第三节案卷整理规范
第三节案卷整理规范
第三节案卷整理规范
调整定卷之后 , 还需该对卷内文件和所有案卷进行系统的排列和编目工作。
一、卷内文件的排列与编目规范
卷内文件的排列与编目工作是系统化整理、组合案卷的重要基础工作。其主要工作程序如下 :
( 一 ) 排列卷内文件
卷内文件的排列 , 是指通过对卷内文件进行认真分析 , 仔细研究 , 寻找出它们之间的主要联系 , 并按照其主要联系排序 , 从而固 定每份文件在卷内文件中的位置。
卷内文件排列的目的是为了使杂乱无章的文件变成有序的互相 联系的有机整体。如前所述 , 文件的效用和功能是由一组密不可分 的文件来体现的 , 这是由产生文件的机关各项活动的联系性决定的 , 单份的孤立的文件往往无法说明问题。因此 , 对卷内文件按照其各 种特征和联系进行系统化排列是非常必要的。
卷内文件系统排列的方法 , 应根据卷内文件的情况来具体确定。 文件组卷是按照文件的作者、问题、时间、地区、通讯者、名称、重 要程度、载体形态等特征进行的 , 因而文件的排列也应根据这些特 征进行排序 , 也是常常采用几个特征相结合的方法进行 , 如按问题 一一时间、名称一一时间、作者一一时间、地区一一时间、通讯者 一一时间、文件的重要程度一一时间 , 作者一一文件重要程度等进 行排列 , 其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或重要程度 排列的方法。
按文件的先后时间顺序排列 , 这种方法适用于严格按照地区、名 称、作者或某一具体问题等构成的案卷。时间特征必须与其他组卷 特征结合使用 , 一般不单独使用。通常情况下 , 对已分类的一组文 件 , 按作者、问题、名称等特征分成小类 , 然后每一小类中按文件 形成时间的先后顺序排列。例如 , 国家教育部、××省教育厅有关 加强学生思想教育工作的一组文件 , 先按 " 国家教育部 " 、 " ××省 教育厅 "( 作者特征 ) 分开 , 然后 , 在两个作者中 , 各自按其文件形 成的时间顺序排列。
按文件的重要程度排列 , 这种方法适用于按各种特征组成的案 卷。重要的文件排在前面 , 次要的文件排在后面。具体地说 , 领导 指导性的在前 , 业务性的在后 ; 复文在前 , 问文在后 ; 批复在前 , 请 示在后 ; 正件在前 , 附件在后 ; 正本在前 , 定稿及重要文件的历次 修改稿在后 ; 非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前 , 依据 性、证明性材料在后。总之 , 应尽力使重要的密不可分的文件排列 在一起。有关专门文件的卷内文件排列方法按有关规定执行。
( 二 ) 编页 ( 件 ) 号
卷内文件经过系统化排列之后 , 为了固定其顺序 , 便于文件的保护、统计和检索 , 应按排定顺序依次编写页 ( 或件 ) 号。卷内文件凡以 " 卷 " 为单位装订成册的均需编写页号 , 统一编 写在每页文件的正面的右上角、背面的左上角凡有图文的页面均需 编写页号 ( 空白页不编页号 ); 不装订的案卷 , 应在卷内每份文件材料的首页右上方加盖档号章 , 并逐件编写件号。每一件文件均应编 写页号 , 对自身就已编好页号的单份文件 , 如出版物的正本等可以 不再编件内页号 , 但对未成册的单份文件或几份文件组合成一件的 文件均应编写件内页号 , 以免掉页遗失 , 也可方便保管和利用 ; 图 表和声像材料等也应在装具上或声像材料背面逐件编号。
编写页 ( 件 ) 号必须保证卷 ( 件 ) 内页码的唯一性 , 避免漏页 或重页 , 如在己装订完毕的案卷中发现这类问题应在卷内备考表中 加以注明。
