人员应该根据生产情况预测一定时期内可能的需求量。我公司主要生产热轧卷板，根据钢卷打捆采用周三径六的方式，钢卷每卷重量约15吨，捆带规格0.9&31.75，这样就可算出每卷钢卷捆带需要量是8公斤。在生产稳定的情况下，根据生产计划量就能得出每月捆带的消耗量。当实际需求量与生产计划量有紧密联系时，通过上述方法可以准确地制定下月度材料采购计划，同时及时通知捆带供应商提前做好捆带的生产准备，以保证捆带连续供应，防止断料发生。其次，明确交付需求，即确定交货次数、时间
和交货地点。我公司捆带采取直送生产现场的方式，且捆带的包装要便于厂内卸货，要根据生产现场捆带库存情况安排一次或分批到货。这样不仅满足生产现场需要，而且避免了捆带入总库后再出库所发生的二次转运费用。最后，还需要明确售后服务的要求。在使用过程中，当捆带本身发生质量问题时，供应商应在第一时间派技术人员到生产现场负责处理。如果是设备原因造成使用问题，供应商技术人员应该利用其专业优势向用户介绍使
用细则以及简便易行的快速解决问题的方法。
价值分析的应用价值分析是在采购管理中对要采购的材料价值、功能与成本作进一步的思考与探索，以跨部门结对活动方式，最终达到价值提升或降低成本的目的。价值分析虽然起源于材料和代用品的研究，但这一原理有广泛的应用范围。由于材料采购价格的高低直接影响企业的经济效益，因此，将价值分析原理引入采购管理中对所购材料进行价值分析，有利于实现提升材料价值和降低生产成本的目标。在进行价值分析前，根据价值分析目标，首先，需要选定价值分析的对象。我们可以选择占成本比例大的材料，通过价值分析降低费用和提高价值，也可以选择一种你
认为高于其应有成本的物料，彻底弄清楚该种物料的功能和使用方法。其次，对要选定的对象提出问题，如物料成本是否与其用途相符、使用寿命周期成本如何、是否有人以更低的价格采购过此物料、是否有相似的物料可以替用、过一段时间后功能性需求是否会改变、是否有反复出现的问题，等等。再就是方案比较，获取推荐物料、选择最好的方案并提出改进措施。最后是分析，期望利益能否实现或是否能节省潜在的费用。
利用价值分析原理在其它常规材料采购中，同样能大大提高采购效益。常规材料具有市场供应广泛、标准性和价值高等特点。如我公司在4#高炉焦化建设时，要使用近800吨钢板卷管，通过价值分析首先了知道这批钢板卷管的功能即用途是什么、是否为标准材料（钢板卷管为非标准材料）、交货时间能否满足项目进度、能否采购到标准产品且能恰当满足设计要求；在进行价值分析的同时，采购人员以其商业意识和专业知识，对上述因素
进行综合分析，然后根据使用要求及交货期等因素决定采用螺旋管制作方式，此举不仅保证了按时供货，同时还降低采购成本120万元。
供应商的选择和管理&&&
供应商的选择和管理是采购过程中非常重要的环节，它是采购管理工作的基础。开展采购工作，需要一定的合格供应商支撑原材料的供给。同时还需利用供应商在专业知识、技术创新方面的能力来帮助企业提升采购的经济效益。
在供应商的选择中我们首先根据供应商的选择标准，如成本低、交货及时、整体服务水平高及协调能力强等因素，通过直观判断、招标选择、采购材料特征等来选择供应商。供应商选择的数量是一家供应还是多家供应需权衡利弊。一家供应易于管理，也能以大批量的采购数量优势增强自己的谈判能力，以获得更优惠的价格，但不容易把握市场动态且缺乏价格比较，难于确定供应商的报价是否为“最优惠的价格”；供应商也会因为没有竞
争的压力而忽视提升产品品质和自身管理，存在资源供应的风险。因此，对供应商的选择数量一般以3～4家为宜。
在供应商管理中，采购部门应根据采购材料供应目标及特征对所有的供应商进行分类，分为战略供应商、重要供应商、普通供应商和备选供应商等，实行分层差异化管理。管理的重点是做好供应商评审工作，加强供应商
绩效管理，建立规范、透明供应商管理体系。我公司对供应商每年进行评审和绩效考核，首先确定评审目标、范围、细则、流程和评委等，严格按照供应商评审的流程对所有的供应商开展公开、公平、公正地审核；其次对供应商评价指标，包括供应商的供货价格、产品质量、服务状况、企业资质等方面，由材料需求部门、工程部门、技术和质量部门对合作供应商进行评分，全面掌握合作供应商的绩效状况；最后采购部门及时整理数据，对供应商提出终止合作、待改进、优秀等考评意见。在质量要求高、专业性强、使用安全性重要的材料上，根据采购
材料特征和供应目标通过对供应商进行分类选择和管理，可以简便、快速地选择和管理供应商。例如，我公司需要大量采购的各种标准无缝管、不锈钢管，当采用询比价方式以价格最低来选择供应商时，则存在下述问题：产地混乱导致质量的不稳定。已施工完毕的同一区域管道中存在同一规格的有两到三家供货，一旦发生质量问题很难找到最终供应商。我们根据前几年候选供应商供应无缝管、不锈钢管的使用情况：我们选择未出现质量问题
且具备各类管道生产资质的作为供应商。在管理上除每年对供应商的绩效考核外，还根据供应市场的变化以及供应商自身的运作情况，在日常管理中将考核贯穿于整个采购管理过程中，此举有利于及时评价供应商，掌握供应商完成供应任务的能力和积极性，以保证企业生产经营活动正常进行。
（李璞：宝钢集团上海梅山钢铁股份有限公司采购部）
■选自《中国物流与采购》2012年第10期P60-61
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