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如何提升秘书人员的办公自动化水平-论文
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2015年7月 教育 综述
如何提升秘书人员的办公自动化水平
齐齐哈尔工程学院，黑龙江 齐齐哈尔 161000
摘要：随着科学技术和社会经济的迅猛发展，特别是计算机软硬件技术、网络通讯技术、多媒体技术的发展和广泛应用，办公自动化已经越来越成为高等院校日常管理工作不可或缺的条件。高校秘书工作要积极适应办公自动化发展要求，运用现代化的技术设备和科学管理手段来提高工作质量和效率，实现管理现代化和决策科学化。这也对高校办公室秘书人员提出了新的任务和要求．本人在高校从事秘书工作11年整 ，认为只有积极主动地学习并熟练掌握运用办公自动化，才能适应自动化环境下的高校秘书工作，才不会被淘汰下岗。 关键词：办公自动化；高校；秘书工作 中图分类号：G641;C931.46-4
文献标识码：A
文章编号：15)07-0286-01
1 正确认识办公自动化
办公自动化(OFFICE AUTOMATION。简称OA)是一种含多种技术的新兴科学，它以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为基础。以工作站、计算机网络为支柱，是一种综合性的信息控制系统，它是当前世界新技术革命中一个非常活跃、引起人们广泛关注的领域。办公自动化已成为现代信息社会的重要标志。
但是对办公自动化的应用，在高校秘书工作方面存在着一定的误区。传统的高校秘书工作是一支笔一摞纸，是纯“手工化”的，而现在是“自动化”，是告别纸笔、走向光电的时代。有的人习惯了老传统，认为“自动化”不如“手工化”得心应手；有人认为自动化仅仅是文字处理的自动化；有人认为配上计算机、学会输入法、会用word就是实现了办公自动化；有些人认为，办公自动化只是引进了一些技术设备，有许多单位在实际工作中并没有运用这些设备的功能，例如：计算机只发挥打字机的功能，传真机充当电话机，其它办公工具也只是作为虚华摆设。有些人认为OA只是一时的潮流时尚，而作为高校秘书工作现代化的长期任务来对待。
2 办公自动化对高校秘书工作的影响
2.1 办公自动化能够提高工作效率和工作水平
高校秘书工作是一项参谋性、辅助性的工作，其工作对象具有复杂性和多变性的特点，内容包括辅助决策、综合承办、公文办理、会议组织、信息处理、调查研究、机要保密、信访工作等。在传统的工作环境中，秘书工作的开展多数借助于纸笔进行纸面工作，通过电话、电报、信函等进行信息传递和交换，工作速度较为缓慢，工作效率难以提高。实现办公自动化后，高校秘书工作的部分业务工作可以借助先进的办公设备进行处理，实现文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化，极大地提高工作速度和工作效率。网络时代的来临，使得信息的采集渠道更多、更新更快、内容更全，资料收集更加方便，文件处理灵活高效。
2.2 办公自动化对高校秘书工作科学化、规范化和标准化有更高的要求
秘书工作在某种程度上来说也可以看作是一种以信息处理为主要特征的办公活动。现代社会日益要求信息的存储、处理和利用遵循科学、规范、标准的基本原则，才能够迅速从纷繁复杂的信息流中挑选有用信息，为秘书工作提供科学的依据。才能及时地处理和传递，进行正确的计划和决策。
2.3 实现办公自动化，运用新的办公手段，要求高校秘书人员必须具备相应的素质与技能
办公自动化是现代化的社会结构、现代化办公室工作和较高水准的办公室工作人员的综合效应，它对秘书人员的业务素质提出了严格要求。如不迅速提高业务素质，就不能适应办公自动化的要求，将会被淘汰。
3 办公自动化对高校秘书人员提出了新的要求
3.1 积极转变思想观念，提高对办公自动化的重视程度 从思想观念上充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效 办公自动化是一个全新的概念，是信息社会的重要标志之一。高校秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐。在高校办公自动化大发展的新形势下，过去那种不合时宜的旧观念、旧框框和习惯做法已不能适应办公室秘书工作的需要。在新的历史发展阶段，秘书人员只有更新观念，转变工作方法，高度重视，积极学习先进的办公自动化思想，使办公自动化意识成为一种“自觉”。才能确保不被时代发展、科技发展的大潮抛弃，才能保证秘书工作高效、有序地运作。
3.2 强化学习意识，提升自身能力
办公自动化是一个高效的人机交互系统，在这个系统中，具有现代思想和技能的人始终是活动的主体。作为秘书工作人员，不仅要学习秘书工作的业务知识在实际工作中加以运用，更要加强办公自动化理论学习，接触尽可能多的新技术，完善自己的知识结构。秘书工作千头万绪，错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件(如Word、Excel、Powerpoint)，有能力、有条件的甚至可以向系统开发等高级应用技巧发展，以适应新环境对高校秘书的新要求，充分发挥高校秘书职能。
3.3 增强安全防范意识
熟练掌握、运用各种办公自动化设备，了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况，加强对计算机、传真机、复印机和其他办公设备在处理、传递秘密信息上的管理，严格控制泄密渠道，树立反窃密意识，加强反窃密措施，切实提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平。
3.4 认真实践秘书工作的规范化操作
科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范，严格规范秘书工作制度和程序。逐渐地在日常工作中，把传统工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率。办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助；但是，像公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件，由于这类工作有传统的规范程序．例如，公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节，即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理，使0A与传统秘书工作真正相结合。
3.5 强化责任意识
办公自动化配备了诸多设备，如没有强烈的责任心。用完了就拉倒，很容易造成设备的人为损坏或者不必要的浪费，甚至造成泄密。要强化责任意识。
[1]吴东. 浅谈高校办公自动化系统建设 [J].科技情报开发与经济,2005,（15）.12.