编号时应使用阿拉伯数字。
( 三 ) 填写卷内文件目录卷内文件目录 , 是揭示卷内文件内容与成分的一览表 , 置于案 卷卷首 , 其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。卷内文件目录主 要包括以下项目 :
顺序号 : 指每件文件在卷内文件系统中的排列顺序号 , 即件号 ( 序号 ) 。有多少件文件就编至多少号 , 编一条流水号。如卷内共 30 件文件 , 其顺序号即按 1 号 ~30 号依次逐件编写。文号 : 文件的发文字号。例如 , 国办发 [1995]5 号。归卷文件 有文号的 , 依原文号照录 ; 没有文号者不必填写。切忌生造文号或 者为了省事随意改写文号 , 如将上例文号错写为 "[1995]5 号 " 或 " 国办发 (1995)5" 、 "(95)5 号 " 等形式。
责任者 : 又称作者 , 即对文件内容进行创造或负有责任的团体 或个人 , 亦即文件的署名者。注意 : 文件的撰稿人不一定是文件的 责任者 , 例如机关秘书人员虽拟写文件 , 但非责任者。只有当撰稿 者是法定代表 ( 如单位领导自拟的发言稿 ) 时 , 撰搞者与责任者才 是等同的。文件的责任者标识于文头、落款。
题名 : 即文件的标题。每份文件都应有题名 , 填写时不要随意
更改或简化 , 一般应照实抄录。有的文件没有题名或虽有题名但无 实质内容 , 不能揭示文件的内容与成分 , 在这种情况下都应重新拟 写题名。重拟的题名 , 外加 " 口 " 号。例如对一份 " 通知 " 重新拟 写的标题抄录格式应为 : 通知〔××省教育局关于表彰李××等先 进教育工作者的通知 ] 。
日期 : 即文件的形成时间。填写时 , 可以省略 " 年 " 、 " 月 " 、 " 日 " 字样 , 而在表示年、月的数字后加 ".", 例如 ," 一九九六年 十月一 " 日可以表示为 :
页号 : 指卷内文件所在页的编号 , 是立卷人为案卷中所有文件 编写的统一大流水号。一个案卷的卷内文件页号可以简写 : 前面每 件文件只填写第一页所在的号码 , 最后一件写出文件的起止页号。
备注 : 留待对卷内文件变化时作说明之用。例如 , 某件文件取走或遗失 , 可在备注中说明。
填写卷内文件目录时还应注意 : 对于一些没有责任者或成文日期的文件材料要设法考证清楚 , 填写时外加 "[]" 号 ; 凡会议记录 应填写每次会议的时间、议题 , 不能只写 " 会议记录 ", 以免给查找 带来困难 ; 字迹应工整。
卷内文件目录可以一式三份 , 一份装在案卷中 , 一份留在立卷 部门查阅 , 一份可写上案卷的档号 , 装订成册 , 制成全宗文件目录 , 作为查找文件的一种检索工具 , 机关档案室比较适合使用这种文件
填写卷内文件目录 , 可以手工填写 , 然后复印 ; 也可以使用计算机制作 , 打印输出多份目录 , 后一种方法是发展趋势。
( 四 ) 填写卷内备考表
卷内备考表 , 置于卷内文件之后 , 用以注明卷内文件及其立卷 的状况 , 以备文件、档案人员和利用者日后查考。卷内备考表包括 以下内容 :
本卷情况说明 : 用以填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后在管理过程中如有变动也应由文书人员 ( 归档后
由档案人员 ) 填写 , 并签名、标注时间。
立卷人 : 立卷者签名。
检查人 : 由案卷质量审核者签名。
立卷时间 : 完成立卷的时间。