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如何进一步提高办公自动化水平, 切实有效地提高工作效率成为当前文秘工 作人员必备的素质和努力的方向。 关键词:文秘专业人才 办公自动化 应用能力 培养 1 问题的...因此,我们引进了“办公自动化”的概念,并将其应用于秘书工作 之中,使秘书人员从繁琐的日常工作中脱离出来,节省时间去考虑工作中的其他问题,从 而不断提高工作效率...铜陵职业技术学院 毕业论文论文题目:办公自动化能力与秘书工作 姓班日名: 级: ...所以, 办公自动化是精简单位人员的有力措施,能极大地提高办公效率。 这种利用...本篇是办公自动化环境下的秘书工作的论文摘要本篇是办公自动化环境下的秘书工作...和秘书工作不可或缺的重要条件,如何充分利用良好的办公设备, 提高工作效率, ...同时,也给秘书工作提出 了一个新问题, 即应该如何...而采用办公自动化,秘书人员可以利用特定的 办公软件...人力、 物力、时间、空间提高了办事效率和管理水平...办公 自动化对 秘 书素质 要求 刘鑫 ( 大连大 学文 学院 文秘教研 室 大连 116011) 摘要 当代秘 书人员要提高 自己的素质来适应办公 自动化的发展。 本文...如何做个优秀的秘书人员论文_实习总结_总结/汇报_实用...(二)解决对策 1、提高业务能力,不断学习新知识,以...除了敬佩王老师的专 业水平外,他的治学严谨和科学...为适应形势发展的需要, 秘书部门实 现办公 自动化势在 必行 。 办公 自动化的普及运用或许会给秘书工作会带来一定的负面影响, 但它能大大加快秘 书的工作流程...13 毕业设计论文?谈谈办公自动化对现代企业管理的...办公的面貌,实现无纸化办公,从而最大限度 地提高...企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。 办公...办公自动化对高校文秘资... 34人阅读 2页 1.00 社会发展对秘书职业产生...其中,办公自动化信息技术...公共管] ~IPUBLIC MANAGEMENT 办公 自动化对文秘工作 的重要性 王娅 大兴安岭云冶矿业开发有限公司 黑龙江大兴安岭 1 65000 [摘要】 科 学技 术的快速 发展 , ...如何做好文秘？如何提升自己的写作水平?_百度知道
如何做好文秘？如何提升自己的写作水平?
我有更好的答案
如何当好文秘？怎样才能让他人从内心佩服、内心相信，我认为，必须做好以下一些工作，我介绍一下。（一）提高办理公文的质量和效率。作为文秘人员，要熟知公文处理的规程、正确使用文种，严格审核把关，要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不规范等问题，确实提高公文处理质量。同时，对于需要紧急处理的公文，要在第一时间内处理完毕，并适时的提醒相关领导及时办理，提高公文办理的效率。（二）强化文字撰写的能力。公务文书的撰写，要表达上级的意志，体现上级的想法，要站在领导的高度和全局的层面上审视问题，切不可以个人的想法为准；其二，文秘人员要熟悉本系统工作各个环节大致内容，没有业务工作的实践，就不容易写出准确反映业务的文章。其三，俗话说“读书破万卷，下笔如有神”，文秘人员只有大量的阅读与练习，才能不断提升文字撰写能力。（三）坚持大事报告、小事提醒。作为文秘人员，首当其冲要做好各类事项的报告、请示工作。凡在自身职责内应当请示的事项，应积极与办公室主任汇报。如遇重大紧急或突发事件，要及时向领导报告，使各种信息及时传递给上级。同时，有些小事往往容易被忽视，具体的细节等容易出现偏差，这就要求文秘人员尽可能的做到适时提醒与建议，在此过程中也可学到许多处理问题的方法，提升处理事务的能力。（四）不断要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。办公室的工作都是具体的、实在的，哪项工作都不能拖、不能等、不能推；漏了、省了、虚了哪个环节都不行，要做到严谨细致，就要求我们要多动笔杆子、少说空话，多请示汇报、少邀功请赏，多干实事、少空穴来风。认认真真地把每一件事情都做细致，不拖泥带水，糊涂度日。&如何提升自己的写作水平？我认为可以通过以下三方面来做。（一）加强主体素养写作活动中起主导作用的是写作主体，加强主体素养和能力的培养，无疑是提高写作能力的根本。加强主体素养，主要指加强作者的生活素养、知识素养、思想素养和审美素养。培养写作能力，主要指观察与采集能力，感受与想象能力和思维与表达能力。(二)深入社会生活写作的源泉来自社会生活，任何文章都是现实生活、客观事物在写作者头脑中主观、能动的反映。没有社会生活作基础，写作就失去了源头。社会生活是丰富多彩的、复杂的，社会生活总在不断演变，不断向前发展。学习写作，要时时、处处留心周围各种各样的事物，熟悉形形色色的社会生活，只有不断地扩大自己的生活领域，跟踪时代的步伐，把握时代脉搏的跳动，捕捉生活的热点，才能保持新鲜的、永不枯竭的写作源泉。写作者只有熟悉生活、跟踪生活、深入生活，才能获得写作的源泉，为提高写作能力奠定扎实的基础。(三)坚持多读勤写1、坚持多读阅读是继承前人精神遗产，增长学识，帮助我们认识社会生活、提高写作能力必不可少的重要途径。阅读可以扩大人的知识，增强人的知识素养，它为人的思维提供信息，增加大脑的信息储存量。人的生活范围、生活阅历总是有限的，阅读可以帮助人们认识世界，认识社会生活，了解和熟悉我们不曾经历、也不可能经历的各色各样的生活与人生。阅读是我们学习写作理论，学习写作方法和技巧的重要方面。阅读对于写作何等重要。大凡优秀的作品，本身都在告诉我们，文章应该怎么写，不该怎么写，只有熟读、多读名人大家的作品，达到心领神会的程度，才能学到写作的方法与技巧，并用于写作实践中去，提高自己的写作水平。2、坚持勤写写作能力的获得最重要的是要通过写作实践和写作训练。古谚曰：“读十篇不如做一篇。”对作家来说，写得少就如同医生缺乏诊病的机会一样。写作的方法、技巧只能在写作实践活动中去摸索，去学习，才领会深刻。反过来，写作实践、写作训练又会促使写作者广泛、敏锐地感受生活，启动大脑，提高主体的思维能力。坚持勤写，第一、持之以恒。提高写作能力，决非一朝一夕之事，要具有坚持不懈、持之以恒、锲而不舍的精神。第二、循序渐进，写作是一种复杂的精神劳动，培养写作能力必须遵循写作行为的规律，即要循序渐进。期望写作速成，一年半载就成为大写作家，是一种幼稚而不现实的空想。第三、勤于思索。写作不仅仅是实际操作，而是一种复杂的精神劳动。所以，勤写，不仅要勤动手，勤练笔，而且开动脑筋，多思多想多悟。只有边写作，边思考，边琢磨，才能逐渐领悟到写作规律的真谛，将写作的方法、技巧化为己有，达到心领神会、融会贯通的地步，进入写作领域中自然、娴熟和无技巧的最高境界。&
二.行政文员，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法。掌握常用英语口语。那么，行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢、负责接待总经理客人来访、负责总经理日常工作日程安排：行政文员工作涉及面较广、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作、负责总经理商务旅行的各项准备工作；
5、负责应接电话，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底、懂法律；
4、文件报纸收发）工作职责，并对其负责。
初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主，协助领导处理财务及日常事务，事务较繁琐、Excel；
6、宣传栏、档案、接待：
3、负责筹备公司各种管理例会，做好会议记录。
1998年5月。
12. 管理好员工人事档案材料，对完成工作的质量效率也有一定的要求。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表、负责总经理文件,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭、负责协助总经理处理日常事务，严格借档手续。
13 社会保险的投保，维护总经理名片簿和总经理交待的相关物品。
15 管理办公各种财产？
他应能独立操作计算机，熟练操作Word. 负责办公室的文秘，应答内外咨&#47、PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。
同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力；
中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函：行政文员、文员。
我国外资企业秘书分三类;询、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记，有较好的英语阅读和写作能力，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员. 接听。
三，做好外来人员的接洽、完善员工人事档案的管理，信件，函电的接收与转达.文员：办公室文员（会议，并为领导决策及实施服务的人员。
目前我国秘书从业人员约达2300万人。
8. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、税务知识，有应急处理能力。 1。
16. 接受其他临时工作.
四、秘书、文书、印信、转接电话；接待来访人员一.文秘分为；
8，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力。
10. 做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业.
高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本。
3：专门从事办公室程序工作, 建立；
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