通常情况下 , 有关卷内文件材料的说明 , 都应逐项填写在备考 表中 , 若无情况说明 , 也必须将立卷人、检查人的姓名和立卷时间 填上 , 以示对案卷负责。
( 五 ) 拟写案卷题名
案卷题名 , 又称案卷标题 , 用以概括揭示卷内文件的主要内容与成分 , 是检索文件的重要标记 , 也是案卷编自和编制各种检索工 具的重要依据。
案卷题名的拟写 , 通常是由立卷人将立卷类目名称或文件分类 表的终端类名进行技术处理而成。处理过程中应遵循一定的规范。拟 写案卷题名的具体要求是 :
1. 政治观点正确
党政机关的文件 , 作为传达贯彻各项方针政策、处理公共事务的工具 , 一般都体现出鲜明的政治性 , 拟写案卷题名时 , 必须注意 政治上的严肃性和倾向性 , 准确地反映出党和国家有关的方针政策 精神。
2. 文字精练 , 表达准确
案卷题名是对卷内诸多文件的概括揭示 , 应言简意贱 , 不能罗列堆砌文件题名 , 使案卷题名冗长、繁琐 ; 同时 , 也不能使案卷题 名过于抽象、笼统 , 使人读后无法准确判定卷内文件的具体内容和 成分 , 给查找利用卷内文件带来困难。此外 , 文字应尽量控制在五 十字内 , 最好能用二三十字概括标出 ; 并列成分之间使用顿号 , 题 名后不用标点符号。
3. 基本结构力求完整
案卷题名的基本结构是 :
作者 ( 责任者 )- 一一内容 ( 问题 )&&&& 名称 ( 文种 )当文件内容涉及一定地区、特定的时间或通讯者等立卷特征时
也应予以标出 , 形成如下格式 :( 地区 ) 作者 ( 或通讯者 ) →一 ( 时间 )( 地区 ) 内容一 -名称如
××省属各高等院校 1995 年干部统计报表
例 1: 一一一一一一一一 -
地区作者时间内容名称
j2: ××大学与××省档案局关于 1990 年
通讯者时间在全省范围内开办档案干部专修班问题的来往文书
地区内容名称根据上述要求 , 具体标拟案卷题名时 , 应注意各部分的拟写要
求。真基本结构中三个主干部分的表达要求如下 z
〈 1 〉责任者ε标明作者旨在说明文件由谁割成必须用全称或规范化简称 , 不得简称为 " 本部 " 、 " 本局 " 等 , 例如 ," 国家经济贸 易委员会 ", 简称 " 国家经贸委 ", 而不能简称为 " 本委 " 、 " 经委 " 等。
如果卷内文件作者不多 , 应全部标出手如果作者较多 , 并且又 属于同一系统或同一地区的可以使用统称 , 如 " 教育部所属各院 校 ", 涵盖了所有国家教育部所属的大学、学院。
文件作者是领导者个人时 , 应标明该领导的姓名及职务全称。文件的作者项一般位于案卷题名的开首。
(2) 内容 : 用于标明卷内文件的主要内容 , 是案卷题名的核心 部分。对卷内文件内容的概括要全面、确切、具体、简洁。既不可 罗列文件的标题 , 也不能过于笼统使人看不出问题。
内容结构的表达 , 往往借助于介词 " 关于 " 、 " 对 " 和助词 " 的 " 构成一个介词词组 " 关于 ( 对 ) ……的…… " 来表达。例如 : " 国务院、××省人民政府关于搞好粮食贮藏工作的决定、通知 "; 又 如 :" ××局对所属单位 1996 年财务决算的批复 " 。
但是 , 并非所有案卷题名都要用这种格式来表达 , 应根据卷内 文件具体内容而定 , 使 " 关于 " 、 " 对 " 的使用要符合语法规则。例 如 :
例 1: ××局对工交系统所属单位学徒工转正后关于工资问题
的规定、通知
例 2: ××纪委关于××厂对擅自挪用基建款发放奖金的通报及调查材料
例 1 中的 " 关于 " 、例 2 中的 " 对 " 均属滥用 , 应删去。
内容 ( 问题 ) 的表述还应注意 : 如果卷内文件的内容涉及问题较多时 , 同类性质的可以概括 , 如性质不同 , 可选主要的列出 , 其 他以 " 等 " 字代替 ; 会议文件和综合性的工作计划、工作报告 , 因
涉及问题较多 , 具体会议内容可不标出 ; 有些问题的名称太长 , 可 用通用的简称 , 如 " 四有 " 公民代称 " 有理想、有道德、有文化、有 纪律 " 的公民。
(3) 名称 : 文件的名称即文种 , 通常反映出文件的性质和价值 ,正确地标明文件的名称很重要。按名称特征组卷时 , 必须标明文种。 即使不按名称特征立卷 , 也应标出卷内主要文种二至三个 , 可按重 要程度排列 , 并兼顾不同性质的文种。例如 :" ……关于抗洪救灾工 作的命令、决定、通知 " 。此外 , 有些案卷题名的名称部分可以按规定使用 " 文件 " 、 " 材
料 " 、 " 来往文书 " 、 " 案卷 " 等专用术语来表达。" 文件 ": 专指会议活动中形成的一系列文件。由于会议形成的
文件名称较多 , 无法一一标示 , 可用 " 文件 " 概括。例如 :" ××机床厂第二届职工代表大会文件 " 。
" 材料 ": 指正式文件以外的辅助材料 , 主要是形成其一正式文 件时的原始性、参考性材料ω例如 , 上马一项工程的 " 请示 " 就附 有可行性论证、地质说明、资金预算等参考性材料 , 立卷时 , 可以
" 材料 " 来表达众多的文种。例如 :" ××大学关于科研大楼建设项
目的文件材料 " 。
" 来往文书 ": 只适用于机关之间商洽某项工作形成的问文和复文 , 这类案卷通常皆按通讯者特征立卷。例如 :" ××部队与××街 道关于……问题的来往文书 " 。
" 案卷 ": 只适用于围绕某一案件、事件或对某人的某方面问题 的调查处理形成的所有文件材料。这些材料前后相承 , 紧密相联 , 构 成了一个不可分割的整体 , 不需要一一标出文件的名称 , 而用 " 案 卷 " 概称。例如 :" ××局关于张××挪用公款的调查处理案卷 " 。
上述各专用名称只限用于特定的范围 , 不属于此列者不得滥用。 ( 六 ) 填写案卷封面
案卷封面包括以下项曰 : 全宗名称、类目名称、案卷题名、时 间、保管期限、件 ( 页 ) 数、归档号、档号。其填写方法如下 :
全宗名称 , 即立档单位名称。有的机关事先已将机关名称印好 , 有的是临时填写 O 但无论哪种填制方法都必须用立档单位的全称或 规范化简称。例如 : 全宗名称为 " 中国共产党四川省委员会 ", 也可 以写简称 " 中共四川省委 " 。
类目名称 , 指全宗内立卷类目 ( 或文件分类表 ) 的第一级类目 名称。如果是按组织机构划分第一级类目 , 就填写组织机构名称 , 如 " 组织部 " 、 " 干部处 " 等 ; 如以 " 问题 " 来划分第一级类目 , 就写 " 问题 " 类名称 , 如 " 信息管理类 " 、 " 文书档案类 " 等。
案卷题名 , 填写在案卷封面的中间位置 , 一般由立卷人拟制、填写。案卷题名起首空两个汉字位置 , 回行顶格书写。
时间 , 指卷内文件的起止年月。用阿拉伯数字表示。
保管期限 , 即立卷时划定的案卷的保管期限 , 一般由立卷人填写。分为永久、长期、短期三种。
件 ( 页 ) 数 , 卷内文件装订成卷的填写总页数 , 不装订的填写齐 ) 、右齐 ( 翻口齐 ) 为准 , 订口或天头过长者 , 应适当裁折。
5. 棉线装订
采用毛孔一线装订的方法。即打三个孔眼 , 孔间相距 7cm 左右 ,线结打在背面 , 不得压住字迹。按件装订的小卷 , 可使用缝纫机线 或手工细线装订。专门文件的装订按有关规定办理。
二、案卷的排列与编目规范
卷内文件经过系统化排列与编目 , 组合成案卷之后 , 仅仅完成了文书立卷工作的第一步。此后 , 还应在此基础上 , 把所有案卷进 →步组织成有序的更大的系统 , 并最终形成一个揭示各案卷之间有机联系的 " 案卷目录 ", 用于今后的文件保管和检索工作。
( 一 ) 排列案卷
排列案卷 , 就是根据一定的规则 , 将案卷系统化地排列成一个 有机联系的整体。排列案卷的实质是为了保持案卷之间的联系 , 更 好地为立卷目的服务。
通常情况下 , 案卷的排列顺序在立档单位的立卷类目或文件分 类表中已经排定。其归卷条款或类别名称的排列顺序即可以作为案 卷系统化排列的顺序。在不同的情况下 , 还可以按案卷的保管期限、 组织机构、问题、时间、重要程度等排列 , 其中 , 按保管期限和组 织机构排列案卷是现行机关中最常用的两种基本方法。
按保管期限排列 , 即将案卷分别按永久、长期、短期排列 , 每 一种期限之下可以按组织机构或问题排列。这种排列方法使同一保 管期限的案卷相对集中。对于机构大 , 文件多的部门可以分永久、长 期、短期 " 三本账 "; 对机构小 , 文件少的部门可以制成 " 一本账 ", 按永久、长期 , 短期的先后顺序排列。按保管期限排列案卷的方法 有利于日后档案部门向档案馆移交档案 , 不必另造移交清册 , 直接 将永久部分的案卷目录作为移交清册即可。
按组织机构排列 , 即先按单位内部组织机构排列 , 然后每一组 织机构按向题或保管期限 ( 先永久 , 后长期、短期的顺序 ) 再进行 排列。这一方法有利于保持同一部门 ( 或同一主题 ) 文件之间的相 互联系 , 有利于按组织机构 ( 或主题 ) 检索文件。一些大中型机关往往采用这种方法。同时 , 每一组织机构编制的本组织机构的案卷 日录作为移交目录转入档案室后 , 仍可继续作为档案案卷目录用于 查找利用档案 , 不必重复编制。
现行机关选用什么样的案卷排列方法 , 应结合本机关文件形成 的特点以及机关档案室案卷排列方法来决定。但应注意 : 同一层次 排列标准要统一 , 而且一经选定某种排列方法 , 每年都应依照此法 排列 , 以保持案卷之间的连续性和稳定性 , 以免给查找利用造成混 乱。与此同时 , 还应注意不同载体、不同门类的案卷要按有关专门 规定予以排列。
( 二 ) 编制案卷号
编制案卷号 , 就是按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号 , 用 以固定案卷的位置。由于排列方法不同 , 案卷号的编法也各异。
按保管期限排列的案卷 , 可以按三种保管期限分别编流水号 , 例1992 年 1-30 号 1993 年 31-60 号 1994 年 61-n
长期同上 短期同上
这样 , 三种期限各自按流水编号 , 每一期限内年度与年度之间 相互衔接、连续。这种方法有利于以后案卷归档移交和入馆 ( 档案 馆 ) 移交。
按年度编排的案卷 , 先按年度排列 , 然后每一年度断开编号或
打通编流水号 , 例如 :
1990 年永久 1 一 20 1991 年永久 1-40 1992 年永久 1-45
或者 : 1990 年 1991 年
永久 1-10 永久 36 一 50
长期 21-40 长期 41-59 长期 46-70
长期 11-20 长期 51-70
短期 41-n 短期 60-n 短期 71-n
短期 21-35 短期 71-n
按组织机构排列的案卷 , 也可以打通编号 , 或者每一个机构自
编一个流水号 , 例如 :
办公室 1-30
组织部 31-40
宣传部 4160
办公室 组织部 宣传部
1-n 1-n 1-n
编号方法由各机关根据本机关的情况自行决定。 ( 三 ) 编制案卷目录
案卷曰 : 录 , 即案卷的名册 , 在案卷经过系统化排列后 , 对其逐一编 号登记成册。案卷目录的作用在于 : 固定案卷排列顺序 , 使立卷工作最 终得以完成 ; 概括地介绍案卷的内容与成分 , 是文件与档案最基本的 检索工具 , 同时也为档案工作各环节的展开奠定基础。文书部门编制 的案卷目录 , 既是移交目录 , 又是移交凭据。
案卷目录的基本结构 , 包括目录说明、案卷条目、分类体系与类号、封皮与备考表。
1. 目录说明
是对案卷目录所做的总说明 , 包括目录编号和该目录所属的全宗号 ; 目录内案卷的保管期限 ; 目录所属机关及机关名称 ; 目录内 案卷的所属年代或起止日期、分类方法、分类号及其使用方法。目 &&& 录说明应置于案卷目录的首页。
2. 案卷条目
即著录于案卷目录之上的案卷条款 , 它是案卷目录的核心部分。包括 : 案卷号、案卷标题、卷内文件起止日期、页数、保管期限和 备注等案卷封面上著录的基本项目。著录时 , 按照每个案卷号码的 先后次序 , 将该条目所含各著录项目分别填写在目录表格的回定位 置上。案卷条目是查找文件的主要检索信息。
3. 分类体系与类号 在案卷目录中设置分类体系及相应的类号 , 是为了揭示日录内 各案卷之间的有机联系 , 以方便今后的查找利用。
具体做法是 : 在不打乱案卷排列顺序的情况下 , 用转过一页重 新登录或空行的方式造成局部的间歇或停顿 , 在其间标识出各类目 之间的逻辑关系。应按照各类目号码及名称在原立卷类目或文件分 类表上的排列顺序 , 把它们依次标识在所辖属的那一类案卷的前面。 有时 , 为了节省案卷目录的篇幅 , 也可以把该小类的类号与类名分 别填写在 " 顺序号 " 和 " 案卷名称 " 这两栏中。并应先空一行或上 &&& 下各空一行 , 以便于检索浏览。
4. 封皮与备考表
封皮 , 即为了保证使用过程中案卷目录不被磨损而加上的封面。 由于案卷目录是最基本的检索工具 , 使用频率高 , 因此 , 一般都采 用塑料硬皮或硬纸板作封底和封面 , 使之不易磨损。
备考表 , 主要用来说明目录内案卷总数量状况、立卷状况和保 管状况等各种需要说明的事项 , 记录移交过程中的交接情况。备考 表应是整个案卷目录的最后一页。
案卷目录的编制以案卷的排列和案卷号的编写方法为依据 , 三 者应是三位一体地表达和固定案卷实体位置。案卷目录的编制方法 主要有 : 按年度编制的 , 由机关档案室将全宗内的每年的全部案卷 编一本案卷目录 , 主要适用于每年形成案卷较多的机关 ; 按保管期 限编制的 , 即将一个机关全宗内的案卷按照永久、长期、短期分别 编制成三本案卷目录。中小机关适合采用这种方法 ; 由机关内各内 部机构分别编制的 , 即内部组织机构有多少就编制多少本立卷目录 ( 以立卷部门为单位计算 ), 立卷部门所编的案卷目录既是移交目录 , 也可直接作为档案室的案卷目录 , 因为按内设组织机构编制目录的 , 其档案室也往往是按组织机构编制案卷目录 , 如此一举两得 , 可减 少重复劳动。按组织机构编制案卷目录的方法比较适合于机构复杂、 文件数量大的大型机关。
有关案卷目录编制方法可参见本节的 " 排列案卷 " 和 " 编制案 卷号 " 的内容。
第四节& 归档制度
所谓归档 , 就是指各类社会组织在其工作活动中形成的文件材 料 , 待处理完毕之后 , 将其中有一定保存价值者 , 由文书处理部门 或承办部门按照立卷的原则和方法整理立卷 , 定期向机关档案室移 交 , 并由档案室集中统一保管。
归档在我国是国家明文规定的一项制度 , 《中华人民共和国档案 法》第十条规定 :" 对国家规定的应当立卷归档的材料 , 必须按照规 定 , 定期向本单位档案机构或档案工作人员移交 , 集中管理 , 任何 个人不得据为己有。 " 由此 , 归档制度以法律的形式固定下来 , 各单 位都必须贯彻执行。
建立、健全归档制度 , 对于文书工作和档案工作均具有十分重 要的意义。
首先 , 归档是文书工作的终结点 , 又是档案工作的起始点 , 归 档为文书工作找到了归宿 , 同时也为档案工作奠定了基础。归档是 文件转化为档案的重要标志。没有归档工作 , 文件积累便失去了依 据 , 档案及档案工作也就成了 " 无源之水 ", 失去了赖以存在和发展 的物质基础。因此 , 必须建立健全归档制度 , 顺利地实现文件到档 案的价值转变 , 从而促进档案工作的健康蓬勃发展。
其次 , 文件的归档是积累档案财富的重要手段。党和国家各级 机关在其工作活动中形成的文件 , 客观地反映了党和国家真实的历 史面貌 , 通过归档 , 将这些文件转化成档案 , 由机关档案部门集中 统一地科学管理 , 便于机关各项工作的利用。同时 , 机关的档案部 门又是国家综合档案馆的基础 , 是各级各类国家综合档案馆的档案 的主要来源。如果没有归档 , 也就没有机关档案的积累和集中 , 更 谈不上国家各级各类综合档案馆的档案的充实和丰富。因此 , 归档 是联系文书工作和档案工作的不可缺少的重要环节 , 更是保存党和 &&&& 国家重要的历史财富的重要手段。
一、归档制度的内容
归档制度的主要内容包括 : 归档范围、归档时间、归档要求。
( 一 ) 归档范围
归档范围 , 是指需要转化为档案的文件的范围。
归档范围不等于立卷范围。一般来说 , 归档范围是指能够转化 为档案作为长期和永久保存的文件范围 , 通常是在立卷范围内予以 划定的。立卷范围包括归档范围和不归档范围 , 即应归档文件和一 部分不需归档、只需立成案卷留存在本部门查考利用的文件。也就 是说 , 并非所有立卷范围内的文件都要通过归档转化为档案 , 各级 各类社会组织在划定归档范围时 , 应按照国家档案局关于《机关文 件材料归档和不归档的范围》的规定 , 结合本单位的实际情况制定 出符合自身实际的归档范围 , 以保证应归档文件的齐全完整。此外 , 国家规定不得归档的材料 , 禁止擅自归档。有关问题参见本章第一节 " 立卷范围 " 的相关内容。
&( 二 ) 归档时间
归档时间 , 指文书处理部门向档案部门移交应归档案卷的时间。 根据《机关档案工作业务建设规范》的规定 , 文书部门或业务 部门一般应在次年 6 月底以前向档案部门移交案卷。一些专门文件 &&& 或个别业务单位、驻地分散的单位可另行规定切合实际的归档时间。
( 三 ) 归档要求
根据国家档案局的有关规定 , 文书处理部门或业务部门向档案部门移交案卷时必须遵循如下规定 :
第一 , 归档的文件材料应齐全、完整。
第二 , 文件和电报按其内容的联系 , 应合并整理、立卷。 第三 , 归档的文件材料 , 必须保持它们之间的历史联系 , 区分不同价值 , 便于保管和利用。
根据以上要求 , 文书部门在向档案部门移交文件材料时应注意 : 文件材料要经过系统化的科学整理。凡归档文件必须收集齐全完整 , 分类准确 , 排列系统 , 并根据作者、问题、时间、名称等文 件特征 , 按照文件之间的历史联系进行立卷 ; 立卷过程中要区分文 件的不同价值 , 把具有不同保存价值的文件分开立卷 ; 党委与行政 文件应单独分开立卷 ; 秘密文电与普遍文电在不破坏其固有联系的 基础上要分开立卷 ; 立成的案卷要正确反映本机关的主要业务工作
活动的情况 , 便于保管和利用。一般来说档案部门不接收未经整理 的零散文件。
立成的案卷必须加工编目。卷内文件应除去针钉 , 编页 ( 件 ) 号 ; 规范地填写卷内文件目录和备考表 ; 案卷装订整齐、美观 ; 案卷封 面各项目的填写要规范、清楚 , 特别是案卷题名要简明确切地反映 出卷内文件的作者、内容和名称 ; 根据保管期限表准确注明案卷的 保管期限。
归档案卷应编制完整的移交目录。有的单位还要求在移交目录 编好后 , 编制案卷情况说明 , 将当年收集和整理文件的情况及本单 位的主要工作、机构、人员变动情况作简要说明 , 为以后档案部门 编写立档单位和全宗历史考证等工作提供依据和基础。
有关卷内文件目录和案卷目录中各项目的著录规范 , 参见本章第三节的内容。
二、归档手续
按照国家的有关规定 , 文书处理部门或承办部门工作完毕之后 ,应与档案部门共同商定移交案卷的具体时间 , 办理归档交接手续。移交前 , 应区分归档案卷和不归档案卷。按立卷范围组成的案 卷不一定全都需要归档保存 , 有的立卷后只供部门参考。因此 , 应 对两种案卷加以区分 , 分别制作目录 , 不归档案卷目录只是本部门
参考查阅的检索工具。归档案卷目录作为移交目录应一式三份。具 体程序如下 :
第一 , 移交时 , 档案室要对案卷进行严格的检查。检查数量 , 即检查案卷的总数是否与移交目录相符 , 卷内文件页 ( 件 ) 数与案卷 封面所登录的页 ( 件 ) 数是否相符 ; 检查质量 , 即检查立成的案卷 是否符合立卷的原则和要求 , 是否反映了卷内文件的特征 , 卷内文 件有否损坏 , 装订是否整齐等等。对不符合要求者 , 档案部门有权 退回文书部门 , 要求其重新整理。
第二 , 为了避免重新返工 , 检查案卷数量、质量的工作应尽量 提前到案卷编目之前进行。即档案部门在文书立卷时 , 应尽早派人 到文书部门对预立的案卷进行审查、指导 , 指出问题 , 使不符要求 的案卷能及时得到纠正。同时 , 档案部门对文书部门的文件分类、组合、排列、编目等系列工作都可以提出档案部门的管理要求 , 便于 交接后档案工作各环节的顺利开展。只要这一步提前做 , 而且做得 好 , 虽然归档移交时仍需检查 , 但是返工的概率比较小 , 可以节省 更多的人力、物力和时间。
第三 , 案卷检查完毕后 , 如案卷符合要求 , 即可办理具体移交 手续。首先 , 移交目录 ( 清单 ) 要一式三份 , 其后附有案卷目录备 考表 , 写明案卷总数、移交人、接收人、交接时间等项目。其次 , 文 书部门与档案部门分别清点无误后 , 双方均应在移交目录上履行签 字手续。三份清单 , 一份留存在文书部门或承办部门备查 , 另两份 存档案部门 ( 其中一份作为检索工具使用 , 另一份归入全宗卷 ) 。
部门案卷数量较少的小机关 , 可由档案部门统一编制案卷目录 , 移交案卷时由档案部门开据案卷移交凭据 , 各部门不必再单独编写 移交目录。对于那种文书、档案工作 " 一肩挑 " 的机关 , 不必办理 归档手续 , 但在文书 ( 档案 ) 人员调动工作时 , 必须依上述办法办 理交移手续。
至此 , 现行机关一年的文书工作便告结束 , 该年度的文件由此 进入档案管理阶段。
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